Visgraatmethodiek laat kern van regeldrukproblemen zien

De visgraatmethodiek is een effectieve manier als u de dieperliggende oorzaken van een kernprobleem wil achterhalen. Hoe werkt de visgraatmethodiek, wat levert het op en hoe kunt u deze in uw eigen organisatie toepassen?

Duurzame oplossing

In de [Ont]Regel-labs, een experimenteerruimte om tot nieuwe oplossingen voor regeldruk te komen, hebben we gebruik gemaakt van de visgraatmethodiek. Doel is om tot een duurzame oplossing te komen. Ontdek de stappen van deze methode met dit voorbeeld uit het [Ont]Regel-lab ECD:

1. Stel een team samen van zorgmedewerkers, een kwaliteits-/beleidsmedewerker en een manager of leidinggevende. Een dergelijk gemêleerd team biedt vanuit verschillende invalshoeken input. Bovendien heeft u zo degenen aan tafel die regeldruk ervaren en het mandaat voor beslissingen hebben.
2. Als facilitator doorloopt iemand buiten het team het proces van de visgraatmethodiek. Dit kan een medewerker in de organisatie zijn, of u kunt een externe persoon vragen, bijvoorbeeld uit een andere zorgorganisatie. Het voordeel van een extern persoon is dat deze andere vragen stelt. En de waan van de dag blijft gemakkelijker buiten het proces.
3. Samen stelt u het belangrijkste probleem vast dat u wilt onderzoeken. Dat zet u in de kop van de visgraat. Binnen het [Ont]Regel-lab ECD ging het team aan de gang met het probleem: ‘Er is geen samenhang in alle documenten in het ECD’.
4. Vervolgens brainstormt de facilitator samen met het team over mogelijke oorzaken.
5. De facilitator stelt bij iedere relevante oorzaak 5 keer de waarom-vraag aan de groep. Op die manier ontstaan 5 niveaus die iedere keer een laag dieper gaan om tot de kern te komen. Hoe werkt de waarom-vraag? Een voorbeeld:

1. Waarom is er geen samenhang tussen de documenten in het ECD? Omdat zorgprofessionals registreren om het registreren.

2. Waarom doen ze dat?

Ze denken niet meer zelf na over wat er anders of beter kan.

3. Waarom denken ze daar zelf niet meer over na? De regels zijn al uit den treure uitgewerkt, dus zelf nadenken is niet meer nodig.

4. Waarom is het zelf nadenken niet meer nodig? Ze dekken zich op die manier in voor audits en een inspectie.

5. Waarom dekken ze zich in? Ze hebben in het verleden negatieve ervaringen opgedaan.

De oorzaken van het probleem voor het ECD deelt het team vervolgens in in verschillende categorieën:

• Systeem: oorzaken die liggen in het functioneren van systemen of apparaten.
• Management: oorzaken gelegen in het management of het beleid.
• Kennis en scholing: oorzaken die liggen bij het gebrek aan kennis of informatie.
• Processen: oorzaken gelegen in de werkmethode of de procedures.
• Medewerker/mens: oorzaken waaraan het menselijk handelen ten grondslag ligt.

Indeling in clusters

In dit voorbeeld valt de oorzaak in het cluster ‘medewerker/mens’ omdat het gaat over gedrag. De oplossing ligt in hoe de zorgprofessionals de negatieve ervaringen uit het verleden niet meer als uitgangspunt zullen nemen. Andere antwoorden van de teamleden op de centrale vraag kunnen weer in andere clusters vallen. Bekijk hiervoor de illustratie. U kunt ook van de clusters afwijken en een andere indeling kiezen.

Bent u benieuwd wat de visgraatmethodiek in uw organisatie boven water kan krijgen?

Ga er zelf mee aan de slag of neem voor vragen contact met ons op door een mail te sturen naar minderregeldruk@vilans.nl.

Meer informatie? Ga naar de website van Scribbr. Hier kunt u ook het visgraatdiagram downloaden.

Tip: Doe de visgraatmethodiek digitaal

De visgraatmethodiek is ook goed online uit te voeren met applicaties om digitaal post-its te plakken, zoals Mural. Deze applicatie heeft ook een visgraat (fishbone) template en een webconferentietool.