Onderzoek - 11 tips voor kennisdeling op de werkvloer
Hoe verbeter je binnen de organisatie het delen van kennis? Vilans-adviseurs Lisa Delmée en Tessa Dadema gingen op zoek naar het antwoord. Ze spraken met medewerkers uit de langdurende zorg over wat goed gaat en wat nog niet. Uit deze gespreken kwamen 11 tips naar voren. Ook spraken ze Marion Kersten, beleidsadviseur bij VGN. Zij doet promotieonderzoek naar dit onderwerp en deelt 3 groepen van factoren die van invloed zijn.
Vormen van kennisdeling
Het delen van kennis kan natuurlijk via een cursus of training maar ook gewoon tijdens het werk. U kunt bijvoorbeeld kennisdelen via het intranet. Of meer informeel, door met elkaar in gesprek te gaan of door als ervaren medewerker kennis over te dragen. Kennisdelen vindt steeds meer plaats op de werkplek met de focus op impliciete kennis: kennis die niet is vastgelegd en die aan persoonlijke vaardigheden is verbonden.
'Ze luisteren toch niet'
Organisaties zijn vaak van goede wil, toch komt het delen van kennis niet overal even goed van de grond. Daarom gingen we op zoek naar de smoezen. Kennisdelen, waarom zou je het níet doen? Een greep uit de opbrengst:
- 'De macht bij jezelf houden'
- 'Alweer iets nieuws'
- 'Ze luisteren toch niet'
- 'We weten niet welke kennis nodig is'
- 'Ik doe het al jaren zo'
- 'Dat is iets voor de afdeling Kwaliteit'
Ook uit een onderzoek over kennisdelen binnen het programma Kennisinfrastructuur Langdurige Zorg kwamen belemmerende factoren naar voren zoals geldgebrek, onvoldoende tijd, personeelstekort, gebrek aan visie en het niet zien als een dagelijkse taak.
Welke factoren zijn van invloed?
Marion Kersten doet promotieonderzoek aan de Tilburg University, bij de Academische Werkplaats Leven met een verstandelijke beperking (AWVB), naar de belemmerende en bevorderende factoren om kennis te delen. Ze schetst 3 groepen van factoren die van invloed zijn:
- De kenmerken van de interventie
De interventie moet gebruiksvriendelijk zijn. Als een handleiding niet begrijpelijk is of bijvoorbeeld in het Engels, dan is de kans kleiner dat mensen ermee aan de slag gaan. - De kenmerken van personen
Het gaat dan om individuele factoren (zoals motivatie) en groepsfactoren (zoals de samenwerking in het team). - De kenmerken van de organisatie
Denk hierbij aan materiële factoren (zoals tijd en werkende ICT-systemen) en immateriële factoren (zoals het beleid en de cultuur van de organisatie).
Vaak ligt de focus op de kenmerken van de interventie, terwijl de personele en organisatorische factoren net zo belangrijk zijn.
Kennisdelen = verleiden
Kennisdelen is eigenlijk een kwestie van verleiden en dat begint met aandacht vangen. De hamvraag: hoe bereik je mensen met datgene waarmee je ze wil bereiken? In de eerste plaats door samen met hen te bedenken wat de belangrijkste boodschap is van de ‘nieuwe’ kennis en hoe deze aansluit bij de medewerkers op de werkvloer. Daarbij kan je kijken naar vorm en inhoud. De vorm: wordt iemand enthousiast en wil hij de kennis tot zich te nemen? En de inhoud: sluit de kennis aan bij het werk? Blijf je iemand boeien? Door op deze manier naar kennis te kijken ga je terug naar de kern.
Nieuwe mogelijkheden
Door uit te gaan van de interventie of de kennis die je wil delen kun je ook op nieuwe ideeën komen. Zo kunt u van die nieuwe richtlijn een infographic maken, die u op een kaart laat printen en naar de medewerkers stuurt of in hun jaszak stopt. De belangrijke punten uit een wetswijziging kunt u in een video uitleggen die weer gedeeld kan worden op intranet, een scherm in de kantine of een beeldtafel in de ontvangsthal. Of u laat de belangrijkste conclusies uit een onderzoek zien op een poster die u ophangt op het toilet.
Tips om kennis te delen op de werkvloer
- Bepaal wie de ‘eindgebruiker’ is en hoe hij of zij geholpen wordt met de kennis tijdens het werk.
- Ga met de medewerkers in gesprek over welke vorm hen het meest aanspreekt. De een leest graag, de ander kijkt liever een film of vindt het fijn met iemand in gesprek te gaan.
- Koppel de kennis aan de werkpraktijk. Gebruik bijvoorbeeld altijd een praktijkvoorbeeld wanneer u kennis deelt.
- Zorg dat medewerkers hun werkplek niet hoeven te verlaten om de kennis tot zich te nemen.
- Kijk naar de mogelijkheden die technologie biedt. Dit kan het kennisdelen efficiënter en effectiever maken, bijvoorbeeld door middel van mobiele applicaties.
- Creëer letterlijk een ruimte om kennis te delen waar u bijvoorbeeld een beeldtafel neerzet.
- Wees selectief in de informatie die u deelt: wat is echt belangrijk? Zorg dat het niet te veel tijd kost voor de medewerkers om de kennis tot zich te nemen.
- Werk samen. Als opleider, als kwaliteitsadviseur, als persoon op de werkvloer, als ontwikkelaar van kennis. Samen sta je sterker.
- Ga niet altijd uit van de vorm die de kennis heeft gekregen door de ontwikkelaar, maar kijk naar de mensen in uw organisatie en welke vorm bij hen aansluit.
- Denk ook eens aan andere vormen. U kunt bijvoorbeeld een spelelement toevoegen en een quiz, online game of escaperoom ontwikkelen.
- Laat kennisdelen onderdeel zijn van het dagelijkse werk. Zet medewerkers in om kennis te delen op de werkvloer, bijvoorbeeld als kennisdrager, maatje of student.
Juiste kennis op het juiste moment
Het verspreiden van kennis en informatie is één van de hoofdactiviteiten van Vilans. We doen dat op veel verschillende manieren - zowel online als offline - én in diverse vormen, zoals video’s, infographics, tips en goede voorbeelden om zoveel mogelijk mensen te bereiken op een aansprekende manier. De kennisplatforms van Vilans, zoals Zorg voor Beter en Kennisplein Gehandicaptensector, zijn rijke vindplaatsen waar veel kennis gezocht en gedeeld wordt. Vilans werkt aan het op maat aanbieden van de juiste kennis, voor de juiste persoon, via het juiste kanaal, in de juiste vorm, op het juiste moment.
Downloads
Deel deze pagina via:
