Annamiek van Dalen: ‘Door corona was snelle innovatie wél mogelijk’

De invoering van beeldbellen bij De Twentse Zorgcentra tijdens de eerste coronagolf heeft een basis gelegd voor versnelde innovatie. ‘Alle medewerkers zien nu de toegevoegde waarde van technologie’, zegt bestuurder Annamiek van Dalen. 'Erg leuk dat op een moment met veel urgentie de voorwaarden voor snelle innovatie wél aanwezig zijn.’

17-12-2020

Even voorstellen

Annamiek van Dalen is sinds mei 2018 lid van de raad van bestuur van De Twentse Zorgcentra in Enschede. Van 2006 tot 2018 was ze lid van de raad van bestuur van zorgorganisatie Frion in Zwolle, eveneens een organisatie voor de ondersteuning van mensen met een verstandelijke beperking. Zij heeft haar wortels in het onderwijs. Als docent, directeur van een pedagogische academie, en als lid van de raad van bestuur van Saxion Hogescholen.

De Twentse Zorgcentra is de grootste aanbieder van zorg en diensten voor mensen met een verstandelijke beperking in Twente. De kleinschalige locaties in gemeenten als Tubbergen, Almelo en Nijverdal en grotere locaties in Losser en Enschede, bieden een breed aanbod aan dagbestedingsactiviteiten, ambulante begeleiding en behandeling.

Eerste coronagolf

De organisatie is redelijk door de eerste golf heen gekomen, al moesten vergaande besluiten worden genomen. Eind maart besloot het bestuur om alle dagbestedingslocaties te sluiten. Ook de ambulante begeleiding werd voor een groot deel stopgezet. Cliënten en familie hadden plotseling geen fysiek contact meer. Dat heeft bij bewoners gezorgd voor onrust en verwarring, omdat dit ingreep in de dagstructuur. Met familieleden die gewend waren regelmatig op bezoek te komen, moesten soms pittige discussies worden gevoerd. En ook voor de medewerkers was het wennen. Ambulante begeleiders en medewerkers van de dagbesteding werden ingezet op de woongroepen.

Twente brandhaard

Tijdens de tweede coronagolf met Twente als een van de brandhaarden, is de situatie heel anders. De organisatie is beter ingespeeld op de noodsituatie. Met andere organisaties zijn afspraken gemaakt over centrale opvang van coronapatiënten. Dagactiviteiten worden zoveel mogelijk voortgezet in kleinere groepen, met hantering van anderhalve meter afstand. De ambulante begeleiding wordt zoveel mogelijk voortgezet. En de locaties blijven open voor bezoekers tenzij sprake is van besmettingen of een acuut gevaar daarvoor. Maar de tweede golf duurt langer en is intenser. 

‘Het ergste is nog niet voorbij,’ zegt Van Dalen tijdens dit interview dat half november plaatsvindt. Samen met Leontine Verhoeven is zij verantwoordelijk voor het bestuur van de organisatie met 2000 cliënten, 2500 medewerkers en meer dan 600 vrijwilligers. De landelijke cijfers laten een dalende lijn zien van het aantal besmettingen, maar zij ziet om zich heen geen signalen die daarop duiden. Integendeel. ‘Afgelopen weekeind waren bij ons 18 woongroepen in quarantaine en voor het eerst hebben we kort na elkaar te maken gekregen met het overlijden van twee bewoners. Dat is een drama en het vraagt veel van ieders uithoudingsvermogen.’ 

Hoge werkdruk

De werkdruk is momenteel enorm. De dagelijkse zorg slokt bijna alle aandacht op. Het is moeilijk om de roosters van het personeel rond te krijgen. Toch probeert de organisatie vooruit te kijken. Langlopende projecten worden zoveel mogelijk voortgezet. Zoals de deelname aan het programma van de Innovatie-impuls gehandicaptenzorg (IIG) dat in september 2019 is gestart. De deelnemers worden begeleid bij de selectie en implementatie van technologie. Dit gebeurt door adviseurs van Academy Het Dorp en Vilans, die een vaste methode aanbieden om de wensen van cliënten in kaart te brengen en vervolgens in stappen toe te werken naar de daadwerkelijke invoering en toepassing.

Doel van het programma is om bij organisaties in de gehandicaptensector de cultuur te veranderen: het gebruik van technologie als vanzelfsprekend onderdeel van werkprocessen.

Van Dalen geeft aan waarom het voor De Twentse Zorgcentra interessant is om mee te doen. ‘Er was een roep vanuit de organisatie dat we aan ‘innovatie moeten doen’. Op de verschillende locaties worden interactieve instrumenten en andere vormen van technologie aangeschaft, maar daar zit geen visie van de organisatie achter. Het wordt gekocht omdat bijvoorbeeld een medewerker ergens enthousiast over is, terwijl je je beter af kunt vragen of iets geschikt is. Verder zie ik dat we gemakkelijk naar een oplossing springen zonder vanuit de behoefte van een cliënt te redeneren, of alternatieven te verkennen,’ aldus Van Dalen.  

‘Doormaken eigen ontwikkeling is belangrijk’

Voorafgaand aan de deelname aan de Innovatie-impuls gaf ze aan dat het belangrijk is dat een organisatie zijn eigen ontwikkeling kan doormaken. ‘De aanpak van het programma past goed bij ons omdat we redelijk blanco zijn als het gaat om technologieprojecten’, aldus Van Dalen. Maar gaandeweg ontdekte ze dat deelname ingewikkelder is dan gedacht. In wisselende samenstelling hebben tien tot vijftien medewerkers, afkomstig van verschillende afdelingen, waaronder ook de raad van bestuur, samengewerkt om te inventariseren waar de kwaliteit van het leven van bewoners en de kwaliteit van de zorg verbeterd kunnen worden met behulp van technologie.

Van Dalen: ‘Zorgmedewerkers, IT-medewerkers en mensen van andere afdelingen bedachten vanuit hun eigen eiland en vanuit hun eigen belang wat goed zou zijn voor de cliënt. Er werd niet toegewerkt naar een gezamenlijk resultaat. De onderlinge samenwerking kwam niet van de grond. En toen we bewoners gingen bevragen, merkten we dat deze antwoorden gaven waarin te veel rekening werd gehouden met de werkwijze van de zorgmedewerkers. We hadden bijvoorbeeld bedacht dat bewoners het prettig zouden vinden om iets anders te doen op momenten dat ze moesten wachten op hulp van een zorgmedewerker. Die momenten doen zich vrij vaak voor. Maar de bewoners gaven aan dat wachten ‘erbij hoort’ want de medewerkers hebben het al zo druk.’   

De externe adviseur van de IIG analyseerde de gang van zaken. Haar advies was om niet door te gaan naar de tweede ronde van de Innovatie-impuls. ‘Dat was een teleurstelling maar het advies sloot aan bij mijn eigen observaties’, aldus Van Dalen. Zij besloot om haar organisatie terug te trekken uit het programma. 

Stoom en kokend water

En toen kwam corona. ‘Met stoom en kokend water hebben we het beeldbellen geïntroduceerd. Dat kenden we nog niet. Onder veel druk om met elkaar in contact te kunnen blijven, hebben we in de hele organisatie MS Teams ingevoerd. En toen kwam de samenwerking tussen de medewerkers van de verschillende afdelingen wel tot stand, werden eigen belangen aan de kant geschoven. Erg leuk dat op een moment met veel urgentie de voorwaarden voor snelle innovatie wel aanwezig zijn.’

Nadat de eerste coronagolf was weggeëbd heeft De Twentse Zorgcentra de invoering van het beeldbellen geëvalueerd. ‘De technologie is als positief ervaren. Dat geldt zowel voor het elkaar fysiek kunnen zien als voor bijvoorbeeld het terugbrengen van de reistijd van medewerkers. Er is veel meer flexibiliteit ontstaan. Afspraken met verwanten die ver weg wonen, komen bijvoorbeeld sneller tot stand. De hoofdconclusie is dat beeldbellen een ‘blijvertje’ is waar we enthousiast over zijn en dat we nu meer open staan voor andere technologieën die voor een vergelijkbaar resultaat kunnen zorgen.’

Ze geeft aan dat het beeldbellen wel eenvoudiger moet worden gemaakt. Voor sommige cliënten is het moeilijk inpasbaar in hun leven, of is de techniek te ingewikkeld. ‘Toen er weer bezoek van familie mogelijk was, kregen we bijvoorbeeld van een bewoner de vraag of hij nu weer via de telefoon moest bellen. Hij had net zijn ouders gezien. We denken voor de toekomst na over manieren om cliënten te ondersteunen in het gebruik, bijvoorbeeld dat de ene cliënt leert van de ander. We zien binnen de organisatie nu veel directe voordelen van beeldbellen. Als je daar voor de coronacrisis naar had gevraagd, hadden weinig mensen positief geantwoord.’     

Nieuw enthousiasme

In het evaluatiegesprek dat steeds was uitgesteld door de coronacrisis vroeg de begeleider vanuit de Innovatie-impuls of De Twentse Zorgcentra wilde deelnemen aan een nieuwe themagroep. Die is opgezet voor zorgorganisaties die na hun ervaringen in de coronatijd behoefte hebben aan meer borging van aangeschafte technologie. Samen met andere organisaties neemt De Twentse Zorgcentra deel aan dit Corona-themanetwerk. De organisaties hebben verschillende vragen naar aanleiding van hun ervaringen. De een wil ondersteuning bij het ontwikkelen van een visie, de ander is op zoek naar handvatten voor het creëren van draagvlak in de organisatie en het verder opschalen van technologie.
De andere themanetwerken zijn gegroepeerd rond de thema’s zelfredzaamheid, dagstructuur, lekker slapen, zelfredzaamheid en veiligheid in de woning, sociaal contact, begrepen worden en spanning reguleren. Doel van de Innovatie-impuls is om de netwerken zo breed mogelijk te maken. Geïnteresseerde partijen kunnen meedoen. En ook na afloop van het driejarige programma moeten de netwerken actief blijven.

Lees meer over het Corona-themanetwerk

Het samen optrekken met collega-organisaties is voor Van Dalen een van de belangrijkste pluspunten van het programma. ‘In de netwerkbijeenkomsten brengt iedereen zijn ervaring in over de ontwikkeling die je als organisatie doormaakt. Wij hebben wel wat te leren. We hebben de open blik van de buitenwereld nodig om onze eigen blik te verbreden. Al was het alleen maar omdat in de huidige cultuur bij technologische innovaties de gewoonte nogal sterk aanwezig is om gelijk te kiezen voor een bekende oplossing. En we moeten nadenken over wat de inzet van technologie betekent voor de inrichting van de organisatie. Laten we eerlijk zijn, met de aanschaf ervan is best veel geld gemoeid.’

Visie ontwikkelen

‘De volgende stap voor De Twentse Zorgcentra is het ontwikkelen van een visie voor het inzetten van technologie ter ondersteuning van cliënten en bewoners. Het streven is om die in het eerste kwartaal van 2021 gereed te hebben.’ Ze wil de visie gebruiken om te kunnen aansluiten bij andere partijen. Zoals de Twentse Zorgacademie in Enschede die inspiratiesessies organiseert voor domotica- en eHealth-toepassingen. ‘Als we lid willen worden, moeten we eerst weten wat we zelf willen’, aldus Van Dalen. ‘We zijn nog niet zover dat we het al over financiering kunnen hebben. Er zijn verschillende mogelijkheden. Bij mijn vorige werkgever heb ik bijvoorbeeld veel gedaan met sponsoring en subsidies.’

De locaties van De Twentse Zorgcentra houden de vrijheid om zelf innovaties die ondersteund worden door onze ICT-infrastructuur aan te schaffen. De bestuurder wil dat ze op een organische manier leren om na te denken over nut en noodzaak. ‘Er is verschrikkelijk veel technologie op de markt. Wat dat betreft is het prettig dat binnen de Innovatie-impuls 55 technologische oplossingen in kaart zijn gebracht.’ Op de locaties wordt hier en daar al gewerkt met een interactieve kat en met een interactief instrument als de ‘Tovertafel’ die de zintuigen prikkelt met grappige lichteffecten. Zelf is Van Dalen nogal gecharmeerd van de CRDL, een interactief eivormig instrument dat aanraking omzet in geluid. ‘Het laat emoties zien en dat stelt je in staat om te communiceren met bewoners die niet kunnen praten.’

Sinds kort is De Twentse Zorgcentra bezig met een verbeterslag van de ICT-infrastructuur. Voor alle medewerkers is een nieuwe online werkomgeving ingericht en zijn laptops, tablets en smartphones beschikbaar gesteld. ‘We waren daar al mee bezig. Dit zorgt straks voor een versnelling van de innovatie’, verwacht Van Dalen. Voor de komende tijd is het idee om inspiratiesessies met cliënten te organiseren zodat andere cliënten, verwanten en medewerkers kennis maken met de voordelen van technologische oplossingen. ‘Doel is om de kwaliteit van leven van de bewoners te verbeteren. Het zou mooi zijn als de methodiek die we nu leren om technologie te selecteren straks een automatisme wordt. Het gaat om een cultuurverandering en daar is tijd voor nodig.’       

Ga naar de overzichtspagina over het coronavirus

Meer informatie? Neem contact op met:

GhislaineSenior adviseur
Ghislaine
Engelhardt
Senior adviseur g.engelhardt@vilans.nl
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl