Sabine Timmer

Sabine Timmer

10 tips bij de keuze voor een elektronisch cliëntendossier (ECD)

Het implementeren en onderhouden van het elektronisch cliëntendossier gaat vaak gepaard met grote investeringen. Daarnaast is het aanbod van ECD-leveranciers divers: wilt u bijvoorbeeld een groot totaalconcept of liever een concept met meer inhoudelijke focus? De onlangs verschenen whitepaper ECD’s in de gehandicaptenzorg helpt u bij het maken van uw keuze.  

20-12-2018

Bij de ontwikkeling van het ECD, waren het voorheen vooral de leveranciers die focus aanbrachten in wat er wel of niet nodig was. Nu gebeurt dit veel meer in samenspraak met zorgorganisaties. Ontwikkelaars lopen steeds vaker mee op de werkvloer. Ook worden niet alleen professionals betrokken, maar ook cliënten en verwanten, bijvoorbeeld in het kader van een cliëntportaal. 

Ondersteunend in de samenwerking

Deze ontwikkelingen kunnen het maken van een keuze voor een ECD lastig maken. Het is daarom belangrijk om het proces voorafgaand aan die keuze goed te doorlopen. Naast dat de whitepaper ondersteunt in dit proces, helpt dit zorgorganisaties en leveranciers ook bij een goede samenwerking. Hieronder vindt u alvast 10 tips. 

1. Kies een goed vertrekpunt

Vaak gaan zorgorganisaties zich oriënteren op een alternatief door onvrede over het huidige ECD of de samenwerking met de leverancier. Echter, aandacht voor onderliggende redenen is een betere manier om een dergelijk proces succesvol te doorlopen. Denk hierbij aan: meer cliëntgericht kunnen werken, werkprocessen vereenvoudigen en administratieve lasten terugdringen.  

2. Oriënteer u op de juiste leverancier

In Nederland zijn er momenteel zo’n 12 ECD-leveranciers voor gehandicaptenzorgorganisaties. Bekijk de websites van de verschillende leveranciers, of breng een bezoekje aan de Zorg & ICT-beurs van 12 tot en met 14 maart 2019 in Utrecht. Het werkt ook goed om andere zorgorganisaties te benaderen om kennis en ervaringen te delen.

3. Laat de mensen die meedenken een goede afspiegeling van uw organisatie zijn

Denk aan mensen die dagelijks werken met het systeem. Vergeet daarbij ook de cliënten en vertegenwoordigers niet die bijvoorbeeld het cliëntportaal gaan gebruiken. Een goed proces van medezeggenschap en betrokkenheid van bestuurders is cruciaal.

4. Overweeg of u een standaard- of maatwerkpakket wil

Een 100% standaardpakket is over het algemeen goedkoper, maar betekent vaak wel dat er geen ruimte is om aanpassingen te doen. U kunt er ook voor kiezen om met de leverancier te kijken hoe het ECD kan aansluiten bij de specifieke behoeften van uw zorgorganisatie. U kiest dan voor een maatwerkpakket. Over het algemeen streven de leveranciers er tegenwoordig naar om voor 80% een standaardpakket te maken dat voor 20% nog flexibel in te delen is door zorgorganisaties. Dit zorgt ervoor dat de pakketten makkelijker beheersbaar zijn voor de leveranciers, waardoor ze goedkoper kunnen worden aangeboden.

5. Denk na over (de mogelijkheden van) een cliëntportaal

Steeds meer gehandicaptenzorgorganisaties maken gebruik van een cliëntportaal. Op dit moment is er nog veel verschil in functionaliteiten van het portaal. Soms is het portaal beperkt tot een kijkje in het ECD voor de cliënt en/of zijn naasten. Anderen zijn al uitgebreider en faciliteren ook het delen van de agendafunctie, dagrapportages, het aanbieden van lesmateriaal en de mogelijkheid om te communiceren met elkaar.

6. Bepaal in hoeverre u wil meedenken over toekomstige updates van het ECD

U kunt zelf invloed uitoefenen op de te ontwikkelen onderdelen door actief betrokken te zijn bij de doorontwikkeling van het ECD. Zo blijft het ECD aansluiten bij de wensen en behoeften van uw organisatie. Dit kost alleen wel tijd en geld. Over het algemeen zien we dat grotere organisaties meedenken en dat kleinere organisaties vooral de aangeboden updates overnemen. 

7. Overweeg of u één pakket wil of juist gebruik wil maken van koppelingen

Als zorgorganisatie heeft u niet alleen te maken met zorginhoudelijke registraties, maar bijvoorbeeld ook met software rondom roosteren, planningen, financiën, domotica- en HRM-systemen Ga na of u software wil vervangen of dat u gebruikt blijft maken van de huidige systemen met koppelingen. Het voordeel van een totaalpakket is dat u te maken heeft met één leverancier en dat er minder mis kan gaan bij updates. Het voordeel van koppelingen is dat u per onderdeel het systeem kunt kiezen dat zo optimaal mogelijk voor uw organisatie werkt.  

8. Kies voor de financieringsvorm die het beste bij uw zorgorganisatie past

De ene leverancier vraagt een vast bedrag per cliënt per maand of per jaar. Andere vragen een vast bedrag per medewerker of per module of aanpassing. Dat maakt het soms lastig om ECD’s met elkaar te vergelijken. Het helpt om vooraf na te denken wat een wenselijke vorm van financiering is en waarom deze voor uw eigen organisatie het beste werkt. 

9. Houd rekening met ECD-beheer

Heeft u gekozen voor maatwerk? Dan vraagt dat ook om technische en functionele expertise om te zorgen dat het ECD blijft functioneren en medewerkers er blijvend gebruik van kunnen maken. Heeft u vooral voor een standaard web-based ECD gekozen? Dan is het technische beheer een stuk makkelijker. Houd er wel rekening mee dat het systeem evengoed meerdere keren per jaar geüpdatet moet worden. 

10. Implementeer op een goede manier

Het los implementeren van een ECD heeft als risico dat zorgmedewerkers te veel gefocust raken op het goed leren werken met het systeem. Zo verliezen ze de onderliggende doelstelling uit het oog die gericht is op verbetering van de zorg. Een goede mix van training aan medewerkers om hun vaardigheden te vergroten en het ECD daar zo goed mogelijk voor te gebruiken, maakt dat er meer zichtbaar resultaat wordt geboekt.

Lees meer over ECD's

Meer informatie? Neem contact op met:

SabineSecretaris raad van bestuur
Sabine
Timmer
Secretaris raad van bestuur s.timmer@vilans.nl 06 22 81 04 14
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl