De ontregelbusiness case: cijfers over bespaarde euro’s en uren helpen overtuigen

De voorgestelde wijziging gaat over het beheer van opiaten. Dat gaat nu handmatig maar de rest gaat al digitaal met de medicijndispenser. Het blijkt vooral een kwestie van IT-technisch inregelen. ‘Dat is niet zo spannend, omdat we al met deze medicijndispenser werken,’ zegt Hanane. Laat je inspireren door haar aanpak en welke overwegingen er zijn.

‘Kosten en besparingen trekken aandacht’

Hanane heeft de kosten van de huidige werkwijze en de besparing bij het doorvoeren van de wijziging berekend. Deze financiële onderbouwing helpt om prioriteit te vragen bij het management. Want als je structureel geld bespaart, dan wordt het makkelijker om draagvlak te krijgen. ‘Te veel registratie kost vaak nog een flink bedrag op jaarbasis. Een getal geeft houvast en trekt aandacht; je hebt een bedrag om het over te hebben.’

Berekening

Er staan concrete cijfers in de BuCa over bijvoorbeeld foutregistraties, werkvoorraad en retourmedicatie, en hoeveel werkuren dit kost. Dit is omgerekend naar jaarlijkse kosten per locatie en maakt het effect van de verandering inzichtelijk.

‘Breng wel eerst samen in kaart welke zorgprofessionals welke handelingen nu moeten verrichten vanwege een bepaalde regel. En dan schat je in hoe vaak dat gebeurt: per dag, of per week, of uiteindelijk per jaar. Dat doe je in werkuren, waardoor je soms wel op honderden uren per jaar kan uitkomen. En als je weet wat een uur kost, kun je daarna laten zien wat een bepaalde regel kost. Doe je dat per locatie en heb je 10 locaties die min of meer hetzelfde doen, dan vermenigvuldig je het berekende bedrag met 10. Het is wat uitzoekwerk, maar geen hogere wiskunde.’

Inzicht in kosten en in impact op werkplezier en efficiëntie

Kijk naast de kosten, ook naar de impact op werkplezier en efficiëntie. Door het proces in kaart te brengen en te analyseren, worden knelpunten en mogelijke verbeteringen duidelijk. Dit helpt om het management te overtuigen van de noodzaak van verandering. ‘Het is wel essentieel om de rekensom te valideren door de controller of financiële afdeling. Dat geeft vertrouwen en helpt om eventuele fouten eruit te halen. De rekensom helpt om het probleem zichtbaar te maken en om te laten zien wat er gebeurt als er niets verandert.’

Cijfers helpen om juiste gesprek te voeren

Naast de cijfers, draait een BuCa daarmee ook om het creëren van bewustzijn en draagvlak. Je kunt de BuCa gebruiken om met de juiste personen het juiste gesprek te voeren. ‘Zo zei de IT-manager: “Dus het levert per jaar bijna 130.000 euro aan besparing op en het is eigenlijk geen hele ingewikkelde IT-klus? Dan ga ik mijn planning wel omgooien!”’

Eenvoudige BuCa toont al essentie van aanpassing

Een BuCa hoeft niet uitgebreid en ingewikkeld te zijn. ‘Ik heb de BuCa in afgeslankte vorm toegepast om de essentie van een aanpassing te laten zien, puur om het gesprek aan te kunnen gaan. Voor de BuCa moet je wel de informatie hebben over onder andere de handelingen, een inschatting van de bespaarde tijd en hoe vaak dat gebeurt. Houd het simpel en navolgbaar. Ik heb gemerkt dat dat in de zorg goed werkt. De berekening is natuurlijk niet 100 procent waterdicht; als hij maar realistisch genoeg is. En daar is een controller of financiële afdeling voor.’

Bepalen aan wie je BuCa in welke vorm laat zien

Is de business case berekend en gevalideerd? Bepaal dan goed aan wie je de BuCa in welke vorm laat zien, bijvoorbeeld aan een zorgteam, de IT-afdeling of het management. ‘Vaak werk je als team in Excel aan de BuCa-onderbouwing, om hem zo aan de controller te kunnen laten zien. Bij anderen focus je meer op de hoofdpunten. Voor het management maak je bijvoorbeeld een mooie uiteenzetting in een helder template met duidelijke stappen of in een mooie presentatie. En breed in de organisatie kun je mogelijk in een nieuwsbrief noemen wat het op gaat leveren, aan geld- en tijdsbesparing. Zorg voor een bedrag om over te kunnen praten, en houdt de Excel-berekening achter de hand. Een mooie, begrijpelijke tabel of infographic is vaak al genoeg voor een overtuigend gesprek.’

BuCa als strategisch instrument voor vermindering regeldruk

Een goede doorgerekende, gevalideerde en slim aangeboden business case werkt zo als een strategisch instrument om prioriteit te krijgen binnen een drukke organisatie. Een helder beeld van het financiële voordeel en de praktische winst, maakt het makkelijker om tijd en middelen vrij te maken voor implementatie. ‘Een besparing van 130.000 euro; daar kan het management eigenlijk niet omheen.’ Hanane verwacht dan ook een positieve reactie en dat de vermindering van regeldruk in gang gezet wordt.