Marit van der Meulen

Marit van der Meulen

Interview - ‘Probeer niet alles tegelijk aan te pakken bij regeldruk

Hoe gaan zorgorganisaties aan de slag met het terugdringen van regeldruk? Wij spraken zorgmanager Clementine Jansen van zorgorganisatie WZU Veluwe. Zij ging in haar organisatie aan de slag met onder andere het aanpakken van de halfjaarlijkse risicosignalering, de Arbocheck en de 5-minutenregistratie. 'De 5-minutenregistratie veroorzaakte bij ons de meeste ergernis.'

27-08-2019

Jansen volgde de schrapsessies die wij samen met partners organiseerde in Kampen en Utrecht: ‘Dat deed ik samen met een applicatiebeheerder en 2 wijkverpleegkundigen. Ik ben direct daarna in mijn eigen organisatie aan de slag gegaan met registraties die de meeste ergernis veroorzaakten. Het scheelt daarbij dat we een kleine organisatie zijn en dat we daardoor niet gebonden waren aan veel overleg en afstemming.’ 

De 5-minutenregistratie

‘Deze registratie veroorzaakte de meeste ergernis. Bij ons was dat geregeld door een inkloksysteem. Zorgmedewerkers konden met hun telefoon een pasje scannen. Dit was bedoeld om het makkelijker te maken, maar als de internetverbinding het bijvoorbeeld af liet weten, konden ze niet uitklokken. Dan moesten ze weer terug naar de betreffende cliënt, omdat daar het benodigde pasje lag. Wijkverpleegkundigen deden ook heel veel coördinerende werkzaamheden voor cliënten op kantoor. Dat moesten ze bijhouden op papier en dan alsnog invullen als ze bij de cliënt waren.’

Planning = realisatie werkt beter 

WZU Veluwe liet 4 van de 12 thuiszorgteams een pilot uitvoeren met ‘planning = realisatie’. ‘Bij die teams plannen we de zorg van tevoren in waardoor de 5-minutenregistratie niet meer nodig is. Bij grote afwijkingen naar boven en naar beneden moeten we dan wel aanpassingen doen. Toch scheelt het enorm en onze medewerkers zijn heel enthousiast. Vooral omdat de coördinerende taken ook worden ingepland. De andere teams gaan we ook begeleiden om over te gaan. Een maand lang vragen we de zorgmedewerkers mutatieformulieren in te vullen om in kaart te brengen wanneer er meer of minder zorg nodig is. Na een maand hebben we dan een beeld en is dat niet meer nodig.’ 

Halfjaarlijkse risicosignalering

WZU Veluwe ging daarnaast aan de slag met de risicosignalering: ‘Dit deden we structureel elk half jaar. Terwijl: onze zorgmedewerkers leveren zorg en signaleren daarbij al automatisch. Gewoon omdat dit onderdeel is van hun vakgebied. Als een zorgmedewerker beginnende decubitus of uitdroging constateert, wordt dat in het zorgplan geregistreerd. Dan is zo’n halfjaarlijkse registratie eigenlijk overbodig. ‘

Afschaffing snel geregeld

De afschaffing van de halfjaarlijkse risicosignalering ging vrij makkelijk. Jansen: ‘Na het volgen van de schrapsessie, hebben we deze registratie met meerdere wijkverpleegkundigen binnen de organisatie besproken. Zij konden goed uitleggen dat dit element al voldoende in Omaha zit verwerkt en geborgd is. Vervolgens heb ik dit besproken met de zorgmanager. We hebben toen een datum gesteld wanneer we ermee zouden stoppen.’

Arbocheck

Het schrappen van overbodige structurele registraties kon WZU Veluwe ook toepassen bij de Arbocheck: ‘Deze registratie is bedoeld om medewerkers te beschermen en voeren we nog wel uit als een cliënt in de zorg komt. Je wilt dan wel dat er bijvoorbeeld een zeeppompje staat en er een schone handdoek is. Maar daarna houden zorgmedewerkers hier zelf al rekening mee. Als iemand bedlederig wordt, dan weten zij zelf wel dat ze een laagbed moeten regelen. Ze gaan dan niet wachten tot ze een Arbocheck hebben gedaan.’ Het afschaffen van de structurele Arbocheck verliep bij WZU Veluwe op dezelfde manier als bij de halfjaarlijkse risicosignalering.

Tips om registraties af te schaffen 

Clementine Jansen heeft de volgende tips voor andere zorgorganisaties:

  • Heb meer vertrouwen in de eigen medewerkers.
  • Probeer bij de aanpak van registratielasten niet alles tegelijk willen doen. U kunt beter team voor team beginnen.
  • Het werkt tenslotte goed om met de juiste mensen regelmatig om tafel zitten. Jansen: 'Zo hebben wij frequent overlegd met de zorgmanager en de controller om de 'planning = realisatie' in te voeren.’

Meer informatie? Neem contact op met:

ElseSenior Adviseur
Else
Stapersma
Senior Adviseur e.stapersma@vilans.nl 06 22 81 07 16
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl