6 tips voor minder regeldruk in het ECD

Het verminderen van registratielasten staat hoog op de agenda van zorgorganisatie Icare. Om gerichte stappen te kunnen zetten, namen ze deel aan de [Ont]Regel-labs Elektronisch CliëntenDossier (ECD) van Vilans. Wijkverpleegkundige Miranda Kroon en projectleider bedrijfsvoering Changuna Bijvank delen hun tips en ervaringen. ‘We hebben nu de missie en oplossingsrichtingen om op korte en lange termijn te blijven ontregelen!'

‘Samen met de collega’s zoeken we voortdurend naar mogelijkheden om de administratieve lasten te verlagen en de medewerkerstevredenheid te verhogen’, vertellen Bijvank en Kroon. Het verminderen van registratielasten staat al langer op de agenda van Icare. In 2012 deed de zorgorganisatie mee aan het landelijke Experiment Regelarme Instellingen (ERAI). Bij Icare kunnen medewerkers administratieve lasten melden via de zogenaamde ‘rode knop’ op intranet om te melden waar ze tegenaan lopen.'

‘Op LinkedIn zagen we de [Ont]Regel-labs voorbijkomen. We zagen direct een link met Icare. Op basis van onze ervaringen delen we graag onze tips’, zegt Bijvank. Het resultaat mocht er zijn: al tijdens het traject ging Icare ontregelen.

Foto: Icare Verpleging en Verzorging, april 2019

1. Krijg het kernprobleem helder

‘Bij de eerste sessie hadden we als stip op de horizon aangegeven dat we tijdens het [Ont]Regel-lab met de zorgovereenkomst aan de slag wilden. Vilans vroeg door om te achterhalen of dit werkelijk ons probleem was. Toen kwam het echte kernprobleem boven tafel: de zorgovereenkomst was een document geworden dat de cliënt en zorgprofessional niet meer begrepen en waar ze niet meer mee uit de voeten konden. Daar zijn we mee aan de slag gegaan!'

'Ook bij nieuwe handelingen of formulieren vragen we nu door: waarom doen we dit? Wat draagt het bij aan het zorgdossier? Het boek van Wouter ’t Hart “Terug naar de bedoeling” is hierbij een handig hulpmiddel. Het is namelijk belangrijk dat iedereen weet “wat de bedoeling is” bij een handeling’, geven Kroon en Bijvank aan. Tijdens de Ontregel-labs is gebruik gemaakt van de visgraatmethodiek om de dieperliggende oorzaken van het probleem te achterhalen.

2. Geef de zorgprofessional zeggenschap

‘Als je de zorgprofessional zeggenschap geeft, dan creëer je ook draagvlak in de organisatie. Icare heeft dat gedaan door een kwaliteitsgroep zorgdossier met zorgprofessionals op te zetten op basis van shared governance (zie kader). Deze groep heeft als focus dat het zorgdossier ondersteunend moet zijn aan het dagelijks werk van de wijkverpleging’, stelt Kroon. Zij is voorzitter van de kwaliteitsgroep zorgdossier.

Wat is shared governance?

De kern van Shared Governance gaat erover dat de zeggenschap en besluitvormingsbevoegdheid over zorginhoudelijk beleid ligt bij de experts: de zorgmedewerkers. Over de impact van beleid, implementatie en borging komen samen met lijnverantwoordelijken besluiten tot stand; shared. Verschillende kwaliteitsgroepen met experts en lijnverantwoordelijken, ontwikkelen het zorgbeleid. De kwaliteitsgroepen hebben ieder een eigen zorg-kwaliteitsthema onder hun hoede, zoals ‘zorgdossier’ waar het ECD onder valt.

3. Maak van het ECD ontregelen een speerpunt

‘Als je aan de slag wil met het ontregelen van het ECD om de registratielasten te verminderen, dan moet het ook echt een speerpunt van de hele organisatie worden. Je begint door samen met zorgprofessionals te kijken welke obstakels binnen de organisatie echt leven als het gaat over registratielasten binnen het ECD, en op welke manier. Op basis van die input schrijf je gezamenlijk een advies dat je aan het management en de kwaliteitsgroep zorgdossier presenteert’, aldus Kroon en Bijvank.

4. Creëer een totaaloverzicht formulieren

Bijvank: ‘Maak niet alleen individuele documenten regelarm. Bij elkaar kunnen die alsnog voor regeldruk zorgen. Behoud ook het overzicht en wees kritisch op het geheel aan documenten. Uiteindelijk werken we toe naar een infographic die overzicht biedt welke formulieren zijn ingericht in het zorgdossier. We willen samen met de beroepsgroep de infographic gaan doornemen welke formulieren bijdragen aan het dagelijks werk voor onze medewerkers en cliënten/bewoners.

'Het aanpassen van formulieren kan variëren in tijdsduur. Dat heeft te maken met de complexiteit van wettelijke regels die aan formulieren verbonden zijn, maar ook met de zorginhoud. En deels komt het omdat iedereen vanuit een eigen bril en mening kijkt naar het proces en de uitkomst. Een eigenaar aanstellen draagt bij aan vaart houden op het aanpassen van een formulier, zodat de medewerkers aan de slag kunnen met een werkbaar formulier. Zo hebben we twee coronaregistratieformulieren teruggebracht naar één formulier.'

'Als Miranda een nieuwe aanvraag krijgt voor een formulier, dan kan ze tijdens een vergadering bespreken waar dit bij hoort. Bovendien betekent een nieuw formulier ook dat er één formulier dient af te vallen. Onze stip op de horizon gaat ons hier goed bij ondersteunen!’ Op een A3 heeft Icare volgens de ‘lean’-principes geformuleerd wat hun stip op de horizon is, de uitdaging(en), doeltoestand (wat wil je bereiken), de obstakels en het plan.'

5. Kijk anders naar de beer op de weg

‘Tijdens het implementeren van oplossingen kom je obstakels tegen. Staar je daar vooral niet blind op. Je kunt je bijvoorbeeld afvragen “wat gebeurt er als je niks aan het probleem doet en wie heeft daar het meeste last van?”. Dan leer je anders te kijken naar zo’n beer op de weg. Met het ‘Beren op de weg’-model hebben we samen met Vilans een verjaagstrategie op maat gemaakt (zie kader).’

‘De aanpak van Icare vond ik sterk’

Bart van Mierlo, adviseur innovatie bij Vilans, begeleidde de [Ont]regel-labs: ‘De beren stonden symbool voor obstakels tijdens het implementeren. In drie stappen zijn we die gaan ontleden:

Met wat voor beer (obstakel) heb je te maken?
Hoe gevaarlijk is de beer (zie afbeelding)?
Hoe verjaag je de beer?

Bron: Blog 4 – Implementeren met beren en flamingo’s op de weg | Gehandicaptenzorg | (Ont)Regel de Zorg

Draagvlak leek een belangrijk obstakel voor Icare te zijn. De kans dat er geen draagvlak zou komen was klein. Maar mocht die er toch niet komen, dan zou het effect groot zijn. Daarom ging Icare in het begin in hun plan van aanpak (verjaagstrategie) het eigenaarschap beleggen. Wie is verantwoordelijk voor welke actie? Ze hielden dit niet bij zichzelf, maar belegden dit breder in bijvoorbeeld de kwaliteitsgroep zorgdossier. Dat vond ik sterk.’

6. Houd de humor erin

‘Vanwege corona liep het afgelopen jaar en loopt dit jaar anders dan verwacht. Maar ook vanwege alle andere uitdagingen waar we in de zorg mee te maken hebben, zoals die registratielasten. Humor helpt relativeren, verhoogt het plezier en brengt je ook weer op nieuwe ideeën. Laten we vooral met elkaar blijven lachen en samen met onze collega’s kijken hoe we het samen kunnen oplossen.’

Tot slot: de toekomst

‘We zijn ook benieuwd hoe andere deelnemers van de [Ont]Regel-labs hun weg hebben vervolgd. We willen straks graag een keer ‘live’ bij elkaar komen wanneer de situatie het toelaat, om die ervaringen te delen en van elkaar te leren. We zijn in ieder geval blij met wat de sessies ons gebracht hebben. Echt een aanrader!’ Ook staat Icare open voor andere zorginstellingen om met hen in gesprek te gaan.

Over Icare

Zorgorganisatie Icare staat voor betekenisvol voor een ander zijn en het verlenen van zorg die bijdraagt aan de kwaliteit van leven. Deze zorg bestaat uit wijkverpleging, thuisbegeleiding, PG zorg gespecialiseerde zorg, nachtzorg en is 24/7 breed specialistisch inzetbaar en beschermd wonen, verzorgd wonen en GRZ. Circa 6.000 medewerkers werken bij Icare.