Drieluik aanpak registratielasten. Deel 3: Regeldruk aanpakken in 6 stappen

Gepubliceerd op: 15-11-2021

Het terugdringen van registratielasten kan best een ingewikkelde opgave zijn. Want hoe breng je goed in kaart wie wat doet in het proces en waarom? Zorgorganisatie Nieuw Unicum ging daarom aan de slag met een stapsgewijze aanpak om registratielasten rond incidentmeldingen terug te dringen. En met resultaat! In alweer het laatste interview uit dit drieluik leest u hoe zij dit deden.

‘We hebben intern de werkgroep 'Ontzorg de zorg' opgesteld,’ vertelt staffunctionaris kwaliteit Michelle Dollé. ‘Vervolgens wilden we echt aan de slag met de concrete acties die we in de werkgroep hadden bedacht. Vilans en Q-Consult Zorg hebben ons hierbij geholpen. Zij wilden graag meekijken en meewerken aan ons proces om registratielasten te verminderen.’

Keuze aan te pakken proces

Nieuw Unicum begon met het terugdringen van registratielasten rond Meldingen Incidenten Cliënten (MIC). Dollé: ‘We weten dat dit proces voor veel druk bij medewerkers zorgt. Daarom hebben we MIC-aandachtsvelders aangesteld en met hen een eerste bijeenkomst gepland.’

Proces ontrafelen

‘Vervolgens zijn we het MIC-proces met een afvaardiging van MIC-aandachtsvelders gaan uitpluizen. Daarvoor hebben we de swimming-lanes-methode (Registratiereis) gebruikt. Zorgmedewerker, teamleider, arts: Iedere medewerker zwemt als het ware in een eigen baan als het gaat om incidentmeldingen en komt dus andere knelpunten tegen. Het helpt dan om per 'baan' de stappen van het proces in kaart te brengen. Zo krijg je goed en volledig zicht wie er allemaal bij zijn betrokken. En wie wat wanneer doet.’

Download de Registratiereis om uw eigen registratieproces te ontrafelen

Verbetermogelijkheden

‘We keken wat de verbetermogelijkheden zijn,’ vertelt Liza Nagelkerke, teamleider bij Nieuw Unicum.’ Dat zat vooral in het terugbrengen van het aantal vragen. Hiervoor organiseerden we een sessie waarin we kaartjes met vragen en stappen deelden van het hele proces. Om zo te ordenen welke vraag bij welke stap hoort. Per vraag hebben we gekeken: Is deze vraag wel functioneel en wat doen we hier eigenlijk mee? Op die manier ontdekten we dat er ook vragen dubbel werden gesteld. We zijn toen van 25 naar 10 vragen gegaan.’

Deelbaar maken

Dollé: ‘We willen dit resultaat laten zien in een visualisatie die we presenteren op een poster. Die hangen we op alle afdelingen op. Daarnaast delen we de opbrengst op het intranet. Er wordt verder aandacht besteed aan de nieuwe manier van registreren tijdens alle werkoverleggen. Tot slot organiseren we een bijeenkomst met alle MIC-aandachtsvelders. Hierin overleggen we wat er nog nodig is om collega’s mee te nemen in het verbeterde proces.’

Verankeren in de organisatie

Dollé: ‘We bekijken met onze projectmanager hoe we kunnen borgen wat we hiervan geleerd hebben. Deze werkwijze kunnen we immers ook inzetten voor andere problemen.’

Aanbevelingen

1. Voorkom dat u te snel in de uitvoering gaat
Dollé: ‘Het is belangrijk om de stappen zorgvuldig te doorlopen. Zo was de stap van het ontrafelen van het proces voor ons heel belangrijk. Hierdoor voorkom je dat je te snel gaat denken in oplossingen. Zo ontdekten we dat als een medewerker een MIC aanmaakt, hij dan moet aanvinken wie dat allemaal kan zien. Terwijl dit natuurlijk ook automatisch al kan zijn aangevinkt. Als we het proces niet goed hadden uitgeplozen, hadden we de oplossing van het 'automatische vinkje' waarschijnlijk over het hoofd gezien.’

2. Zorg voor een goede afvaardiging aan tafel
Dollé: ‘Het is belangrijk dat je met de juiste mensen aan tafel zit. Zo vond er een goede uitwisseling plaats omdat de delegatie van MIC-aandachtsvelders erbij was. Ook de teamleider en de applicatiebeheerder waren zoveel mogelijk aanwezig. De applicatiebeheerder kon bijvoorbeeld direct de achtergrond schetsen in waarom de ene aanpassing wel kan en de andere niet.’

3. Laat het proces niet leiden door de eigenaar van het proces
Nagelkerke: ‘Laat het proces niet leiden door de eigenaar van het proces. Het is belangrijk dat de procesleider ook kan uitzoomen. Bij ons vervulde Vilans deze rol, maar een staffunctionaris zou dit ook kunnen doen. Door wat afstand van het proces te nemen, is een procesbegeleider beter in staat om tijd af te bakenen en afspraken concreet maken. Juist omdat hij zich minder laat leiden door de waan van de dag.’

4. Denk vanaf stap 1 al na hoe u de kennis gaat delen in de organisatie
Dollé: ‘Het is belangrijk om informatie op meerdere niveaus en op meerdere manieren te delen met collega’s.’

5. Faciliteer voldoende tijd voor het proces
Dollé: ‘Er moet echt ruimte zijn om zo’n proces goed uit te kunnen voeren. Veel zorgmedewerkers hebben het al druk genoeg. Toch zijn dat echt de mensen die erbij betrokken moeten worden. Vanachter mijn eigen bureau had ik dit allemaal niet kunnen verzinnen.’