Opzet van VG-poli: Betere medische zorg aan mensen met een beperking

Een toenemende vraag naar artsen VG (artsen verstandelijk gehandicapten) en andere gespecialiseerde professionals. En de noodzaak voor meer regionale samenwerking en slimmere inzet van expertise. Het waren 2 belangrijke redenen voor de opzet van een VG-poli voor kinderen en volwassen met een verstandelijke beperking in Zuidoost-Brabant.

Deelnemende zorgorganisaties aan de VG-poli zijn: Severinus, Lunet, Kempenhaeghe, ORO en I Am One. 'We hadden allemaal de behoefte om medische zorg anders te gaan organiseren', vertelt arts VG Annelies Goorts. 'De noodzaak was er door wachtlijsten en beperkte capaciteit. Terwijl iedereen recht heeft op passende medische zorg.'

1 voordeur voor aanmeldingen

De poli is vorig jaar juni met 5 cliënten gestart. Aan het einde van deze maand (oktober 2025) stond de teller al op meer dan 200. Cliënten worden gezien op 3 poli-locaties. Afgelopen augustus is de poli met de website nu ook online vindbaar. 

De poli heeft een gezamenlijke inzet van artsen VG en verpleegkundig specialisten (VS'en). Ook werken er een aantal basisartsen. Iedere organisatie levert een 'deel' deskundigen. De poli kenmerkt zich door taakdifferentiatie, heldere procedures en een eenduidige werkwijze. Daarnaast is er 1 voordeur voor aanmeldingen. 

Rol van poli-assistente

Bij de aanmeldingen heeft Annelies een rol als screeningsarts. Daarbij wordt Annelies ontlast door een poli-assistente. Annelies: 'De assistente voert taken uit als het opvragen van gegevens van cliënten en het zoveel mogelijk klaarzetten van de huisartsenbrief. Of denk aan de uitvoering van standaardcontroles als meten, wegen, bloeddruk meten en het indienen van een labaanvraag. Soms krijgt de assistente ook een patiënt aan de lijn die even zijn verhaal kwijt wil. Dat is prettig voor de patiënt en scheelt tijd voor mij.'

Werkwijze screening

'Bij de screening kijken we of het een spoedvraag is te ja of te nee', vertelt Hilda Stergakis, als kartrekker van de VG-poli. 'De poli biedt geen spoedeisende zorg, maar heeft wel een adviserende rol aan derden. Bij een aanmelding gaan we na hoe we de zorg kunnen financieren. Dit kan vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) of de Geneeskundige Zorg voor Specifieke Patiëntgroepen (GZSP).'

Spoedvragen worden binnen 2 weken opgepakt. Andere vragen binnen een maand. Annelies: 'De meeste mensen kunnen bij ons terecht. We hebben bijna geen cliënten afgewezen afgelopen jaar.'

Hilda: 'Daarnaast kijkt de poli of er bij de screening een specifieke expertise nodig is. Dat kan bepalend zijn voor de keuze arts. Vervolgens plant de poli-assistente een afspraak in. De assistente neemt van tevoren nog telefonisch contact op en stuurt een herinnering van tevoren. Dat verlaagt het aantal no-shows.'

Multidisciplinaire aanpak

Hilda: 'De eerste focus van de poli is medische behandelvragen. Daarnaast bieden we eenmalig een multidisciplinair consult. We beschikken verder over een orthopedagoog en GZ-psycholoog die af en toe komen aansluiten.'

De poli hanteert als werkwijze: fysiek waar nodig, digitaal waar het kan. Zo sluit bij het multidisciplinaire overleg (MDO) regelmatig een gedragskundige digitaal aan. Er vindt ook intercollegiaal overleg voor verwijzers plaats. Hilda: 'We merken dat huisartsen vaak ondersteuningsvragen hebben. Zij kunnen met een korte toelichting weer goed op weg worden geholpen.'

Inrichting samenwerking

Om tot een poli te komen zijn goede samenwerkingsafspraken en Governance van belang. Een stuurgroep geeft invulling aan de poli. Die stuurgroep bestaat uit managers en directieleden van de 5 organisaties. Ook is er een kernteam van medisch specialisten en artsen VG. ORO doet op dit moment de screening voor alle samenwerkende partijen. Juridisch gezien hoort de patiënt van de poli nog steeds bij de eigen organisatie.

Digitale samenwerking

Daarnaast is digitale afstemming tussen organisaties nodig om dubbele registraties te voorkomen. Annelies: 'Wat goed werkt is dat de verwijzing naar ons een koppeling bevat naar het cliëntvolgsysteem van de betreffende organisatie. Wordt een afspraak ingepland? Dan komt dat in ons huisartsensysteem. Wat daarbij scheelt is dat we allemaal in hetzelfde systeem werken. Dit betekent dat de arts van de ene organisatie in het dossier van de ander kan werken.'

Meld je aan voor ondersteuning van het programma MGZ in de regio.

Financiering 

De poli probeert goed zicht te houden op de financiën. Annelies: 'Door taakdifferentiatie is onze indirecte tijd relatief weinig. Daardoor kun je als behandelaar veel tijd besteden aan behandeling. De indirecte tijd die we schrijven zit vooral in overleg met paramedici en administratie.'

Inzichten en tips 

Annelies en Hilda delen tot slot inzichten en tips voor het opzetten van een poli. Annelies: 'Goede afspraken vooraf zijn zeker nodig. Maar het is wel een valkuil om te wachten tot alle afspraken rond zijn. De kunst is om het ook gewoon te gaan doen. En gaandeweg de afspraken aan te vullen. Anders krijg je het niet goed van de grond.' 

Al doende leren

Hilda: 'Er is bij aanvang van het project  bewust gekozen voor deelname van een kleinschalig wooninitiatief. We wilden leren: Hoe kunnen we zo’n organisatie goed adviseren, zonder de medische zorg over te nemen? Het gaat hierbij vaak om cliënten met zorgzwaartepakket 7 die meerdere problemen hebben. We willen er namelijk voor alle cliënten in de regio zijn, ook voor cliënten van kleinere organisaties.'

Adviseur van buiten

Wat verder goed gewerkt heeft is dat er een onafhankelijke regionale kartrekker als Hilda was. Hilda is als eigenaar van een adviesbureau ingehuurd door de organisaties. Daarnaast is het slim om aan te sluiten op het landelijke convenant Medisch Generalistische Zorg (MGZ) voor draagvlak van belangrijke partijen. 

Toekomst poli 

De poli heeft plannen voor verdergaande ontwikkeling en verbetering. Hilda: 'Zo willen we een gedragskundige aan de poli gaan binden. Op dit moment maken we gebruik van transitiemiddelen van het zorgkantoor. We hopen dat we in 2027 zonder extra middelen kunnen draaien.'

Annelies: 'We zouden nog slimmer kunnen gaan werken. Zo overwegen we om over te gaan op spraakgestuurd rapporteren en de mogelijkheden van Artificial Intelligence (AI) goed te benutten.'

Hilda: 'Ook willen we breder gaan kijken en mogelijkheden voor aansluiting van andere organisaties gaan verkennen. De vraag is dan of we met de randvoorwaarden zo streng moeten zijn als in het begin. En we willen zeker doorgroeien. Zo willen we nog een vierde poli openen en mogelijk doorontwikkelen richting een centraal aanmeldpunt of expertisecentrum. De behoefte is er, we zijn nog lang niet klaar.'

Lees meer

• Bekijk de website van VG-poli Zuidoost Brabant. 
• Lees de 'Handreiking samenwerking medisch generalistische zorg (MGZ)'.
• Lees meer over de financiering van GZSP op de pagina 'Financiering GZSP - Geneeskundige zorg voor specifieke patiëntgroepen'.