Else Stapersma

Else Stapersma

Weg met onnodige lijstjes

‘Er gaat zoveel tijd verloren aan administratie, terwijl je die tijd veel beter kunt benutten,' vertelt Gerda Jong, teamcoach van 2 thuiszorgteams bij Wilgaerden. Tijd om het anders te gaan doen. In februari bezocht haar team de . Gerda Jong vertelt hoe zij nu werken aan het verminderen van de registratielasten.

19-06-2017

‘Het terugdringen van registratielasten is een belangrijk onderdeel van de zorgverlening. Vooral in de thuiszorg is het van belang  daar extra aandacht aan te besteden. Soms ben je wel 40% van je werk bezig met administratie. Kostbare tijd die we liever aan de cliënt besteden. Dit vormde een frustratiebron bij veel verzorgenden van Wilgaerden. We besloten daarom om deel te nemen aan de bijeenkomst om onnodige registraties op te ruimen of anders te organiseren. Praktisch aan de slag, een succes!’

Bijeenkomst minder papier, meer tijd voor zorg: een inspiratiebron

‘De bijeenkomst was inspirerend. In verschillende opdrachten breng je de registraties in beeld van je eigen organisatie. Daarna kijk je hoe andere organisaties het doen. Veel organisaties lopen tegen dezelfde knelpunten aan. Het is goed om van elkaar te horen en leren hoe daar mee om gegaan wordt.’

bijeenkomst minder papier meer tijd voor zorg

Lijstjes afschaffen

Zorgmedewerkers moeten zich aan veel regels houden. Regels van de inspectie, de organisatie of bedacht door het team zelf. ‘We maken veel lijstjes om het organisatorisch makkelijker te maken. Die lijstjes hangen op kantoor en andere ruimtes. Wij hebben een lijstje waarop we aangeven of de douche gespoeld is. Elke week wordt dit afgevinkt, terwijl we in onze outlook agenda ook aangeven dat we wekelijks de douche spoelen. Dan ga je je afvragen of die lijstjes wel nodig zijn. Tijdens de bijeenkomst sta je daar bij stil. Je spreekt met elkaar af dat je de taak doet. Het lijstje is afgeschaft.’

Rapporteren om het rapporteren

Na de bijeenkomst zijn de teams van Gerda Jong op kleine schaal gestart met het afbouwen van de onnodige registraties. Samen met verzorgenden en verpleegkundigen inventariseerden ze welke punten ze als eerst wilden oppakken en verbeteren. ‘We dachten, dat doen we even, maar het bleek niet zo gemakkelijk te gaan. Je hebt met een grote organisatie te maken en een kleine locatie kan van alles willen, maar de regels zijn nou eenmaal voor de hele organisatie gemaakt. Omdat we zo kleinschalig op onze eigen locatie bezig waren liepen we vast.

Toen hebben we een afspraak gemaakt met iemand van het managementteam. We hebben afgesproken dat we per verbeterpunt een voorstel neerleggen bij het managementteam. Dat werkte.’ Het eerste concrete punt wat het managementteam organisatie-breed gaat bespreken is het dagelijks verplicht rapporteren bij cliënten met een ZZP 4 of 5. Dit is een afspraak die 2 jaar terug ingevoerd is binnen de gehele organisatie. Rapporteren om het rapporteren terwijl er niets bijzonders aan de hand is, komt de kwaliteit van het rapporteren niet ten goede. We wachten nu op de terugkoppeling van het verbetervoorstel.’

Het resultaat registraties verminderen

‘Een aantal van onze eigen onnodige lijstjes hebben we op locatie afgeschaft. De medewerkers van onze locatie merken al dat ze minder moeten vastleggen.’ Het afbouwen van grotere registraties, die organisatie-breed zijn vastgelegd, kosten wat meer tijd. ‘We hebben meerdere punten om in de toekomst op te pakken en te verbeteren. We gaan hier stap voor stap verbetervoorstellen voor doen.’

3 tips van Gerda Jong

  • Je hebt meerdere lagen uit de organisatie nodig om de regels aan te passen en goed te keuren, anders bereik je alleen verandering op je eigen locatie.
  • Pak eerst de makkelijke punten aan zodat je snel succes bereikt. Dan krijg je inspiratie om verder te gaan.
  • Blijf kritisch: maak niet zomaar een nieuw lijstje of regel. Vraag jezelf af of een lijstje echt nodig is of dat je ook zonder registratie goed kan organiseren.

Zelf aan de slag met registraties terugdringen

Wilt u ook onnodige registraties in kaart brengen en snel terugdringen? We organiseren door het jaar heen meerdere bijeenkomsten. Mail Else Stapersma voor meer informatie: e.stapersma@vilans.nl.

Meer weten over registratielasten verminderen

Meer informatie? Neem contact op met:

ElseSenior Adviseur
Else
Stapersma
Senior Adviseur e.stapersma@vilans.nl 06 22 81 07 16
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl