Hoe het ECD de zorg beter kan ondersteunen

Uit onderzoek van Berenschot blijkt dat zorgprofessionals in de langdurige zorg het werken met het Elektronisch CliëntenDossier (ECD) beoordelen als meest belastende administratieve taak. Terwijl het ECD het werk juist zou moeten vereenvoudigen. Hoe kan dat anders?

Naar aanleiding van het onderzoek heeft het ministerie van VWS Berenschot gevraagd te onderzoeken hoe ECD's beter aan hun doel kunnen beantwoorden. Dit project is deze zomer gestart als onderdeel van het programma (Ont)Regel de Langdurige Zorg. Het is een zogeheten actieonderzoek. Door te starten met grondig begrip van oorzaken en knelpunten richt het zich op zowel kortetermijnverbeteringen die als het even kan direct worden doorgevoerd, als langetermijnverbeteringen.

Daadwerkelijk verbeteren

Behalve inzicht in de (oorzaken van) knelpunten en verbetermogelijkheden wil het project ook een beweging op gang brengen waarbij de diverse betrokkenen samen daadwerkelijk zorgen voor een betere werking van de ecd’s in de praktijk. Dit vanuit het besef dat een goed werkend ecd niet de verantwoordelijkheid is van één partij, maar samenwerking en afspraken vereist tussen diverse betrokken partijen.

Meedenkende partijen

Onder meer het Zorginstituut Nederland, brancheorganisaties, zorgaanbieders, verzekeraars, zorgprofessionals, wij als Vilans en uiteraard ook ecd-leveranciers zijn betrokken bij het project. Ook heeft Berenschot net als in 2020 een zogenoemde Green Tape Sessie georganiseerd met een gevarieerd gezelschap van vooruitstrevende denkers in de zorg, variërend van zorgprofessionals en zorgbestuurders tot vertegenwoordigers van verzekeraars, Zorginstituut Nederland, Patiëntenfederatie Nederland en Vilans.

Lessen

Dit heeft geleid tot de volgende voorlopige lessen:

• Sluit aan bij de zorg en houd het simpel en intuïtief. Dit klinkt als een open deur. Toch geven veel zorgprofessionals aan dat het ecd hun werk onvoldoende ondersteunt. Het ECD is te veel gericht op controle en verantwoording en te weinig op gebruiksgemak en methodisch werken. Hoewel zij degenen zijn die ermee moeten werken, zijn ze niet of nauwelijks betrokken geweest bij de ontwikkeling, selectie en implementatie ervan. Ecd-leveranciers zouden meer kennis van de zorgpraktijk naar binnen kunnen halen (ken je klant) en de gebruikerservaring na de implementatie actiever kunnen monitoren. Het effect is dan tweeledig: het ecd wordt praktijkgericht en zorgprofessionals ervaren de zin van het ECD. Zo kan de formule ‘effectiviteit = kwaliteit x acceptatie’ zijn werk doen.
• Beheers de risico-regelreflex. Deze les sluit aan op de vorige. Te vaak komen regels voort uit incidenten, zijn ze politiek gedreven en sluiten ze onvoldoende aan op de ‘bedoeling’. Maar ook deze regels worden vaak vertaald naar het ecd, wat het gevoel van zorgprofessionals versterkt dat het ecd onvoldoende aansluit op hun praktijk. Consistentie in visie en beleid, meer werken vanuit vertrouwen en regelruimte helpen om de risico-regelreflex te beheersen.
• Inrichting en implementatie van het ECD is ‘chefsache’. Het is immers een verantwoordelijkheid van het management – en dus ook van de bestuurder - om de zorg zo effectief, prettig en efficiënt mogelijk te organiseren en faciliteren. De bestuurder kan sturend zijn in het bepalen van het doel en de reikwijdte van het ECD. Dit om te voorkomen dat het wordt verzwaard met voor de zorg minder relevante functionaliteiten. Vervolgens is het van belang dat de bestuurder als eindverantwoordelijke nauw betrokken is bij de selectie en implementatie van het ECD (en het betrekken van de gebruikers daarbij).
• Er kan op diverse vlakken (nog) meer gestandaardiseerd worden. Dat begint bij standaardisatie van wetgeving en richtlijnen. Deze zouden, net als cliënten, veel meer domeinoverstijgend moeten zijn. Maar ook in lijn met het methodisch werken van zorgprofessionals kunnen registraties meer gestandaardiseerd worden. Hierbij kunnen beroeps- en cliëntenverenigingen een belangrijke rol spelen. Dit kan vervolgens vertaald worden naar informatiestandaarden (zoals in toenemende mate overigens al gebeurt).
• Benut de kracht van het gebruikerscollectief. Je zou verwachten dat een ECD dat in lijn met de hiervoor genoemde punten gebruikmaakt van standaarden en daadwerkelijk aansluit bij de zorgpraktijk, tussen zorgaanbieders niet heel veel hoeft te verschillen. Toch geven zorgaanbieders aan niet te kunnen kiezen voor ‘het’ standaard-ECD van de leverancier om hier vervolgens hun eigen processen op af te stemmen. Dit is altijd maatwerk; het ecd wordt afgestemd op de processen van de betreffende organisatie. En daar zit uiteraard een verdienmodel achter. Zorgorganisaties zouden zich (eventueel via de brancheverenigingen) kunnen verenigen in bijvoorbeeld het afdwingen van standaarden en gezamenlijk inkopen van ECD's.
• Schaal op vanuit pilots. Implementatie van een nieuw ECD of een majeure update is ingrijpend voor de zorgprofessional. Begin daarom in pilots, evalueer deze, voer verbeteringen door en schaal dan pas op. Het risico van een ‘big bang’ is dat je te maken krijgt met knelpunten of kinderziektes, die de kwaliteit of acceptatie schaden, en daarmee de effectiviteit.
• Faciliteer de zorgprofessional. Een intuïtief en consistent systeem helpt, maar uitleg, training en evaluatie van van het daadwerkelijk gebruik blijven nodig. Het gaat niet alleen om de werking van het systeem, maar ook om het wegnemen of verlagen van de drempel die velen ervaren bij dergelijke (nieuwe) systemen.

Deze punten worden momenteel bij de eerder genoemde betrokkenen op verschillende manieren getoetst. Denk aan individuele gesprekken, groepsbijeenkomsten, praktijkbezoeken bij zorgorganisaties en aan congressen. En waar mogelijk worden de geleerde lessen direct in de praktijk gebracht.