BrabantZorg brengt eigen datavolwassenheid in kaart

BrabantZorg maakt al langere tijd gebruik van data om haar bedrijfsvoering te verbeteren. De zorgorganisatie werkt hiervoor met een eigen tool, de BrabantZorg Monitor. Lisanne van Lieshout is adviseur Informatiemanagement bij BrabantZorg. Ze licht toe: ‘We halen al veel bedrijfsdata uit onze applicaties voor onder meer de financiële en personeelsadministratie en de applicaties gericht op de kwaliteit van zorg. Dat geeft ons inzicht in bijvoorbeeld het aantal cliënten en de zorg die zij afnemen, maar ook in zaken als bezetting, plus- en minuren van medewerkers, incidentmeldingen en ziekteverzuim.’ De zorgorganisatie heeft ruim 11.000 cliënten en bijna 5500 medewerkers.

Beslissen op basis van feiten

Zowel de managers als de adviseurs van ondersteunende afdelingen gebruiken de BrabantZorg Monitor en niet alleen voor het maken van analyses. Lisanne: ‘Met de tool kunnen zij besluiten nemen op basis van bedrijfsinformatie en niet slechts op een onderbuikgevoel.’

‘Ik sprak laatst een teammanager die aangaf dat zij op haar afdeling twee lege bedden had’, vertelt Lisanne. ‘Ze wilde deze niet meteen weer vullen, want met de komst van twee nieuwe cliënten met een zware zorgindicatie zou de werkdruk sterk toenemen. Ze baseerde haar besluit op de verzuimcijfers en het hoge aantal meeruren dat al gewerkt was. Daarmee kon ze haar keuze ook goed onderbouwen richting de directie.’

Zelf data benutten

Het team Informatiemanagement zorgt er binnen BrabantZorg voor dat datagedreven werken op de agenda staat. Management en ondersteunende afdelingen zijn echter zelf verantwoordelijk voor het benutten van de data. ‘Wij ondersteunen hen daarbij’, zegt Lisanne, ‘maar we nemen deze inhoudelijke verantwoordelijkheid niet over. Behalve door ons team worden managers ook geholpen door onze analyse- en adviesteams. Zij maken analyses vanuit de BrabantZorg Monitor en brengen zo data van verschillende vakgebieden samen.’

‘Zo wordt nu onder andere het aantal geweldsincidenten bij cliënten in relatie tot het aantal MIM-meldingen onderzocht. Met de uitkomst daarvan kan de teammanager het gesprek met medewerkers aangaan over ziekteverzuim en werkdruk. De kwaliteitsverpleegkundige kan de resultaten multidisciplinair bespreken met behandelaren.’

Inzicht in datavolwassenheid

Om te kijken waar BrabantZorg staat op het gebied van datagedreven werken – de zorgorganisatie spreekt zelf liever van ‘datagedragen werken’ – is onlangs de datavolwassenheidsscan ingevuld. Lisanne: ‘We hebben de scan onder meer uitgezet bij de raad van bestuur, regiodirecteuren, teammanagers, ondersteunende diensten, zorgmedewerkers op niveau 4 en 5/6 en ons eigen team. We wilden inzicht krijgen in onze datavolwassenheid. Wat doen we goed? Waar liggen kansen op verbetering? Wanneer ben je als zorgorganisatie ‘datavolwassen’? Dat soort vragen wilden we graag beantwoord hebben.’

Datavolwassenheidsscan geeft inzicht

De Datavolwassenheidsscan heeft BrabantZorg vooral inzicht opgeleverd, vindt Lisanne. ‘Een van de uitkomsten was dat wij nog geen visie hebben op het benutten van data. En dat je die echt nodig hebt om verder te kunnen komen. Gelukkig geeft de scan een goed inzicht in waar je mee bezig bent, ook als er nog geen formele visie ligt. Hierdoor kun je prioriteiten stellen en bepalen welk project voorrang moet krijgen.’

Bewustwording over datagebruik

De scan zorgt volgens Lisanne ook voor bewustwording. ‘Tijdens de consensusbijeenkomst hebben we elkaars uitkomsten besproken. Dat hielp heel erg om te bepalen waar we staan. We kwamen er ook achter dat sommige aannames gewoon niet klopten. Een van de managers zei bijvoorbeeld dat we geen gebruik maken van data uit het Elektronisch Cliëntendossier. Maar een zorgmedewerker gaf aan dat hij juist wel cliëntdata gebruikt tijdens het multidisciplinair overleg. Er waren ook zorgmedewerkers die zeiden apps op hun telefoon te gebruiken om de data van de bedsensoren en glucosemeters te analyseren. Ook dat verbaasde anderen aan tafel. Zo ontstond er een mooie uitwisseling.’

Eigendom en kwaliteit data

Naar aanleiding van de Datavolwassenheidsscan probeert BrabantZorg nu bij alle leveranciers te laten vastleggen dat alle data haar eigendom zijn. Alle contracten worden geëvalueerd en met leveranciers besproken. Voor de komende periode staat uniform registreren hoog op de agenda, zegt Lisanne. ‘In het werken met data geldt: “garbage in, garbage out”. Als je slechte data invoert, krijg je slechte resultaten. Er wordt bij ons voldoende geregistreerd, maar de manier waarop verschilt. Hierdoor lopen we kansen mis om zaken te automatiseren. Simpel voorbeeld: als een cliënt overlijdt, wordt dit op verschillende manieren geregistreerd. Hierdoor kunnen wij geen automatische berichten versturen over bijvoorbeeld het beëindigen van abonnementen.’

Visie op data

Bovenaan de to-dolijst staat het afronden van de visie op data. Lisanne: ‘Zodra de visie klaar is, liggen er projecten op de plank om direct door te pakken. Met datagedragen werken willen we eerst de bestuurders, regiodirecteuren en programmamanagers laten zien hoe we meer op basis van data besluiten kunnen nemen. Als dat is afgerond, doen we dit voor de teammanagers en adviseurs. Daarna volgen de zorgmedewerkers. Je kunt van hen niet verwachten dat zij datagedragen werken als hun managers hierin nog niet het goede voorbeeld geven.’