Domotica succesvol invoeren binnen de organisatie

Organisaties die langdurende zorg bieden, zijn verantwoordelijk voor hun cliënten. Dat stelt ze voor een grote uitdaging. Is bijvoorbeeld de veiligheid van bewoners wel gewaarborgd? Draagt de zorg bij aan hun kwaliteit van leven? En hoe kunnen zorgprofessionals zo omgaan met de beschikbare tijd dat ze iedereen aandachtige zorg kunnen bieden?

Domotica helpt deze vraagstukken oplossen. Beslissers moeten dan wel domotica kiezen die het beste passen bij de organisatie en de mogelijkheden van de cliënten. Ook is het belangrijk dat de kosten voor domotica verantwoord en beheersbaar blijven.

Dit zijn de stappen om domotica succesvol in te voeren binnen de organisatie:

Stap 1. Stel een werkgroep samen

Stel een interne werkgroep samen met daarin:

• vertegenwoordiging van het zorgpersoneel
• in het geval van een verpleeghuis of kleinschalig wonen zo mogelijk een ergotherapeutisch medewerker 
• bij ouderenzorg eventueel een specialist ouderengeneeskunde 
• facilitair manager 
• ICT-manager
• eventueel vastgoedmanager

Verder is het goed om groepsleiders, verpleegkundigen, verzorgenden uit te nodigen deel te nemen aan de werkgroep. Zij zijn degenen die de technieken moeten toepassen. Betrek ze daarom zo vroeg mogelijk bij de keuzes. Zo voorkomt u weerstanden en vergroot u het draagvlak voor uw plannen. Uiteindelijk moet domotica een plek krijgen in het zorgproces.
In de werkgroep hoort geen leverancier van technologie of een systeemintegrator.

Stap 2.  Stel een functioneel Programma van Eisen (PvE) op

Dit is een pakket van eisen dat aangeeft wat domotica moet kunnen. Bepaal eerst zelf wat u nodig hebt voordat u in zee gaat met een leverancier. De kans is anders groot dat u zich laat beïnvloeden door het aanbod. Kijk ook naar de randvoorwaarden. Zo biedt een situatie van nieuwbouw heel andere mogelijkheden dan aanpassingen in een bestaand gebouw. Streef naar consensus binnen de werkgroep en creëer vervolgens draagvlak bij de bestuurder(s).

Stap 3.  Vraag offertes aan

Meestal zijn er verschillende producenten van bepaalde technische systemen. Ook is er vaak sprake van een combinatie van meerdere systemen. Zo bestaat een systeem voor een kleinschalige woonvorm voor mensen met dementie uit een combinatie van een aangepast verpleegoproepsysteem, akoestische bewaking, een camerasysteem,  dwaaldetectie, communicatie, aansturing van verlichting en nog veel meer. Die afzonderlijke systemen moeten aan elkaar gekoppeld worden tot één geheel. Dit heet ook wel systeemintegratie (system integration).
Vraag meerdere offertes aan waarbij het opgestelde functioneel Programma van Eisen als onderlegger kan fungeren. U kunt dat doen bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in systeemintegratie. Die zijn zelf geen producent, maar ze maken gebruik van verschillende toeleveranciers. Zij bouwen een werkend systeem van de diverse componenten, aangevuld met eigen technologie (meestal software). 

Stap 4. Besluit welke leverancier u kiest en bewaak uw pakket van eisen

Bepaal op basis van de offertes welke leverancier of systeemintegrator u kiest. Vergelijk de offertes en uw pakket van eisen. Kijk of de offertes voldoen aan uw vraag - en of er niet meer in staat dan u nodig hebt. En controleer of dat wat u vraagt in uw functioneel PvE ook daadwerkelijk geleverd gaat worden.

Stap 5. Stel een maatschappelijke business case op

Op basis van de gekozen offerte stelt u een maatschappelijke business case op. Het woord maatschappelijk duidt erop dat ook maatschappelijke opbrengsten worden meegenomen en gekapitaliseerd en afgewogen tegenover de kosten. Voor de intramurale setting is besparing op de inzet van nachtzorgpersoneel bijvoorbeeld een opbrengst. Een go/no go beslissing wordt genomen als de maatschappelijke business case positief uitvalt.

Stap 6. Naar een technisch Programma van Eisen

Als er voor een systeemintegrator gekozen is, werkt die het functioneel PvE verder uit tot een technisch PvE waarin staat hoe de functies technisch worden gerealiseerd. Het functioneel PvE moet nog wel bewaakt worden: in hoeverre worden alle beschreven functies daadwerkelijk gerealiseerd en worden er toepassingen toegevoegd waarom niet is gevraagd?

Stap 7. Stel een plan van aanpak voor de implementatie op

U stelt een plan van aanpak op om de domotica daadwerkelijk te implementeren in bijvoorbeeld het gebouw, extramuraal, maar vooral in het zorgproces. Het draagvlak onder het zorgpersoneel is hierbij een cruciale factor.
Bepaal met name bij een intramurale toepassing ook de interne procedure om bepaalde domoticatoepassingen (zoals opsta-alarmering) op cliëntniveau toe te passen. Het gaat dan om die toepassingen die een alternatief zijn voor een fysieke maatregel voor vrijheidsbeperking. Die zijn formeel gezien nog steeds vrijheidsbeperkend, al is de ervaring van de cliënt heel anders.

Stap 8. Voer daadwerkelijk in

Neem de tijd om de domotica zorgvuldig in te voeren. Organiseer bijvoorbeeld een proefnachtje waarbij personeel of leveranciers de rol van cliënten spelen. Of draai een weekje proef met de schilbeveiliging. Neem ook een beslissing over de schaalgrootte waarop u domotica gaat implementeren. Vaak is het verstandig om niet alles tegelijkertijd te willen. Het is beter om per locatie stap voor stap de domotica in te voeren. U kunt dan de ervaringen en leerpunten benutten in de volgende stap.

Goed gebruik van domotica levert veel op. Deze resultaten zijn aangetoond:

• 24-uurstoezicht met volledig geautomatiseerde bewaking bij mensen met dementie  thuis (in een gevorderd stadium en verpleeghuisindicatie) draagt eraan bij dat deze mensen langer zelfstandig kunnen wonen. 
• De kwaliteit van leven van mensen met dementie in kleinschalige woonvoorzieningen verbetert aanzienlijk. Door de domotica krijgen ze meer levensruimte.  
• Personenalarmering thuis vergroot het gevoel van veiligheid dat mensen willen ervaren om langer zelfstandig thuis te wonen. 
• Met domotica in de gehandicaptenzorg en kleinschalige woonvoorzieningen voor mensen met dementie is er ’s nachts minder personeel nodig. In geval van kleinschalig groepswonen voor mensen met dementie is dat in plaats van één medewerker op 24 bewoners één medewerker op 36 bewoners.

Links

Kenniscirkel Domotica voor Wonen en Zorg (externe link)
De Kenniscirkel Domotica voor Wonen en Zorg is de plek waar u terecht kunt voor onafhankelijke informatie over domotica. Met een abonnement krijgt u toegang tot het besloten deel van de website van de kenniscirkel. Hier vindt u een schat aan onafhankelijke informatie die u helpt om succesvol te werken met domotica. Met onder andere voorbeeldprojecten, programma’s van eisen en informatie over financieringsmogelijkheden.