Zo kom je tot een verantwoorde caseload

Van de deelnemers aan de workshop Verantwoorde caseload tijdens de Dag van de Wijkteams geeft 80 procent aan dat de caseload te veel is. 20 procent vindt die precies goed, niemand vindt de caseload te laag. Op de vraag waar deelnemers aan denken bij ‘verantwoorde’ caseload springt ‘balans’ het meest in het oog.

Hoeveel cliënten kan een jeugd- of sociaal wijkteam ondersteunen? Om antwoord te kunnen geven op die vraag, ontwikkelde Integraal Werken in de Wijk een denkkader. Professionals, beleidsmakers en bestuurders van wijkteams, jeugdteams en gemeenten spreken van daaruit met elkaar over een verantwoorde caseload. Het denkkader is doorontwikkeld tot een werkpakket, dat beschrijft hoe je in 3 stappen kunt toewerken naar een verantwoorde caseload. Tijdens de workshop presenteren Herma Ooms en Sandra Dahmen van Integraal Werken in de Wijk het werkpakket. Monique Tabbers en Mieke Leenaarts van de gemeente Waalwijk vertellen hoe zij met hulp van het werkpakket tot een verantwoorde caseload zijn gekomen.

In het denkkader kun je in 3 stappen komen tot een verantwoorde caseload:

1. Schets de situatie van jullie gemeente

Inventariseer hoe de gemeente eruit ziet, wat de zorgvraag is en breng belanghebbenden in kaart. Zorg ervoor dat je het management meeneemt, want er zit ook altijd een financiële kant aan het verhaal. Kijk goed naar wat het probleem is van de caseload.

In het voorbeeld van de gemeente Waalwijk zijn de 3 gebiedsteams gevraagd onderzoek te doen naar de kenmerken van die gebieden. Monique Tabbers: ‘Mensen vonden het leuk om daarmee aan de slag te gaan. Ze hebben in beeld gebracht hoeveel inwoners er in de gebieden zijn, de leeftijdscategorieën en de voorzieningen. In één gebied zijn er heel veel verpleeghuizen en veel Wmo-aanvragen. We hebben onze capaciteit daarop aangepast.’

2. Toewerken naar de bandbreedte voor de verantwoorde caseload

Bij deze stap bepaal je met elkaar de definities van caseload en casussen, wat de eigenlijke opdracht en bedoeling van het team is en welke factoren je moet meewegen bij het bepalen van de bandbreedte.

3. Implementeer en neem tijd om te leren

Bij deze stap maak je afspraken over de implementatie en evaluatie en implementeer je de nieuwe werkwijze. Gemakkelijker gezegd dan gedaan, ervaren ze in Waalwijk. Monique Tabbers: ‘We wilden het gesprek aangaan over de bandbreedte, maar we verzanden toch in een cijferdiscussie. Het is goed om de informatie even terug te halen, maar ga niet het hele proces opnieuw doen. Een volgende keer zouden we de bandbreedte presenteren en de vraag stellen hoe we die verantwoordelijkheid met elkaar gaan dragen. Delen we bijvoorbeeld één keer per week cijfers over de bandbreedte, hoe kijken we naar meewegende factoren, enzovoorts. Het gesprek is nog niet af, is eigenlijk nooit af. De caseload is een dynamisch en continu proces dat we met elkaar doormaken. Samen leren doen wat werkt!’

De ultieme tip? Mieke Leenaarts: ‘Denk vanuit de bedoeling. Neem die als uitgangspunt, maak de bedoeling leidend bij caseloadbepaling. Caseload is echt niet alleen een cijfer, door samen verantwoordelijk te zijn krijg je meer betrokkenheid van collega’s, meer duidelijkheid en eenduidigheid. Als teams er gezamenlijk aan werken, over denken en met elkaar over hebben, krijg je meer dialoog.’

Handreiking en werkpakket

Integraal Werken in de Wijk ontwikkelde een handreiking en een werkpakket om te komen tot een verantwoorde caseload.

De handreiking over het denkkader is een hulpmiddel om de caseload te bepalen van lokale (wijk)teams die past bij hun situatie.
Het werkpakket beschrijft hoe je in 3 stappen toewerkt naar een verantwoorde caseload.
Met behulp van een PowerPoint kunnen teams hun werkpakketactiviteiten om tot een verantwoorde caseload te komen systematisch en overzichtelijk bijhouden.