Claar Hellwig

Claar Hellwig

Hoe 3 ziekenhuizen krachten bundelden met KICK-protocollen

In 2015 gingen drie ziekenhuizen in de regio Hoogeveen, Emmen en Stadskanaal én twintig zorgcentra samen verder als Treant Zorggroep. Een ingrijpende verandering op vele fronten. Ook voor het documentbeheer van deze organisaties. Want wat doe je met de protocollen van al deze locaties? ‘Reorganiseren betekent harmoniseren’, zegt documentbeheerder Regina de Vries. Lees hier hoe Treant dat heeft aangepakt.

14-11-2018

‘Op het moment van de fusie werkte de locatie Hoogeveen al met de Vilans KICK-protocollen’, vertelt Regina de Vries. ‘Emmen bereidde op dat moment wel al een overgang naar KICK voor, maar werkte nog met eigen protocollen. Net als Stadskanaal. Een projectgroep met afgevaardigden van alle locaties plus de apotheek, het lab en infectiepreventie ging aan de slag met de vraag: welke protocollen met verpleegkundige handelingen zijn voor ons van belang, welk protocol kiezen we dan en op welke punten moet die dan worden geharmoniseerd? Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen verder te gaan met de KICK-protocollen van Vilans. Die hebben we stuk voor stuk doorgenomen en besloten welke we wel en welke we niet in onze nieuwe omgeving opnamen. Zo hebben we uiteindelijk van drie bakken met handelingsprotocollen één gemaakt. Het driejarig project ‘harmoniseren en opschonen van documenten’ waarbij we alle overige protocollen harmoniseren, sluit volgend jaar oktober. We hebben dan één iProva omgeving in plaats van de huidige 3 omgevingen ’

We hebben uiteindelijk van drie bakken met handelingsprotocollen één gemaakt.

KICK-protocollen geven stevige basis

De projectgroep had aanvankelijk ook twijfels: sluiten de KICK-protocollen wel aan bij onze specifieke wensen? En als we suggesties hebben voor verbeteringen, hoe gaat dat dan in zijn werk? De Vries: ‘We merkten al snel dat de KICK-protocollen ons een stevige basis geven en op onze inhoudelijke feedback krijgen we altijd vlot een reactie. Wat we ook fijn vinden zijn de observatielijsten. Die sluiten aan bij de protocollen en gebruiken we bij toetsmomenten.’

Hoe regel je de overgang naar KICK?

‘Wat de belangrijkste vragen zijn die je je moet stellen als je als ziekenhuis overweegt met de KICK-protocollen aan de slag te gaan?’ De Vries denkt even na: ‘Wat heb je, wat wil je vervangen, hoe maak je ze vindbaar en hoe regel je het aan de achterkant?’ Dat laatste is vooral een technische kwestie. ‘We hebben aan de achterkant nu nog wel verschillende bakken. Dat levert nog veel handwerk op en maakt dat we heel scherp moeten zijn op wijzigingen. Maar met een update van de ICT-leverancier komt daar een oplossing voor.’ Het is een arbeidsintensief traject, dat zeker een jaar in beslag neemt. En dan moet de aansluiting met de care nog komen. Regina besluit: ‘Voor de care zijn andere handelingen relevant. De vraag is of en hoe we dat gaan bundelen. Maar we weten nu in ieder geval hoe het werkt.’

Lees meer over de Vilans KICK-protocollen

Meer informatie? Neem contact op met:

ClaarSenior communicatieadviseur
Claar
Hellwig
Senior communicatieadviseur c.hellwig@vilans.nl
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl