Regeldruk duurzaam oplossen in [Ont]Regel-labs

‘Wij dekken ons in voor audits en de inspectie. Door de vele lijstjes gaan we op de automatische piloot werken en denken we zelf minder na. Een incident melden voelt als falen.’ Een greep uit de eerlijke en open uitkomsten die tijdens de eerste bijeenkomst van de [Ont]Regel-labs naar boven kwamen toen het ging over de problemen rondom het ervaren van regeldruk. De visgraatmethodiek was hierbij praktisch en effectief.

Zorgthema’s in 4 labs

In totaal nemen 15 gemotiveerde zorgaanbieders deel aan de 4 [Ont]Regel-labs vanuit het programma [Ont]Regel de Langdurige Zorg, een experimenteerruimte om tot nieuwe oplossingen voor regeldruk te komen. Ieder lab heeft een eigen inhoudelijk zorgthema: ECD (Elektronisch CliëntenDossier), zorgplan, incidenten melden en HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points, een risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen).

[Ont]Regel-labs

Per [Ont]Regel-lab vinden 6 digitale bijeenkomsten plaats met een divers team (zorgmedewerkers, kwaliteits-/beleidsmedewerker, manager/leidinggevende) vanuit de zorgaanbieder. Tijdens de eerste bijeenkomst hebben we dieperliggende oorzaken van regeldruk blootgelegd als basis om tot een duurzame oplossing te komen.

Het schrappen van regels is namelijk een goed begin. Maar alleen regels schrappen is een vorm van symptoombestrijding; dan valt er links een regel weg en komen er rechts 2 bij. Daarom is het van belang eerst een stap terug te doen om vervolgens 2 stappen vooruit te kunnen zetten. We hebben daarbij de visgraatmethodiek gebruikt, waarin iemand 5 keer de waarom-vraag stelt.

• Lees over de visgraatmethodiek

Eerste bijeenkomst: dieperliggende oorzaken blootgelegd

Tijdens de eerste bijeenkomst blijken de dieperliggende oorzaken van regeldruk in alle [Ont]Regel-labs voor te komen, zoals het gebrek aan vertrouwen. Zie ook het eerder gepubliceerde rapport over oorzaken van regeldruk. Per oorzaak delen we 1 of meer specifieke voorbeelden vanuit de [Ont]Regel-labs.

1. Nut en noodzaak van regels worden verschillend ervaren

Achter de computer zitten, bijvoorbeeld voor een zorgplan, voelt als geen (goede) zorg leveren. Soms blijkt het zorgplan ook daadwerkelijk een administratieve handeling achteraf te zijn in plaats van een actueel document dat op heldere wijze bijdraagt aan het leveren van persoonsgerichte zorg.

Bij de HACCP is er onduidelijkheid over het toepassen van de (juiste) hygiënemaatregel. Vooral bij de bereiding van eten ervaren medewerkers dat de maatregelen niet aansluiten op de praktijk, waardoor het gevoel van regeldruk ontstaat. De motivatie om het echt te willen weten ontbreekt vaak.

2. Werkprocessen zijn niet efficiënt

Het systeem van incidenten melden is soms erg complex vanwege de hoeveelheid vragen. Een koppeling ontbreekt tussen het zorgplan en het systeem van incidenten melden, waardoor zorgmedewerkers dezelfde informatie op meerdere plekken moeten invullen. Dat werkt niet motiverend en geeft een gevoel van extra administratieve lasten.

Ook het zorgplan wordt steeds complexer door de verschillende belangen van de diverse zorgverleners. Zo ontstaan meerdere deelplannen met eigen lijstjes en evaluatiecycli. Dat komt door soms te weinig methodisch inzicht en samenwerkingsafspraken, en het gevoel het ‘goede’ werk te moeten aantonen.

3. Er is een gebrek aan vertrouwen in elkaar

Bij het registreren om het registreren in het ECD, bleek de achterliggende oorzaak te zitten in het indekken voor audits en inspectie. Dit gedrag heeft zijn oorsprong in vervelende ervaringen in het verleden.

Ook het melden van incidenten ervaren medewerkers als spannend door negatieve ervaringen in het verleden binnen de organisatie. Het voelt voor hen als falen en medewerkers schamen zich om een incident te moeten melden.

4. Regels worden onvoldoende ter discussie gesteld

Door de vele lijstjes vanuit het zorgplan werken medewerkers steeds meer op de automatische piloot, waardoor ze mogelijk zelf minder gaan nadenken. Alles bijhouden en invullen staat voorop om ‘maar goed te werken’, in plaats van naar de cliëntsituatie kijken en nadenken wat er anders en beter kan.

Door Saskia Baardman