VGU-werkwijze voor complexe zorg: van wachtlijst naar passende plek
Gepubliceerd op:
Een passende woon-, logeer-, en dagbestedingsplek vinden voor cliënten in de gehandicaptenzorg is vaak een uitdaging. In regio Utrecht ontwikkelden 15 gehandicaptenzorgorganisaties samen met het zorgkantoor een werkwijze met een dashboard dat inzicht geeft in vraag, aanbod én beschikbare expertise in de complexe zorg.
Passende woon-, logeer- en dagbestedingsplekken voor personen met een lichamelijke en/of een verstandelijke beperking vind je niet zomaar. Afzonderlijke organisaties kunnen dat vaak niet alleen oplossen. Ze vragen om regionale en bovenregionale samenwerking, waarin expertise, capaciteit en verantwoordelijkheid worden gedeeld.
Om meer grip te krijgen op de ondersteuningsvragen ontwikkelde de Vereniging Gehandicaptenzorg Utrecht (VGU) een werkwijze waar ook een dashboard deel van uitmaakt. Deze geeft ook beter inzicht in de wachtlijsten. ‘Het dashboard is een middel’, zegt Hanna Ploeg, die als kwartiermaker een aantal regio’s van het Zilveren Kruis adviseert en ondersteunt bij de implementatie van het dashboard complexe zorg.
‘De kracht van de werkwijze is dat organisaties in de regio op basis van dezelfde gegevens het gesprek kunnen voeren over wachtlijsten en open plekken en daardoor samen kunnen kijken naar het vraagstuk. Het draait om gezamenlijke verantwoordelijkheid en leren van elkaar.’ RegioKracht deelt dit praktijkverhaal ter inspiratie voor andere regio’s.
Complexe ondersteuningsvragen beter organiseren
Toen Hanna begin 2023 projectleider werd bij de VGU, kreeg zij een duidelijke opdracht: breng de complexe zorgvragen in de regio beter in beeld. De aanleiding lag in een eerdere intentieovereenkomst tussen VGU en zorgkantoor Zilveren Kruis om de zorg voor mensen met complexe ondersteuningsvragen beter te organiseren. ‘Er was geen grip op vraag en aanbod in de keten’, vertelt Hanna.
‘Organisaties wisselden Excellijstjes uit en klantbemiddelaars belden elkaar plat, maar niemand had het overzicht. Het gaat dan ook niet zozeer om een complexe doelgroep, maar om een complex vraagstuk waarbij veel verschillende partijen betrokken zijn. Daarom hebben we eerst uitgebreid met elkaar onderzocht waar de knelpunten precies zaten.’
Om dat goed te kunnen doen, bracht Hanna professionals uit alle lagen van de 15 betrokken organisaties bij elkaar: klantbemiddelaars, gedragsdeskundigen, behandelaren, managers, bestuurders en adviseurs van het zorgkantoor. ‘We konden niet meteen een oplossing bouwen. Eerst moesten we begrijpen wat er werkelijk speelde. We ontdekten dat we al veel informatie met elkaar deelden. De vraag was: kunnen we dat slimmer en digitaler organiseren, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft van de wachtlijsten?’
Niet de indicatie, maar de combinatie
Hanna maakte een plan voor een werkwijze met een digitaal dashboard en betrok inhoudelijk experts om profielen te maken rondom de factoren die bepalen of een cliënt ergens past. ‘Daarbij is niet de indicatie bepalend, maar de combinatie. Het gaat om drie elementen: de doelgroep, de context van de woon- of zorglocatie en de ondersteuningsbehoefte. Die combinatie vormt de basis van het dashboard.’
Door het dashboard kunnen organisaties over hun eigen grenzen heen kijken. ‘In plaats van een idee van "ongeveer zoveel cliënten op de wachtlijst" en "ongeveer zoveel open plekken op de woonlocaties" is nu op basis van data duidelijk waar er ruimte is en waar het vastloopt’, zegt Hanna. ‘Capaciteitsmanagement wordt daardoor meer gevoeld als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en regionale opgave.’
Zorgspecificatiecriteria laten zien wat wél kan
Door de werkwijze en het dashboard veranderde ook de manier waarop organisaties naar beschikbare zorgplaatsen kijken. ‘Voorheen werkten de organisaties met zo'n 35 exclusiecriteria’, vervolgt Hanna. ‘Er werd vooral gekeken naar wat niet kon. Dat draaiden we om. We ontwikkelden zorgspecificatiecriteria die juist zichtbaar maken wat een locatie wel biedt. Is specialistische zorg aanwezig? Is de omgeving prikkelarm? Is de locatie rolstoeltoegankelijk? Is er een tillift?’
‘Zo kun je veel gerichter zoeken naar mogelijkheden. Daarnaast kwam er ruimte voor bespreekpunten, bijvoorbeeld als het gaat om middelengebruik. Dat hoeft niet automatisch een reden te zijn om iemand af te wijzen, het wordt eerder een onderwerp van gesprek. Zo kijk je veel meer naar wat mogelijk is dan naar wat onmogelijk is.’
Gefaseerde aanpak werkt
De werkwijze ontstond niet in een keer. Hanna koos bewust voor een gefaseerde aanpak.‘We zijn begonnen met een kopgroep: 7 organisaties die echt wilden pionieren. Samen met de softwareontwikkelaars hebben we workshops georganiseerd. Daarin hebben we stap voor stap bekeken hoe klantbemiddelaars werken, welke informatie zij nodig hebben en hoe je uiteindelijk tot unieke cliënten op de wachtlijst komt. We werken daarbij met de laatste 4 cijfers van het BSN in combinatie met versleuteling. Daarmee kunnen we unieke wachtenden herkennen zonder persoonsgegevens zichtbaar te maken. Waar we eerst dachten dat er tenminste 1000 mensen op de wachtlijst stonden, bleken dat er veel minder te zijn.’
In de tweede fase zijn de andere organisaties van de VGU aangehaakt. ‘We richtten daarvoor een leeromgeving in, bouwden een kennisbank en ontwikkelden e-learning. Verder bespraken we iedere 2 weken de voortgang met de projectgroep, de kopgroep en de stuurgroep. Zo hebben we het systeem steeds verder verfijnd. Eigenlijk is het nog altijd in ontwikkeling. Het dashboard groeit mee met de praktijk.’
Bekijk de werkwijze van de VGU in deze video: VGU Dashboard Complexe Zorg.
Bouwen aan vertrouwen
Gevraagd naar de grootste uitdaging van het project noemt Hanna het organiseren van vertrouwen. ‘Je moet met elkaar een samenwerkingsverband creëren. Daar kan Vilans vanuit het programma RegioKracht bij ondersteunen. Je kunt niet zomaar een dashboard inzetten. Je moet een juridische entiteit zijn om overeenkomsten te maken of via een penvoerder die de groep vertegenwoordigt afspraken maken. De VGU was als vereniging al een juridische entiteit. We stelden toen voor het dashboard een samenwerkingsovereenkomst, een convenant en een overeenkomst dataveiligheid op.’
’Verder voerden we een Data Protection Impact Assessment uit. Dat is een verplichte risicoanalyse, een check op gegevensbescherming. De analyse en overeenkomsten zijn minstens zo belangrijk als de techniek zelf. Als organisaties erop kunnen vertrouwen dat gegevens veilig worden gedeeld, ontstaat ruimte om echt samen te werken. Bouwen aan vertrouwen is dan ook een belangrijk onderdeel van het project.’
Betere stuurinformatie
Intussen is duidelijk dat het dashboard met name betere stuurinformatie oplevert. ‘Het dashboard lost het tekort aan plekken voor mensen met complexe zorgvragen niet op, al hebben inmiddels wel ongeveer honderd plaatsingen plaatsgevonden. Maar belangrijker nog is dat we nu inzicht hebben. We zien bijvoorbeeld dat de LVB+-doelgroep de grootste groep op de wachtlijst is. Tegelijkertijd zien we ook lege plekken die niet worden benut. Dankzij het dashboard kunnen we onderzoeken waarom dat zo is. Je krijgt inzicht in de schaarste én in de mogelijkheden die er wel zijn.’
Die stuurinformatie maakt het verschil. ‘We voeren nu gesprekken op basis van werkelijke data. Daardoor ontstaat veel meer scherpte. Organisaties plaatsen bovendien nu vaker cliënten buiten de eigen organisatie als daar een betere plek beschikbaar is. Een urgente cliënt van een andere organisatie kan nu voorrang krijgen boven een minder urgente interne cliënt. Dat laat zien dat organisaties maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen.’
Implementatie in andere regio’s
Inmiddels wordt gekeken hoe het dashboard ook in andere regio's inzetbaar is. Daarbij wordt voortgebouwd op de kennis die we in Utrecht ontwikkelden. ‘We willen niet dat iedere regio opnieuw alle profielen gaat uitvinden. De inhoudelijke basis staat. Die moet overal hetzelfde blijven, zodat systemen straks informatie kunnen uitwisselen. De techniek moet je standaardiseren, maar in het veranderproces moet je ruimte houden om mee te bewegen. Het gaat erom dat organisaties ervaren dat ze samen meer grip krijgen op de wachtlijsten. We lopen allemaal tegen dezelfde problemen aan. Dan moeten we ook samen ondernemend durven zijn.’
Het voorbeeld van de gerealiseerde samenwerking in de regio Utrecht helpt bij de implementatie van het dashboard in andere regio’s. ‘De geleerde lessen neem ik mee steeds mee. Zo leerden we dat het belangrijk is om ICT’ers meteen te betrekken, omdat aan de voorkant duidelijk moet zijn dat het dashboard een online softwareprogramma is dat je online gebruikt. Verder is belangrijk om met elkaar te bepalen wie welke verantwoordelijkheid heeft. We hebben geleerd verantwoordelijkheden helder te beleggen.’
Samenwerking als belangrijkste opbrengst
Voor regio's die willen starten heeft Hanna dan ook een belangrijk advies. ‘Denk niet dat je alleen een technisch systeem hoeft neer te zetten. De echte opgave zit in het bouwen van vertrouwen, het maken van gezamenlijke afspraken en het vasthouden van de gezamenlijke koers. Als dat lukt, groeit de samenwerking vanzelf organisch verder. Dat is uiteindelijk de grootste opbrengst van de werkwijze.’
Vilans-adviseur Tanja van Dun over de VGU-werkwijze
RegioKracht deelt dit succesvolle praktijkvoorbeeld om andere regio’s te ondersteunen bij hun zoektocht. ‘Het gaat niet alleen om zichtbaar maken wat kan bijdragen aan passende zorg voor deze doelgroep, maar ook om te laten zien wat dit vraagt van de samenwerking’, aldus Vilans-adviseur Tanja van Dun. ‘De echte waarde ligt in het gezamenlijke proces waarin vertrouwen, gedeelde verantwoordelijkheid en regionale samenwerking worden versterkt.’
Steeds meer regio’s zien de potentie van deze aanpak en willen leren van de ervaringen die in Utrecht zijn opgedaan. ‘RegioKracht voert een verkenning uit in 2 regio’s om kennis en ervaring op te doen met de VGU-werkwijze en deze bij goed resultaat stapsgewijs verder op te schalen en uit te rollen. Wanneer regio’s vragen hebben over deze werkwijze en wat dit betekent voor de samenwerking, kunnen ze contact opnemen met Vilans.’
Dr. Hanna Ploeg-Bouwman is kwartiermaker bij Zilveren Kruis Zorgkantoor. Haar opdracht is de werkwijze en het digitale dashboard complexe zorg, samen met alle benodigde stakeholders, van de grond te tillen in de regio's waar de belangstelling groot is.