Wouter van den Elsen

Wouter van den Elsen

Zorgfinancials over zorg ontregelen bij zorgaanbieder Philadelphia

Welk effect hebben financiële afdelingen op de regeldruk in de zorg? Fizi, de vereniging van en voor zorgfinancials, publiceerde in het januarinummer een artikel over [Ont]Regel de Langdurige Zorg (ORDLZ) in het verenigingsblad Fizier en gaf antwoord op deze vraag.

20-02-2020

Lees het hele artikel

Vilans voert het programma ORDLZ uit voor de langdurende zorg. In het Fizier-artikel wordt onder andere de casus Philadelphia besproken. Deze grote aanbieder van gehandicaptenzorg is op zoek naar andere manieren van verantwoorden. Meer gericht op kwalitatieve factoren in plaats van kwantitatieve (p maal q). Hoe scoren ze op cliënttevredenheid, hebben ze de juiste mensen in dienst met de juiste opleiding, wat komt er uit de inspecties van de IGJ en de klachtenregeling naar voren en hoe zit het met de medewerkerstevredenheid? Dat zijn de vragen waar de organisatie zich door wil laten leiden vanuit de overtuiging: als dat allemaal goed staat en je hebt ook een gezond financieel resultaat het een uitstekende basis is om te verantwoorden en hoef je minder te controleren. Philadelphia is nu aangehaakt bij het landelijke experiment/pilot Anders Verantwoorden in de Wlz en onderhoudt nauwe contacten het Ketenbureau i-Sociaal Domein, een uitvoeringsorganisatie van gemeenten en zorgaanbieders. Zij helpen bij het standaardiseren. Het idee is uiteindelijk te kiezen voor drie standaard-bekostigingsmodellen waar gemeentes op kunnen aanhaken. 

Minder controle, meer gebruik van data

Ook op andere plekken moet voortdurend ‘verantwoord’ worden, vooral door de managers. Denk aan het afsluiten van de kas of het goedkeuren van facturen. Processen die veel (kostbare) tijd vergen. Philadelphia onderzoekt nu of ze slim gebruik kunnen maken van data om die stap eruit te halen. Hun insteek: waarom moet een manager deze processen goedkeuren als je ook met een goede analyse kunt uitzoeken welke medewerker recht heeft op welke vergoeding? Achteraf wordt bekeken waar de verschillen zitten en hoe die te verklaren zijn. De organisatie wil uitgaan van vertrouwen en data gebruiken om uitzonderingen te achterhalen. Dat geldt ook voor de tijdregistratie. Die heb je nodig om je uren te verantwoorden, maar waarom zou dat iedere keer gecontroleerd en geaccordeerd moeten worden als je daar ook data voor kunt inzetten? 

Accepteren dat dingen soms misgaan

Philadelphia is binnen het secundaire nog maar net gestart met deze nieuwe insteek die veel meer uitgaat van vertrouwen in plaats van controleren. Het gaat om een andere manier van werken en een andere mindset. Vaak zijn financials of controllers geneigd problemen of vragen te lijf te gaan met nieuwe controles. Komen we te kort of lopen we een risico? Laten we dan een externe controller inhuren om de risico’s in kaart te brengen. Maar soms moet je accepteren dat dit soort dingen nu eenmaal gebeuren. Maak bespreekbaar waar het misgaat en onderzoek hoe het anders kan. Intern én extern. Zo onderzoekt Philadelphia ook of de declaraties kunnen vervallen. Voor veel cliënten krijgen ze een vast bedrag, toch moet ook voor deze groep iedere maand een declaratie naar het zorgkantoor. Wat gebeurt er als je achteraf beoordeelt of een cliënt in een bepaalde periode zorg ontving? Ze zijn daarvoor met twee zorgkantoren in gesprek. Uiteindelijk moet dit leiden tot een pilot van vijf jaar die landelijk uitgerold wordt. 

Less is more

Wat heeft een grote zorgorganisatie als Philadelphia nodig om zo’n verandering vorm te geven? In ieder geval gedreven mensen die in staat en bereid zijn dit continu onder de aandacht te brengen. Dat hoeft niet altijd een manager te zijn. Je wil juist mensen hebben die regel-arm omarmen en op de locatie laten zien wat dat betekent en wat het oplevert. Voor de medewerkers én voor cliënten. Zij moeten erin gaan geloven en erop vertrouwen dat het goed komt, ook als je niet voortdurend alles controleert. Houd de sturingsinformatie die je verzamelt simpel en denk na over het nut ervan. Less is more. De juiste informatie is veel belangrijker dan de hoeveelheid informatie. Nog een voorbeeld. Als cliënten de leeftijd van 18 jaar bereiken, krijgen ze vaak te maken met een andere vorm van financiering. Daar kun je een extra controle op zetten of je zorgt ervoor dat de manager de juiste informatie heeft en maakt hem of haar verantwoordelijk voor een tijdig en juist advies. Hij of zij kent de persoon om wie het gaat, dus wie zou dat beter kunnen? 

Kleine veranderingen, groot verschil

Lijstjes, regels en controles leveren niet altijd meer zekerheid op. Wat ze vaak wel opleveren is het gevoel: we doen iets niet goed. Of: we hoeven niet op te letten want het wordt toch nog een keer gecontroleerd. Philadelphia gaat uit van het principe: vrijheid + verantwoordelijkheid = zelfvertrouwen + vertrouwen in elkaar. Geef zorgprofessionals die vrijheid en verantwoordelijkheid, dan komt het vertrouwen vanzelf. Het merendeel van de mensen zit gewoon goed in elkaar en levert goed werk af. Kleine veranderingen kunnen al een enorm verschil maken en mensen inspireren. Het is de kunst om processen zo eenvoudig mogelijk in te richten en daar wordt iedereen uiteindelijk vrolijk van. Grote ingewikkelde trajecten zijn dan vaak niet nodig. En zeg ook eens gewoon nee tegen een gemeente of ga in ieder geval het gesprek aan over wat je precies doet en hoe het anders kan.

Meer informatie? Neem contact op met:

ElseSenior Adviseur
Else
Stapersma
Senior Adviseur e.stapersma@vilans.nl 06 22 81 07 16
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl