Privacyverklaring sollicitatiegegevens

Dit is de privacyverklaring van Stichting Vilans (hierna: Vilans). Vilans is de landelijke kennisorganisatie voor de langdurende zorg. Vilans onderzoekt, adviseert en deelt kennis over de langdurende zorg. In deze verklaring wordt beschreven hoe Vilans omgaat met de persoonsgegevens van sollicitanten.

Vilans is gevestigd aan de Churchilllaan 11, 3527 GV, in Utrecht. Vilans verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vilans vindt de persoonlijke levenssfeer belangrijk en gaat dan ook zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Vilans beschikt over een privacy officer die te bereiken is via privacy@vilans.nl.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen geven over een identificeerbare natuurlijke persoon. Vilans verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Verstrekt u de gegevens zelf aan Vilans, dan bent u zelf verantwoordelijk voor juistheid, relevantie en actualiteit hiervan.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die Vilans mogelijk verwerkt. Het kan in specifieke gevallen mogelijk zijn dat wij meer of andere gegevens verwerken.

• NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens.
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan.
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.
• Nationaliteit.
• Daarnaast verwerken wij soms gegevens in het kader van een pre-employment screening.

Als u ons een (open) sollicitatie stuurt zorg er dan voor dat de toegestuurde documenten geen informatie bevat die niet van belang is voor de sollicitatie. Voorbeelden hiervan zijn uw BSN of andere fraudegevoelige informatie. 

Doelen en grondslagen van de verwerking

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze werving- en selectieactiviteiten. Meer specifiek, uw persoonsgegevens verwerken wij onder meer met het doel om:

• Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met de vacature, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten van een assessment dat ingezet kan worden, een vooraf afgesproken referentiechecks, pre-employment screening, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven).
• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren en het mogelijk aangaan en afsluiten van een overeenkomst met u.

Voor bovenstaande doeleinden zijn verschillende grondslagen van toepassing. Het gaat om het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst, op basis van toestemming of het gerechtvaardigd belang van Vilans. 

Bewaartermijnen

Uw gegevens, cv en andere sollicitatiegegevens verwijderen wij binnen 6 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft aan Vilans dat wij uw gegevens langer mogen bewaren. In dat geval verwijderen wij uw gegevens na een jaar.

Delen van persoonsgegevens met derden

De sollicitatiegegevens worden gedeeld met de sollicitatiecommissie. Wordt u ingehuurd om namens Vilans bij een zorginstelling of andere instantie te gaan werken worden uw gegevens ook met hen gedeeld. Vormt een assessment/pre-employment screening een onderdeel van de sollicitatieprocedure dan worden uw gegevens, in overleg met u, gedeeld met een assessmentbureau/referenten.

Delen van persoonsgegevens met derden 

Het delen van persoonsgegevens met andere partijen vindt altijd volgens de privacy wet- en regelgeving plaats. Wanneer bijvoorbeeld gebruik gemaakt wordt van externe verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dit heeft in ieder geval betrekking op het beheer en onderhoud van de websites van Vilans, op de enquêtetool en de opslag van data. En wanneer er voor het organiseren van bijeenkomsten of congressen of voor het verwerken van onderzoeksgegevens gebruik gemaakt wordt van een extern bureau. Vilans zal uw V&VN en/of BIG-nummer doorgeven aan V&VN om uw accreditatiepunten te verkrijgen. Verder kan Vilans op basis van een gerechtelijk bevel of op grond van een wettelijke plicht uw persoonsgegevens aan derden ter beschikking stellen. Uw gegevens worden in principe binnen de Europese Unie verwerkt. Als de verwerking buiten Europa plaatsvindt worden er afspraken gemaakt, zodat er een passend beschermingsniveau is. 

Gebruik van cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op uw computer, tablet of mobiele telefoon plaatst op het moment dat u de website bezoekt. In deze cookies wordt informatie over uw websitebezoek opgeslagen. Met het plaatsen van cookies worden persoonsgegevens verwerkt, deze worden zo veel mogelijk geanonimiseerd.

Bij uw eerste bezoek aan een website van Vilans wordt u geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. 

Voor meer informatie verwijzen we u naar ons cookiebeleid, hier leest u ook meer over het blokkeren en verwijderen van cookies.

Privacyrechten

U kunt vragen om inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. U kunt vragen om deze gegevens te corrigeren of kunt bezwaar maken tegen de verwerking. In sommige gevallen kunt u uw toestemming intrekken of Vilans vragen om deze gegevens te verwijderen of over te dragen. Een verzoek kunt u sturen naar privacy@vilans.nl.

Ook kunt u hier terecht als u een klacht heeft over de naleving van deze privacyverklaring of u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt door Vilans.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kan Vilans u in het uiterste geval vragen om een identiteitsbewijs, een afschrift hiervan wordt na controle direct vernietigd. Vilans reageert zo snel mogelijk op uw verzoek, maar in elk geval binnen vier weken. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Beveiliging

Vilans neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit gebeurt o.a. door middel van een beveiligingsbeleid, door een geheimhoudingsclausule voor medewerkers, training van medewerkers en door gebruik te maken van beveiligde opslag en verbindingen. 
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als u aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact op met de privacy officer via privacy@vilans.nl.

Wijzigingen

Vilans behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele privacyverklaring is te vinden op www.vilans.nl.

Wij adviseren u regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Hebben de wijzigingen gevolgen voor de manier waarop Vilans persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via berichtgeving op onze website(s) en/of in nieuwsbrieven van Vilans.

Vragen

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen neemt u dan contact op met de privacy officer via privacy@vilans.nl.