‘We hebben intern de werkgroep 'Ontzorg de zorg' opgesteld,’ vertelt staffunctionaris kwaliteit Michelle Dollé. ‘Vervolgens wilden we echt aan de slag met de concrete acties die we in de werkgroep hadden bedacht. Vilans en Q-Consult Zorg hebben ons hierbij geholpen. Zij wilden graag meekijken en meewerken aan ons proces om registratielasten te verminderen.’
Keuze aan te pakken proces
Nieuw Unicum begon met het terugdringen van registratielasten rond Meldingen Incidenten Cliënten (MIC). Dollé: ‘We weten dat dit proces voor veel druk bij medewerkers zorgt. Daarom hebben we MIC-aandachtsvelders aangesteld en met hen een eerste bijeenkomst gepland.’
Proces ontrafelen
‘Vervolgens zijn we het MIC-proces met een afvaardiging van MIC-aandachtsvelders gaan uitpluizen. Daarvoor hebben we de swimming-lanes-methode (Registratiereis) gebruikt. Zorgmedewerker, teamleider, arts: Iedere medewerker zwemt als het ware in een eigen baan als het gaat om incidentmeldingen en komt dus andere knelpunten tegen. Het helpt dan om per 'baan' de stappen van het proces in kaart te brengen. Zo krijg je goed en volledig zicht wie er allemaal bij zijn betrokken. En wie wat wanneer doet.’
Verbetermogelijkheden
‘We keken wat de verbetermogelijkheden zijn,’ vertelt Liza Nagelkerke, teamleider bij Nieuw Unicum.’ Dat zat vooral in het terugbrengen van het aantal vragen. Hiervoor organiseerden we een sessie waarin we kaartjes met vragen en stappen deelden van het hele proces. Om zo te ordenen welke vraag bij welke stap hoort. Per vraag hebben we gekeken: Is deze vraag wel functioneel en wat doen we hier eigenlijk mee? Op die manier ontdekten we dat er ook vragen dubbel werden gesteld. We zijn toen van 25 naar 10 vragen gegaan.’
Deelbaar maken
Dollé: ‘We willen dit resultaat laten zien in een visualisatie die we presenteren op een poster. Die hangen we op alle afdelingen op. Daarnaast delen we de opbrengst op het intranet. Er wordt verder aandacht besteed aan de nieuwe manier van registreren tijdens alle werkoverleggen. Tot slot organiseren we een bijeenkomst met alle MIC-aandachtsvelders. Hierin overleggen we wat er nog nodig is om collega’s mee te nemen in het verbeterde proces.’
Bekijk de poster
Verankeren in de organisatie
Dollé: ‘We bekijken met onze projectmanager hoe we kunnen borgen wat we hiervan geleerd hebben. Deze werkwijze kunnen we immers ook inzetten voor andere problemen.’
Lees ook de andere interviews uit het drieluik