Else Stapersma

Else Stapersma

Registraties bieden ook houvast

Het onderwerp registratielasten leeft. We willen meer tijd voor zorg en minder papierwerk. Hoe ga je daarmee om? En registreren we echt zo veel? In gesprek met Mark van IJzendoorn, coördinator kwaliteit, en Hettie Bierlee, medewerker kwaliteit, bij Triade, blijkt dat het niet altijd zo slecht gesteld is met de ervaren registratielast.

28-08-2017

‘In de wandelgangen hoor je wel eens we moeten zoveel registreren. Dit soort signalen moet je serieus nemen.’ vertelt Mark. ‘Ik wilde weten in hoeverre er bij ons registratielast ervaren wordt, en hoe we dat kunnen verminderen. Else Stapersma, adviseur kwaliteit bij Vilans, tipte mij op de handreiking met een overzicht wettelijke verplichte registraties voor begeleiders uit de gehandicaptenzorg en de ouderenzorg. Daar wilden wij ook mee aan de slag.’

Registraties bieden ook houvast

Regelarm registreren

Hettie: ‘We zijn het project Regelarm registreren gestart. We hebben geïnventariseerd bij collega’s wat zij registreren. Een aantal van die registraties wilden we afschaffen. Bijvoorbeeld de checklist veiligheid op locatie, die de koelkasttemperaturen bijhoudt. Maar collega’s gaven aan dat ze de checklist toch wel prettig vinden. Van dat vinkje zetten wordt men niet heel blij, maar de lijst werkt als een geheugensteun. Soms geeft een registratie overzicht en houvast.’ Daarnaast hebben locaties bepaalde registraties zelf in het leven geroepen, volgens Mark, zoals de ov-chipkaartlijst. ‘Daar hebben we kritische vragen over gesteld. Toch bleken de meeste registraties wel belangrijk om te behouden.’

Bewuste keuze voor registraties

‘Voor de medewerkers is er niet zoveel veranderd omdat we maar weinig registraties van de lijst konden halen. Dit komt waarschijnlijk doordat we een tijdje geleden ons hele kwaliteitssysteem onder de loep hebben genomen. We zijn zuinig met formulieren, registraties en procedures. Dat werpt zijn vruchten af. Desondanks hebben we wel bewustwording over registraties gecreëerd bij collega’s’, vertelt Hettie. ‘We maken nu een lijst met de verplichte registraties, daarbij komt ook het overzicht van Vilans goed van pas. Daar voegen we de registraties aan toe die locaties zelf belangrijk vinden om te behouden. Zo is het voor iedereen duidelijk waarom we registreren en welke registraties wettelijk verplicht zijn. Het moet een bewuste keuze zijn waarom we iets wel of niet doen.’

Genoeg tijd voor de cliënt

En hoe ervaart de cliënt de registratie(last)? Mark: ‘Uit het medewerkersonderzoek kwam naar voren dat collega’s soms ervaren dat ze niet voldoende tijd hebben voor de cliënt. De cliënt zelf gaf echter aan dat ze genoeg tijd krijgt van de zorg. Dit bleek uit het cliëntonderzoek. Mijn advies luidt: kijk en luister naar de vraag van de cliënt en sluit daar op aan.’

Maak van onnodig registreren geen gewoonte

‘Registraties worden vaak een gewoonte.’ vertelt Mark. ‘Een mooi voorbeeld hiervan is de ontlastingslijst. Wanneer een arts een behandeling start, vraagt hij of de locatie kan bijhouden hoe vaak de cliënt naar het toilet gaat. Dat is voor de arts belangrijke informatie, maar soms blijf je de lijst jarenlang bijhouden terwijl het probleem al is opgelost. Daarom is het belangrijk om regelmatig na te gaan of een registratie nog steeds zinvol is. Maak van onnodig registreren geen gewoonte!’

Tips van Mark en Hettie om te werken aan minder registratielasten:

  • In het kwaliteitskader Ghz moet elk zorgteam jaarlijks reflecteren op hun werk. Gebruik dat moment om te kijken wat je als team registreert, en in hoeverre dat nodig is.
  • Zorg dat jij en je collega’s weten waarom je iets registreert. Dan voelt een registratie veel minder als ‘last’.
  • Er wordt vaak gezegd: het moet van de inspectie. Maar de IGZ geeft je geen blauwdrukken in hoe er gewerkt moet worden. De inspectie houdt toezicht op of er gewerkt wordt volgens de veldnormen die zijn opgesteld door partijen in het veld en wetgeving. Zij stelt de wetten en veldnormen dus niet zelf vast. Bepaalde zaken moet je op orde hebben, dat is wat anders dan een lijst bijhouden.
  • Het is goed dat er veel aandacht is voor registratielasten maar het is misschien ook een beleving. Je ‘hoort het druk te hebben’. Als je vervolgens in de media hoort dat registraties een probleem zijn dan ga je daar wellicht makkelijker in mee. Kijk als team daarom kritisch naar de registraties die je doet, en hoe je er zelf mee kunt werken.

Zelf registratielasten verminderen

Wilt u net als Triade onnodige registraties in kaart brengen en snel terugdringen? Wij helpen daarbij. Bekijk de publicatie Werk aan kwaliteit van zorg. Of bekijk de toolkit Minder papier, meer tijd voor zorg.

Meer informatie over registratielasten

Meer informatie? Neem contact op met:

ElseSenior Adviseur
Else
Stapersma
Senior Adviseur e.stapersma@vilans.nl 06 22 81 07 16
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl