Bespaart spraakgestuurd rapporteren echt tijd? Overwegingen en nuances
Gepubliceerd op: 14-03-2024
Als je er een aantal snelle zoekresultaten op het internet op naleest, lijkt spraakgestuurd rapporteren zeker tijd te besparen. Zorgorganisaties hebben de laatste tijd veel aandacht voor deze nieuwe manier van rapporteren en de eerste ervaringen worden al door koplopers gedeeld. Maar wat is spraakgestuurd rapporteren precies en wat kun je ermee? Welke potentiële voordelen biedt het, naast tijdbesparing? En waar moet je rekening mee houden? Op basis van gesprekken die tijdens een verkenning zijn gevoerd met gebruikers, projectleiders en ontwikkelaars geven wij onze kijk hierop.
Potentie van spraakgestuurd rapporteren
Onlangs deden we vanuit Vilans een verkenning naar de eerste ervaringen met spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. Hieruit blijkt dat de daadwerkelijk behaalde tijdbesparing vaak nog niet helemaal duidelijk is. Bovendien hangt de tijdbesparing sterk af van hoe het zorgproces eruitziet.
Daarnaast blijkt een aantal andere effecten van spraakgestuurd rapporteren minstens zo belangrijk als tijdbesparing. De cliënt kan bijvoorbeeld direct horen wat de zorgverlener rapporteert, doordat het rapporteren hardop gebeurt. Cliënten kunnen zo bijdragen aan het rapporteren door de zorgverlener aan te vullen. Dit geeft een cliënt meer regie bij het eigen zorgproces. Ook worden feitelijke onjuistheden sneller opgemerkt. Dit kan de kwaliteit van de rapportage verbeteren.
De kwaliteit van de rapportageteksten kan ook stijgen doordat de software automatisch tekst bewerkt en helpt bij het schrijven. Zo kun je rapportages taalkundig verbeteren. En dat biedt bijvoorbeeld ook weer kansen voor verdere patroonanalyse door algoritmen.
Verder laat de stap naar spraakgestuurd rapporteren bij verschillende organisaties zien dat er ook forse verbeteringen mogelijk of wenselijk zijn in het rapporteren zelf.
Hoe werkt spraakgestuurd rapporteren?
Bij spraakgestuurd rapporteren zet de technologie wat de zorgverlener zegt, automatisch om in tekst. De technologie zet de tekst ook in het elektronisch cliëntendossier (ECD). Bestaande toepassingen voor spraakgestuurd rapporteren kunnen vaktermen uit de zorg herkennen en automatisch de tekst bewerken. Of ze doen suggesties als schrijfhulp.
Van spraakgestuurd rapporteren naar slimmer rapporteren: een bredere beweging
Eerste ervaringen uit de praktijk laten zien dat spraakgestuurd rapporteren geen kwestie is van 'plug-and-play'. De onderliggende technologie voor spraakgestuurd rapporteren lijkt al ver ontwikkeld. Maar in de praktijk blijkt dat er grote uitdagingen gepaard gaan met het implementeren ervan. Neem bijvoorbeeld het inpassen van deze manier van werken in werkprocessen.
In feite maakt de stap richting spraakgestuurd rapporteren bij organisaties duidelijk dat er een wens en noodzaak is om het proces van rapporteren en zorgverlening te verbeteren. Bij sommige organisaties blijkt het bijvoorbeeld mogelijk om beter, korter of op een ander moment te rapporteren. Of er komt naar voren dat voor medewerkers niet of onvoldoende duidelijk is wat relevant is om te rapporteren.
Als organisaties met spraakgestuurd rapporteren aan de slag gaan, geeft hun dit inzicht in het doel, het proces en de kwaliteit van rapportages binnen hun organisatie. En binnen systemen zoals het ECD.
Aanleiding voor proces rapporteren onder de loep nemen
Spraakgestuurd rapporteren is dus geen allesomvattende oplossing voor het verbeteren van het rapportageproces. Het kan echter zeker een deel van de oplossing zijn. Wij moedigen organisaties dan ook aan om wel degelijk aan de slag te gaan met spraakgestuurd rapporteren. Wel is het belangrijk dat ook de overige stappen van het zorgproces op orde zijn. En dat de organisatie ook bereid is om in bredere zin een verandering met medewerkers aan te gaan.
Nieuwe technologische mogelijkheden zoals spraakgestuurd rapporteren kunnen mooie aanknopingspunten bieden om met medewerkers in gesprek te gaan: over de sterktes en de zwaktes van het rapporteren, over het gebruik van het ECD en over het zorgproces in bredere zin.
Over de eerste verkenning naar spraakgestuurd rapporteren
In 2023 deed Vilans een eerste verkenning naar ervaringen met spraakgestuurd rapporteren. Op basis van die verkenning kunnen we nog geen heldere uitspraken doen over de impact van spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. De impact lijkt namelijk sterk te kunnen verschillen afhankelijk van cliënt, medewerker en locatie.
Wel biedt de verkenning ons mooie aanknopingspunten voor vervolgonderzoek. Wat zijn de mogelijkheden en meerwaarde van spraakgestuurd rapporteren in verschillende contexten, zowel intramuraal als extramuraal? In welke context werkt het misschien niet?
Uit de verkenning kwam naar voren dat sommige cliënten en medewerkers weerstand bieden tegen deze manier van rapporteren. Hoe kom je tot een geslaagde implementatie? En welke risico’s en ethische implicaties zijn er naast de voordelen? Voor antwoorden op deze vragen is verder onderzoek nodig. Die antwoorden kunnen helpen om weloverwogen en op maat keuzes te maken over spraakgestuurd rapporteren.