Mijzo schaft zorgovereenkomst af: ‘Meer tijd voor zorg’

Zorgorganisatie Mijzo besloot per 1 juli 2022 de zorgovereenkomst af te schaffen. Dat betekent soms tot wel een half uur tijdswinst per cliënt. Hoe zijn ze tot dit besluit gekomen? Wat is hun aanpak geweest? En wat heeft het opgeleverd?

Mijzo is in januari 2021 ontstaan vanuit een fusie. Petra Peters, teammanager van Mijn Zorgadvies – een team met zorgadviseurs en administratief medewerkers, kreeg de opdracht de werkprocessen opnieuw vorm te geven. Samen met haar team en beleidsadviseur Renée Hulst ging ze aan de slag.

Samenvoegen werkprocessen

‘Als fusieorganisatie moeten we procedures en protocollen samenvoegen’, legt Renée uit. ‘We kijken daarbij wat waarde toevoegt aan ons proces, de medewerkers en de cliënt. En we vragen ons af waarom we doen wat we doen. Vaak blijven we iets doen omdat het ooit zo is bedacht, niet omdat het (nog) handig is of iets oplevert.'

Uitzoeken wat werkt

Renée vervolgt: ‘Voor de zorgovereenkomst hebben we eerst een aantal zaken onderzocht: Wat zijn onze verplichtingen? Waar liggen kansen? Vervolgens hebben we een voorstel geschreven voor een pilot, om te ondervinden wat wel of niet werkt. Op een A4 hebben we het verwachte resultaat gezet, welke risico’s kunnen ontstaan en hoe we het resultaat kunnen meten. En als het niet zou lukken, hadden we het tenminste geprobeerd. Dat lef om dingen uit te proberen past helemaal bij Mijzo.’

‘Het bestuur en de teammanagers waren enthousiast over het voorstel’, zegt Petra, ‘en ze gingen akkoord. Daarna hebben we het voorstel verder uitgewerkt. Met de afdeling Planning & control spraken we over de mogelijke risico’s.’

Mondelinge toestemming voldoende

In 2018 hoorde Renée al vanuit ActiZ dat een zorgovereenkomst niet meer verplicht is. ‘Intern ging het vooral over het kunnen aantonen van het akkoord van de cliënt op de voorwaarden, omdat je nu eenmaal een behandelovereenkomst hebt. Er staat alleen nergens in de wet dat dit een schriftelijke overeenkomst moet zijn. Als een cliënt bij ons komt met een zorgvraag en wij geven aan wat we kunnen bieden, is mondelinge toestemming voldoende. Net zoals dat bij de huisarts of in het ziekenhuis gebeurt.’

Juridisch regelen

‘We hebben een brief opgesteld’, vertelt Renée. ‘Hierin heten we de cliënt welkom bij Mijzo en wijzen we diegene op de algemene voorwaarden en de bijzondere module die geldt. Het is namelijk verplicht om cliënten hierover te informeren. Uiteraard moet alles juridisch goed geregeld zijn met de zorgverzekeraar en accountant.’

‘De welkomstbrief met de algemene voorwaarden naar de cliënt mailen is voldoende’, voegt Petra toe. ‘Vervolgens gaat de brief in het ECD, waar de cliënt deze kan terugvinden. Op de website van ActiZ staat stap voor stap uitgelegd hoe je de behandelovereenkomst van toepassing verklaart.’

Administratieve lasten

Binnen Mijzo is gestart met een pilot bij de geriatrische revalidatie. ‘We hebben eerst gekeken hoeveel tijd de zorgovereenkomst de medewerkers kost’, zegt Renée. ‘Het bleek soms een half uur per revalidant te kosten om de zorgovereenkomst opgemaakt en ondertekend in het dossier te krijgen. Met 145 revalidatieplekken en een gemiddelde ligduur van 34 dagen loopt dat snel op.’

Minder tijd kwijt

Vooraf en achteraf heeft Mijzo een enquête uitgezet onder de zorgmedewerkers en zorgadvies: hoeveel tijd kost de zorgovereenkomst je en hoeveel administratieve last ervaar je? Resultaat: afname in tijd en in ervaren administratieve last. Zorgmedewerkers zijn er nu geen tijd meer aan kwijt en administratief medewerkers ongeveer 10 tot 20 minuten per cliënt. Zij houden de in- en uitstroom van cliënten bij en doen de opmaak en verzending van de welkomstbrief. Met de komst van één ECD voor de hele organisatie zal dit proces nog efficiënter worden.

Christel Dominicus is persoonlijk begeleider op een afdeling voor mensen met dementie. Zij licht toe: ‘We moesten soms meerdere keren bellen of mailen om de overeenkomst ondertekend te krijgen. Het  kostte veel tijd om hier achteraan te gaan. Iedereen had er veel werk aan.’

‘Het is heel fijn dat we hier geen werk meer aan hebben’, vindt Christel. ‘Die tijd kunnen we besteden aan de mensen hier, aan hun kwaliteit van leven.’ Petra vult aan: ‘Na de pilot hebben we de zorgovereenkomst ook in de rest van de organisatie afgeschaft.’

Gewend aan je werkwijze

‘Tijdens het project was het eigenlijk het lastigst om elkaar intern te vinden’, vervolgt Petra. ‘Als fusieorganisatie moet iedereen de weg opnieuw vinden. Dan is het belangrijk om met aandacht en een open houding naar elkaar te luisteren. Iedereen is gewend aan zijn eigen werkwijze. Begrip hebben voor wat de ander wenst, of nodig heeft voor zijn rol is belangrijk.’

Slopen wat overbodig is

‘Het schrappen van administratieve last levert onze medewerkers ruimte op om te doen waar het om draait’, zegt Renée. ‘Dat geldt niet alleen voor de zorgovereenkomst. Binnen Mijzo hebben we het slopersteam opgericht dat zich bezighoudt met het ontregelen van de zorg, verminderen van administratieve last en efficiënter inrichten van processen. We werken echt aan het gedachtegoed “van regels naar relaties”. Slopen wat overbodig is en doen waar het om draait!’

Inspiratie voor andere zorgorganisaties

‘Naar aanleiding van het bericht op social media over het afschaffen van de zorgovereenkomst binnen Mijzo, kregen we enorm veel reacties’, zegt Petra. ‘Andere zorgorganisaties willen graag weten wat voor ons de aanleiding was, hoe we het hebben aangepakt en wat eventueel de juridische consequenties zijn. Dat was reden voor ons om een webinar te organiseren over dit onderwerp. Zo kunnen we als zorgorganisaties elkaar inspireren en van elkaar leren.’

• Dit webinar is inmiddels geweest. Wil je een opname zien, dan kun je die aanvragen via mijnzorgadvies@mijzo.nl

Zelf processen veranderen?

Lees deze tips van Mijzo:

• Denk je dat een proces anders kan? Zoek medestanders en trek aan de bel, ongeacht je rol. Ook als de tijd nog niet rijp is, blijf het benoemen. Het juiste moment komt.
• Zorg dat je elkaar intern vindt: heb begrip voor elkaars rol en leg alles goed uit. Je hebt elkaar nodig om te ontregelen. Samen weet je meer.
• Blijf vragen waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, waarom het gevraagd wordt, ook aan partijen zoals zorgverzekeraars.
• Realiseer je dat het geven en nemen is. Kom elkaar als collega’s tegemoet en leer van fouten. Het belangrijkste is dat je het gaat doen!

Bron

Zorg voor Beter