Interview - ‘Zorgprofessionals weten zélf het beste hoe het anders kan’

‘Een erfenis uit het verleden’, zo noemt Roelant van Zevenbergen de neiging in de zorg om allerlei zaken meervoudig vast te leggen in dossiers, lijsten en digitale toepassingen. Hij leidt namens het ministerie van VWS het programma (Ont)regel de Langdurige Zorg.

Schrap- en snapsessies

Het verminderen van administratieve lasten in de zorg is een van de speerpunten in het kabinetsbeleid. Daarom heeft de overheid het programma ‘(Ont)Regel de Zorg’ in het leven geroepen. Voor de langdurige zorg heeft het ministerie samen met werkgevers- en werknemersorganisaties een aanpak vormgegeven. Hier vallen ook de schrap- en snapsessies onder. De leidende gedachte? Het is belangrijk dat medewerkers samen in gesprek gaan over het verminderen van interne regeldruk. Want zorgprofessionals weten zélf het beste hoe het anders kan.

Overdadig registreren

Waar komt die neiging om alles vast te leggen toch vandaan? Van Zevenbergen: ‘Als er bij zorgorganisaties incidenten waren geweest, groot of klein, moest men precies kunnen verantwoorden wat er allemaal wel en niet was gedaan. De manier waarop Nederland het externe toezicht had vormgegeven, werkte vinklijstjes en overdadig registreren in de hand. Dit gold ook voor de aandacht in de media voor fouten en incidenten.’

Onaangekondigde inval

Waar focus van de media-aandacht moeilijk te sturen is, is het toezicht inmiddels wel veranderd. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) wil op de eerste plaats organisaties helpen te verbeteren. Inspectiebezoeken hebben daardoor minder het karakter van een ‘onaangekondigde inval’, maar meer van een bezoek waarin bekeken wordt wat er beter moet en hoe dat bereikt kan worden. Vooralsnog heeft dat alleen weinig invloed op de neiging om van alles vast te leggen binnen sommige organisaties.

Slimme afspraken

De sleutel voor verandering ligt volgens Van Zevenbergen dan ook in het organiseren van het goede gesprek binnen zorgorganisaties. ‘Te vaak denken mensen dat ze dingen vastleggen omdat het moet, zonder ze precies weten waarom of van wie. De schrapsessies die Vilans organiseert brengen daar helderheid in. We stimuleren zo het gesprek tussen managers, staffunctionarissen en zorgverleners. Wat willen we bereiken? Hoe doen we dat het handigste? Wat moeten we vastleggen, en wat niet? Wat zijn de gevolgen van vragen vanuit staf en management om informatie? Hoe kunnen we dat zo efficiënt mogelijk verzamelen? Dit soort vragen helpt om slimme afspraken te maken en dingen anders te organiseren. Zo kun je interne regeldruk terugdringen.’

Meer begrip

Hetzelfde geldt voor de externe regeldruk. Ook hier wil Van Zevenbergen het gesprek faciliteren tussen zorgprofessionals en de ketenpartners. Dergelijke snapsessies geven zorgprofessionals de mogelijkheid om met bijvoorbeeld IGJ, de Nederlandse Zorgautoriteit en Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit van gedachten te wisselen over nut en noodzaak van verplichte registraties. ‘Vaak blijkt dit te leiden tot een beter begrip waarom iets moet worden vastgelegd. Bovendien blijkt er regelmatig dat er vanuit het verleden zaken worden bijgehouden die allang niet meer verplicht zijn. Dat geeft dus gelijk al minder regeldruk.’

Via snappen naar verbeteren of schrappen

De roep om minder administratieve last is niet van gisteren en beperkt zich zeker niet alleen tot de zorg. Roelant van Zevenbergen heeft vergelijkbare projecten en programma’s meegemaakt in het onderwijs, en het Openbaar Bestuur. ‘Terugkerend thema is dat weten voorafgaat aan kunnen en willen. Weet welke registratieverplichtingen werkelijk bestaan, en onderken welke regels en administratieve handelingen bijdragen aan het leveren van goede zorg, en welke niet. Pas dan kun je gefundeerd besluiten dingen anders, of helemaal niet meer te doen. Via snappen naar verbeteren of schrappen dus!’

Redacteur: Paul van Bodengraven