Acht tips om technologie niet te laten stranden

Nieuwe technologie komt in de gehandicaptenzorg te vaak niet verder dan de pilotfase. Hoe realiseer jij als projectleider of IT-manager wel een implementatie met duurzaam succes? Tijdens de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg 2019-2022 is dit voor je uitgezocht. Acht tips.

Voor projectleiders vanuit de zorg en IT-managers

1 Zie technologie niet als een doel maar als een middel

Sluit met technologie altijd aan op doelen die de organisatie wil bereiken, bijvoorbeeld betere zorg voor cliënten of efficiënter werken. Technologie moet de visie op zorg of organisatie dienen. Kies voor technologie op basis van de impact op die doelen. Dit zorgt voor focus en draagvlak en voorkomt dat het project strandt.  

2 Doe het altijd met cliënten, naasten en zorgmedewerkers

Zonder samenwerking met cliënten, naasten en zorgmedewerkers is een duurzame implementatie van technologie onmogelijk. Verzeker je van hun inbreng gedurende het totale traject.

3 Betrek diverse disciplines

Werk met een multidisciplinair projectteam, bij voorkeur met een ervaren projectmanager aan het roer. Kijk verder dan dit team en de directe collega’s van jouw afdeling. Breng vooraf iedereen in kaart die je voor het slagen van de innovatie nodig hebt. Betrek zoveel mogelijk relevante collega’s in de keten: Raad van Bestuur, financiën, personeelszaken en zorgprofessionals. Zorg ervoor dat hun rollen en verantwoordelijkheden in het implementatietraject duidelijk zijn.

4 Zorg voor voldoende tijd en budget voor een stapsgewijze implementatie

Implementatie van technologie vraagt tijd en aandacht vanwege de ingrijpende veranderingen die nodig zijn, bijvoorbeeld van werkwijzen. Ga vooraf na wat er aan financiën, ICT en ondersteuning nodig is om te implementeren en, bij gebleken succes, op te schalen. Regel bij de bestuurder of directeur vooraf budget en tijd om de technologie stap voor stap in de organisatie in te voeren. Zorg ervoor dat zorgpersoneel voldoende tijd krijgt om te leren werken met de technologie en nieuwe processen.

5 Werk planmatig en projectmatig

Planmatig en projectmatig werken is essentieel. Een gestructureerde en gedisciplineerde aanpak voorkomt dat je essentiële zaken over het hoofd ziet. Een goed gereedschap hiervoor is de tijdens de Innovatie-impuls ontwikkelde Innovatie-Route. Daarmee weet jij zeker dat je aan kritische randvoorwaarden voldoet, zoals: werken in lijn met de visie, afspraken over rollen, digitale vaardigheden van medewerkers, goede ICT-infrastructuur, beleid op data en voldoende financiering. Een succesvolle invoering van technologie staat of valt bij de kwaliteit van de implementatie.

6 Herontwerp het zorgproces

Probeer geen technologie toe te voegen, maar herontwerp het hele zorgproces, samen met de professionals en cliënten. Zorg ervoor dat de technologie meteen bij het begin van de implementatie gebruiksvriendelijk is en stabiel. Daarmee voorkom je dat zorgcollega’s en cliënten het vertrouwen en enthousiasme verliezen.

7 Durf buiten de eigen muren te kijken

Technologie inkopen is een vak apart, omdat kennis over wat je koopt meestal ontbreekt. Stel daarom de juiste vragen aan de aanbieder (met behulp van de Innovatie-Route) en steek je licht op bij collega-zorgaanbieders die al ervaring hebben met vergelijkbare technologie. Blijf ook na de inkoopkeuze contact houden met externen en leverancier. Zij kunnen helpen bij het zetten van de juiste stappen in de implementatie en het geven van trainingen aan zorgcollega’s. 

Les 8: Onderzoek en communiceer transparant

Ga via onderzoek na of de technologie de zorg- en organisatiedoelen bereikt die jullie je hebben gesteld. Communiceer, vier en deel de inzichten.

Geleerde lessen en ervaringen 

Lees alle geleerde lessen, ervaringen en onderzoeksresultaten in de eindrapportage Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg van Volwaardig leven. Bekijk hier de Innovatie-Route.