Lotte Bergen

Lotte Bergen

Wat betekent afschaffing 5-minutenregistratie voor het ECD?

Sinds 1 januari 2019 is de 5-minutenregistratie niet meer verplicht voor de wijkverpleging. Dit hebben zorgverzekeraars, zorgaanbieders, de Nederlandse Zorgautoriteit, VWS en V&VN afgesproken. Wat betekent dit voor de aanpassingen in het elektronisch cliëntdossier (ECD)? Wij vroegen het aan twee ECD-leveranciers.

15-03-2019

In het programma ‘(Ont)regel de langdurige zorg’ werken we in opdracht van het ministerie van VWS en sociale partners, samen aan minder regeldruk en meer tijd voor zorg. De succesvolle aanpak van registratielasten vraagt om een brede aanpak waarin alle relevante partijen worden betrokken. Zo vragen we onder andere ECD-leveranciers om mee te denken hoe de regeldruk verminderd kan worden.

Alternatief voor minutenregistratie

Hun rol is belangrijk bij het afschaffen van de 5-minutenregistratie. Want sinds 1 januari 2019 geldt ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ als alternatief voor de minutenregistratie. Met deze nieuwe werkwijze hoeven zorgmedewerkers geen handmatige minutenregistratie meer bij te houden per cliënt. In plaats daarvan vormen het zorgplan en de daarbij horende planning de basis voor het declareren. Alleen wanneer de totale tijd van die dag meer dan gebruikelijk afwijkt van de planning, wordt er extra tijd toegerekend aan cliënten.

In gesprek met de zorgverzekeraar

De vraag is hoe zorgorganisaties hierop kunnen inspelen. Gerben Roebersen, productmanager bij Mijn Caress: ‘Een aantal van onze klanten zijn al door een zorgverzekeraar benaderd om te experimenteren met een andere vorm van registreren. Wij kregen het verzoek om het systeem daarop aan te passen. Je kunt dus afwachten of een zorgverzekeraar vraagt om een andere vorm van declareren, maar je kunt natuurlijk ook zelf de zorgverzekeraar benaderen als je graag van de registratie af wilt. Wanneer zorgorganisaties willen experimenteren met een andere vorm van registreren is dat bij ons nu al mogelijk.’

Je kunt natuurlijk zelf de zorgverzekeraar benaderen als je graag van de registratie af wil.

Goed in kaart brengen

‘Ik zou medewerkers alvast gaan voorbereiden,’ adviseert Chantal van Ginkel, productmanager Zorg bij Unit4. ‘Zij moeten weten wat dit voor hen betekent. Zo is het met de nieuwe manier van registreren belangrijk om directe, indirecte, geplande en ongeplande zorg goed inzichtelijk te maken. Je wilt namelijk wel dat de ongeplande zorg ook betaald wordt. En het doorbellen van resultaten van een cliënt hoort daar bijvoorbeeld ook bij. Want als een zorgmedewerker dit niet doet, kan dat consequenties hebben voor een cliënt.’ 

Je wil dat de ongeplande zorg óók betaald wordt.

Onzekere factor

Roebersen: ‘Als leverancier proberen we zo dicht mogelijk op veranderingen in te spelen, maar er blijft ook altijd een factor van onzekerheid. We verwachten dat zorgverzekeraars met nieuwe richtlijnen en regels komen. Ik kan me bijvoorbeeld voorstellen dat de systemen nog geschikt gemaakt moeten worden om in euro’s in plaats van minuten te registreren.’

Gestandaardiseerde manier van werken

Ook Van Ginkel herkent deze factor van onzekerheid: ‘Om meer grip te krijgen, voeren we momenteel een impactanalyse uit. Dit doen we door onze klanten te interviewen over invloed, werkwijze, processen en systematiek. Ons systeem moet hierop nog worden aangepast, zodat een gestandaardiseerde manier van werken mogelijk wordt. Sommige organisaties nemen een heel pakket af: met software voor registratie, declaratie en facturatie. Als je dan één ding aanpast, heeft dit impact op de hele softwareomgeving.’

Een kwestie van vertrouwen

Toch gaat het om meer om het aanpassen van een systeem alleen. Van Ginkel: ‘We merken uit de interviews dat er ook een vertrouwenskwestie speelt. Voorheen moesten zorgmedewerkers tot de minuut hun werk duiden, dat gaat nu veranderen. Toch is het belangrijk dat medewerkers de ruimte krijgen om een goede invulling aan hun functie te geven. Alleen zo kunnen ze kwaliteit van zorg leveren.’ Ook Roebersen beaamt dit: ‘Ook als de eis is komen te vervallen, vinden sommige organisaties het toch fijn dat medewerkers verantwoorden hoe ze hun dag vullen. Dat loslaten vraagt ook om een stukje vertrouwen. Zorgorganisaties hebben dus zelf ook een verantwoordelijkheid in het afschaffen van de registratie.’

Sommige organisaties vinden het fijn dat medewerkers verantwoorden hoe ze hun dag vullen.

Extra kosten?

Tot slot is de vraag in hoeverre zorgorganisaties opdraaien voor de kosten. Roebersen: ‘De extra kosten worden geregeld via de licentiegelden binnen MijnCaress. Dit betekent dat het streven is om de aanpassingen binnen het abonnement te doen. Dit vraagt dan andere prioriteiten. In overleg kunnen de licentiegelden bijvoorbeeld ook verhoogd worden.’ Van Ginkel: ‘Het is onze verantwoordelijkheid dat we voldoen aan de wet- en regelgeving. Daarom streven we ernaar de kosten zoveel mogelijk te minimaliseren.’

Eerste stappen naar andere manier van registreren

Als zorgorganisatie kunt u nu al stappen kunt zetten om op een andere manier te registreren. Ga in gesprek met uw zorgverzekeraar en uw ECD-leverancier. En breng in kaart wat een nieuwe manier van registreren betekent voor uw organisatie. Ook kunt u breder aan de slag met de schrapsessies door (on)nodige registraties in de eigen organisaties op te ruimen.

Bekijk een overzicht van alle schrapsessies

Lees meer over het verminderen van regeldruk

Meer informatie? Neem contact op met:

LotteJunior adviseur
Lotte
Bergen
Junior adviseur l.bergen@vilans.nl 06 22 80 99 64
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl