ECD dat aansluit bij Omaha System: zo pakte Vérian het aan

De ECD-app die de zorgmedewerkers van Vérian (30.000 cliënten, 6.000 medewerkers) gebruiken wordt onderhouden en ontwikkeld door Reware. De wijkverpleegkundigen hadden de wens om de methodiek van Omaha System te integreren in het proces van het adviesgesprek en het opstellen van het zorgplan. Vérian besloot daarom een compleet nieuwe app, inclusief webversie, te ontwikkelen. Zo kon Omaha System gebruikersvriendelijk worden ingebouwd in het ECD. Wat zijn de vier succesfactoren van het project?

1. Duidelijke projectorganisatie 

De ontwikkeling van de nieuwe app was vooral het werk van een kleine werkgroep van zes mensen, waaronder vijf wijkverpleegkundigen. Een bewuste keuze, zegt Sonja Lenstra, product owner bij softwareontwikkelaar Reware. ‘Voor het daadwerkelijke ontwerpwerk heb je een klein groepje mensen nodig dat snel kan schakelen. Bovendien: wijkverpleegkundigen en softwarebouwers spreken verschillende talen. Dan is het goed om de lijnen kort te houden.’ 

Naast de werkgroep was er een stuurgroep van opdrachtgevers (directie en management) en een brede klankbordgroep. Sonja: ‘De brede klankbordgroep dacht mee, las mee en stuurde ons soms bij. Eens in de zes tot acht weken werden zij via Teams bijgepraat. Deelname aan de klankbordgroep was laagdrempelig; iedereen kon aansluiten. Iemand die een vraag had gesteld over de nieuwe app, werd meteen uitgenodigd. Zo hebben we ervoor gezorgd dat de hele organisatie vertegenwoordigd was en hoorden we direct hoe iets landde.’ 

2. Meer kennis van Omaha System

Met de werkgroep werd eerst gebrainstormd over de vraag of de bestaande app kon worden verbeterd of dat het beter was om een nieuwe app te bouwen. Er werd unaniem gekozen voor nieuwbouw. Tegelijk besloot de werkgroep om eerst de kennis van Omaha System op te frissen. Stichting Omaha System Support gaf een maatwerktraining waarin volop aandacht was voor het inbouwen van Omaha System in een ECD.

‘We zijn opnieuw gaan kijken naar wat er allemaal mogelijk is’, zegt Carlien Vreeman, coördinerend wijkverpleegkundige bij Vérian en lid van de werkgroep. ‘Hoe werkt Omaha System ook alweer? Wat vinden we belangrijk aan de methodiek? Hoe willen we ermee werken? Doordat we als werkgroep meer kennis kregen van Omaha System, werd ons ook duidelijker hoe de nieuwe app eruit moest zien.’

3. Samen brainstormen, samen ontwerpen

De nieuwe app is het resultaat van een intensieve samenwerking tussen zorgorganisatie, zorgmedewerkers en ECD-leverancier. Sonja: ‘Als ik één ding mooi vind aan dit project, dan is het dat we samen echt iets eigens hebben gemaakt. De wijkverpleegkundigen hadden natuurlijk geen ervaring met het ontwerpen van een app, maar we hadden wel heel duidelijk het idee dat zij de pen in handen moesten hebben. Uiteindelijk moeten zij ermee werken.’

Sarah: ‘Tijdens het brainstormen en ontwerpen hebben we eerst vooral naar de inhoud gekeken en nog niet naar de vormgeving. Waar moest de app inhoudelijk allemaal aan voldoen? Het mooie was dat de wijkverpleegkundigen vaak heel goede ideeën hadden. Echt vanuit de praktijk. Iemand als Carlien werkt aan het bed en voert adviesgesprekken met cliënten. Zij kon die vertaalslag naar de praktijk heel goed maken.’ 

‘De sessies met de softwareontwikkelaar waren intensief, maar ook heel leuk’, reageert Carlien. ‘We hadden als wijkverpleegkundigen best veel opmerkingen en aanvullingen. Zo hebben we uitgebreid gesproken over interventies. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen dat je de volgorde hiervan kunt veranderen – iets wat in de bestaande app niet kon. Het voordeel is dat de collega’s in de wijk nu direct zien wat zij moeten doen en in welke volgorde. Zulke praktische keuzes zijn voortdurend besproken.’

4. Focus op functionaliteit

Tijdens het ontwerpen ontstonden steeds nieuwe ideeën, maar niet alles was mogelijk. Carlien: ‘Dan zei Sonja: “Dat idee gaat naar de parkeerplaats.” Dat was soms jammer om te horen, maar uiteindelijk moet je keuzes maken. Als ik nu naar het resultaat kijk, begrijp ik die keuzes volledig.’

Sonja: ‘De discussies waren soms best pittig. Vooral als iets naar de parkeerplaats ging. Maar met totale vrijheid loop je ook het risico dat je het project te groot maakt en de app nooit afkomt. Daarom hebben we uiteindelijk de focus gelegd op functionaliteit: een sterk basisontwerp waarin alles het deed. Natuurlijk zijn er nog duizend wensen en goede ideeën die echt waardevol zijn en die nu op de parkeerplaats staan. Dat is uiteindelijk wel een IKEA-parkeerplaats geworden, zo groot.’

Tips voor andere zorgorganisaties

Wat kunnen andere zorgorganisaties leren van hoe het project is aangepakt? Welke tips heeft Vérian?

Tip 1: Betrek de zorgmedewerkers erbij 

Sonja: ‘We waren nooit op dit resultaat uitgekomen als de wijkverpleegkundigen niet hadden aangegeven wat zij nodig hadden. Zij zeiden bijvoorbeeld dat ze de Schijf van Vijf wilden gebruiken. Dat zij tijdens het adviesgesprek thuis bij de cliënt op een tablet wilden werken, maar voor de uitwerking op kantoor liever een webversie gebruikten. Dat soort inzichten hadden wij nooit gehad zonder onze gezamenlijke ontwerpsessies.’ 

Tip 2: Neem de tijd 

Sonja: ‘Brainstormen en samen ontwerpen kost veel tijd. Ik kwam laatst een tegeltekst tegen die perfect paste. Niet: “Een goede voorbereiding is het halve werk”, maar: “Een goede voorbereiding is heel veel werk”. Dat was precies wat wij hebben ervaren. Het meeste werk zit in uitdenken, tekenen, aanpassen en opnieuw tekenen. Maar uiteindelijk betaalt die investering zich uit. Er staat een goed doordacht product waar onze collega’s blij mee zijn.’

In een eerder praktijkverhaal lees je hoe Vérian samen met wijkverpleegkundigen en de softwareleverancier Omaha System goed inbouwde in een nieuwe ECD-app en webversie. Lees in het artikel 'Vérian: wijkverpleegkundigen besparen tijd met nieuwe inrichting Omaha System in ECD' welke 8 voordelen de nieuwe app en webversie bieden.