Als zorginstelling digitaal communiceren met de familie

Veel partijen hebben belang bij familieparticipatie:

• Managers beschouwen familieparticipatie als noodzakelijk om hoogwaardige zorg te bieden.
• EVV'ers hebben de dialoog met familie nodig om goed aan te sluiten op de behoeften en mogelijkheden van de cliënt.
• Cliënten zijn sterk afhankelijk van hun familie; hun sociaal netwerk wordt steeds kleiner.
• Familieleden willen graag op de hoogte blijven van het wel en wee van hun dierbare.

Digitaal communiceren met familie bereikt u met de volgende stappen:

• Stap 1.  Inventariseer de mogelijkheden
• Stap 2.  Maak een keuze
• Stap 3.  Creëer draagvlak
• Stap 4.  Betrek familieleden en cliënten
• Stap 5.  Maak een plan van aanpak
• Stap 6.  Informeer betrokkenen
• Stap 7.  Veranker de opbrengsten 
  

Stap 1. Inventariseer de mogelijkheden

Ga na welke toepassingen er zijn, zoals elektronische post en webbased applicaties als CC-Net en ShareCare. Achterhaal wat hiervan de kosten zijn en welke besparing ze opleveren. Inventariseer met welke wet- en regelgeving u rekening moet houden, zoals de privacy-wet en de gedragscode voor internet en e-mail. Kijk ook naar de randvoorwaarden: zijn er genoeg computers? Is het budget toereikend? Welke computervaardigheden zijn ervoor nodig?

Stap 2. Maak een keuze

Kies het digitale communicatiemiddel dat voor uw organisatie het geschiktst is. Doe dat op basis van uw doel, kosten en randvoorwaarden. Er zijn zorginstellingen die eerst een kader scheppen voor het gebruik en beheer van elektronische post. Reden is dat ze een webbased applicatie (zoals CC-Net of ShareCare) een stap te ver vinden.

Stap 3. Creëer draagvlak

Betrek de EVV'ers zo vroeg mogelijk bij uw plannen. Organiseer voor hen een bijeenkomst waarin u het digitale communicatiesysteem presenteert. Vraag naar hun wensen en behoeften. Inventariseer de knelpunten die ze zien en bespreek deze gezamenlijk.

Stap 4. Betrek familieleden en cliënten

Ga bij familieleden en cliënten na welke wensen en behoeften zij hebben als het gaat om digitale communicatie met de instelling. Inventariseer ook de knelpunten. Gebruik bijvoorbeeld een enquêteformulier of organiseer een bijeenkomst. Gebruik dat moment om ook eens te vragen naar hoe de communicatie over het algemeen verloopt. Dit biedt waardevolle informatie. Vraag ook naar de verbeterpunten.

Stap 5. Maak een plan van aanpak

Leg vast hoe u de digitale communicatie gaat invoeren. Formuleer de ‘spelregels’ voor de betrokkenen. Breng de gevolgen voor het ICT-netwerk in kaart. Maak een planning. Beschrijf de stappen.

Stap 6. Informeer betrokkenen

Maak een folder voor de cliënt en zijn familie met daarin de nodige informatie en instructies. Organiseer een voorlichtingsbijeenkomst voor EVV'ers. En biedt een basiscursus pc-gebruik aan voor degenen die dit nodig hebben.

Stap 7. Veranker de opbrengsten

Zorg ervoor dat digitaal communiceren met de familie een vanzelfsprekend onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Pas bijvoorbeeld het intakeformulier aan zodat ook altijd naar het e-mailadres wordt gevraagd. Neem de folder over digitale communicatie op in het informatiepakket voor de familie. En bespreek de voortgang regelmatig tijdens het teamoverleg met EVV'ers.

Digitale communicatiemiddelen inzetten voor familieparticipatie heeft veel voordelen:

• Beter contact
  Er is eerder en beter contact mogelijk tussen EVV'ers, familieleden en cliënten.
• Tijdwinst
  Zonder succes telefonisch contact zoeken hoeft niet meer. EVV'ers en familieleden kiezen zelf een geschikt moment om berichten te lezen en te maken. Dat bespaart veel tijd.
• Kostenbesparing
  De organisatie maakt minder portokosten en telefoonkosten.
• Groter bereik
  Familieleden kunnen ook elkaar makkelijker informeren. Ze sturen elkaar mails door of volgen via eigen inlogcodes op de website hoe het gaat met hun dierbare. Dat is eenvoudiger dan alles steeds te moeten doorbellen.

Links

CC-Net (externe link)
Een digitaal systeem dat familieleden via internet voorziet van informatie over het familielid dat is opgenomen. De informatie wordt door de zorginstelling op het CC-Net geplaatst.

Caren (externe link)
Caren, eengratis persoonlijk zorgportaal, waarop de zorgvrager, mantelzorger en zorgaanbieder actuele informatie uit kunnen wisselen en afspraken kunnen beheren. 

Help je mee (externe link)
Zorgende familieleden en vrienden kunnen online een agenda aanmaken, het netwerk activeren en makkelijker de zorg voor een zieke naaste met elkaar delen.

ShareCare (externe link)
Een handig digitaal communicatiemiddel voor de familie. Bedoeld om onderling de zorg te plannen en om te communiceren over de zorg voor hun naaste in een zorginstelling of thuis

Wieziet (externe link)
Deze website biedt mogelijkheid om een weblog bij te houden voor een ziek familielid, een bezoekrooster in te vullen en om op het forum met elkaar te communiceren.

Literatuur

Nieuws