Afschaf 5-minutenregistratie: verpleegkundig proces als uitgangspunt bij Vivantes

Vivantes werkt sinds februari 2022 aan de overstap van de 5-minutenregistratie naar ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’. De eerste belangrijke stappen zijn gezet als basis voor de implementatie. Die basis is de praktijk: alle stappen van het verpleegkundig proces hebben ze opnieuw beschreven.

In het begin was er nog weinig kennis over de nieuwe werkwijze, dus inlezen was belangrijk. Joyce ter Vrugt, Coach Kwaliteit en Welzijn: ‘Al snel kwamen we tot de conclusie dat het zorgleefplan centraal staat. Dus vroegen we ons af: Wat vinden wij van ons huidige zorgplan en van ons verpleegkundig proces? Dat was ons startpunt.’

Projectgroep

De projectgroep bestaat uit collega’s van verschillende disciplines: een locatiemanager, kwaliteitsmedewerker, 2 wijkverpleegkundigen, een verpleegkundige, contactverzorgende, en Joyce als projectleider. In de toekomst komt er ook een controller en een collega van de zorgregistratie bij de projectgroep.

Joyce heeft meegelopen met alle disciplines om een antwoord te vinden op hun vraag. Ze heeft ook verpleegkundigen en verzorgenden geïnterviewd, en met de wijkverpleegkundigen een focusgroep gevormd.

Verminderen administratielasten: anamnese van 14 naar 2 pagina’s

Joyce: ‘Het verminderen van de administratieve lasten stond hoog op het wensenlijstje. Daarom hebben we alle stappen grondig doorgenomen van het verpleegkundig proces: van anamnese tot en met de evaluatie.’ Resultaat: de anamnese is van 14 pagina’s teruggebracht naar 2, zonder in te leveren op de inhoud.

‘We hebben het BEM-formulier (Beoordeling Eigen beheer van Medicatie) geschrapt. Het doel van dit formulier is erachter komen of een cliënt in staat is zelfstandig medicijnen te slikken. Dat blijkt ook uit een intakegesprek en door te observeren tijdens de zorg. Dit geldt ook voor het formulier risicosignalering. Het scheelt heel veel administratie.

De intake doet een wijkverpleegkundige niveau 5 of 6 volgens een methodische manier van werken, en heeft die formulieren niet nodig. De anamnese is daardoor veel bruikbaarder geworden, omdat die echt bijdraagt aan de zorg.’

Uniforme werkwijze zorgleefplan

Zo ontstond een uniforme werkwijze voor het opstellen van het zorgleefplan, want iedere wijkverpleegkundige had gaandeweg een eigen manier ontwikkeld. Een pilot volgde, waarbij iedere wijkverpleegkundige 5 zorgleefplannen heeft herschreven in lijn met de nieuwe werkwijze. Die zorgplannen zijn getoetst en vervolgens geëvalueerd via een enquête onder wijkverpleegkundigen, verpleegkundigen en verzorgenden. Voor de implementatie zijn de wijkverpleegkundigen nu druk bezig om alle resterende zorgplannen te herschrijven.

Zorgleefplan gezamenlijke verantwoordelijkheid

‘Het zorgleefplan wordt zo een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Daar waar eerst alleen wijkverpleegkundigen zich met het zorgplan bezighielden, geven nu ook verzorgenden en verpleegkundigen tips bij veranderingen in de cliëntsituatie. Dan werken we vanuit een methodische manier van werken, in plaats van dat mensen de zorg vanuit hun hoofd gaan verlenen. Zo zorgen we samen voor een betere kwaliteit van zorg.’

Aandachtspunten

Indicaties

Joyce: ‘We weten nu dat we niet alles indiceren en declareren wat we wel voor de cliënt doen. Bijvoorbeeld het zorgplan maken, evaluaties en coördineren van de zorg. De vraag is waarom we onszelf hierin tekort doen, hoeveel indicaties er mogelijk bij gaan komen en wat de impact daarvan is op de budgetten. Dat gaan we met finance & control doornemen.

Daarna gaan we mogelijk met zorgverzekeraars aan tafel als het plafond opgehoogd moet worden. Hieruit blijkt in ieder geval het belang van het zorgplan actueel houden. Daarnaast kijken we over een half jaar hoe het loopt en waar we moeten bijstellen met de zorgleefplannen.’ Het ECD dat Vivantes gebruikt, is het QIC-systeem.

Tenzij

Een volgend aandachtspunt is de ‘tenzij’. Joyce is enthousiast over hoe Amaris het aanpakt: zo min mogelijk uitzonderingen. ‘Ik wil voorkomen dat je een groeiend lijstje met uitzonderingen hebt en daardoor weer meer administratie. Het voorbeeld van Amaris neem ik zeker intern mee.’

Collega’s meenemen

Van elkaar leren

Joyce heeft iedere 2 weken wijkverpleegkundig overleg van een half uur waarin ze 1 of 2 zorgleefplannen doornemen om van elkaar te leren. Daarnaast heeft ze iedere 2 à 3 weken een individuele afspraak met de wijkverpleegkundigen om te kijken waar ze tegenaan lopen en bij te sturen waar nodig. En de wijkverpleegkundigen nemen hun teams mee in wat ze gaan doen en waarom. ‘Voor de toekomst wil ik graag naar een buddy-systeem, zodat collega’s elkaar direct kunnen helpen.’

Laura Diels, wijkverpleegkundige: ‘Collega’s staan ervoor open om het zorgplan te verbeteren. En voor een andere manier van werken. Voor de een gaat dat makkelijker dan voor de ander. Niet iedereen vond het prettig om bijvoorbeeld een tablet mee te moeten nemen of om daarmee te werken. We denken dan met elkaar mee en gaan ook samenzitten om bijvoorbeeld uit te leggen waar je wat kunt vinden.’

Uitleg aan management en andere collega’s

Verder geeft Joyce regelmatig een update aan het management. En op het moment dat veranderingen impact hebben op andere disciplines, vinden gesprekken plaats met die collega’s. De afdeling kwaliteit vroeg zich bijvoorbeeld af hoe de KPI’s (kritische prestatie indicatoren) gemeten konden worden. ‘Het is dan belangrijk om hun perspectief te horen en ze goed uit te leggen waarom we dit zo doen.’

Trots

Joyce: ‘Ik had niet durven dromen waar we nu staan! Vooral het schrappen van 14 naar 2 pagina’s is een enorme stap.’

6 tips

Steun vanuit het bestuur en management is noodzakelijk. Medewerkers moeten echt tijd krijgen om hiermee aan de slag te gaan.
Realiseer je je dat je out-of-the-box moet denken, want het is een heel andere manier van werken. Ga uit van waar de praktijk tegenaan loopt.
Luister goed naar wat er nodig is en wat er speelt. Toets daarom tussentijds met (wijk)verpleegkundigen wat zij van een werkwijze vinden en benut hun kennis.
Respecteer ieders rol en kijk altijd hoe je er samen uit kunt komen.
Leg alles goed uit, individueel en in overleggen, en wees eerlijk over dat niet alles in 1 keer goed zal gaan en dat je tussentijds moet bijstellen.
Vier je grote en kleine successen!