‘Met technologie vrijheid creëren, is een cultuurverandering’

In twee artikelen komen zorgaanbieders aan het woord over hun ervaringen met de inzet van technologie om de vrijheid van cliënten te vergroten of behouden, in combinatie met de Wet zorg en dwang. In dit tweede artikel delen zij hun tips en ervaringen met het implementeren van technologie.

Technologie is een middel, geen doel. Met alleen de gesloten deur vervangen door een leefcirkel ben je er niet. Het gesprek over vrijheid, veiligheid en het gedrag en de cultuur van de organisatie is essentieel. Noodzakelijk om het fundament te leggen voor het denken en handelen rondom vrijheid.

Organisatiebrede verandering 

Vrijheid creëren met de inzet van technologie is vergelijkbaar met een cultuurverandering. Dat bevestigen verschillende zorgorganisaties. Vitalis WoonZorg Groep vertelt: ‘Het is belangrijk dat er commitment is voor het doel van de inzet van zorgtechnologie. Wat willen we er eigenlijk mee bereiken voor onze cliënten? De nieuwe manier van denken en werken moet echt in de hoofden van de betrokken medewerkers gaan zitten en dat kost tijd. Wij zijn gaan werken met een expertgroep, die bestaat uit zorgmedewerkers, paramedici en technische medewerkers met interesse in technologie. Zij dienen als vraagbaak en vanwege de samenstelling, levert dit vaak mooie oplossingen op, direct toepasbaar in de praktijk.’

Aandacht voor alle standpunten

AxionContinu organiseerde bijeenkomsten voor alle betrokkenen, inclusief cliënten en naasten en implementeerde - in hun geval de leefcirkels - in nauwe samenwerking met ondersteunende diensten, zoals facilitair en ICT. Dat dit belangrijk is, bevestigt zorgorganisatie Careyn. ‘Je moet aandacht hebben voor alle verschillende standpunten. Dus ook voor medewerkers die werken met technologie én de gevolgen van de inzet van technologie spannend vinden of het principe nog niet helemaal begrijpen. Wij hebben al die groepen voorzien van de nodige informatie en gaan met elkaar daarover in gesprek. Het is tenslotte een organisatie brede verandering. Wij stimuleren medewerkers dan ook een kijkje te nemen op een locatie die al voorloopt met de inzet van zorgtechnologie. Zodat doemscenario’s ontkracht kunnen worden en ze ervaringen horen van hun collega’s. We merken in deze sector geldt: zien is geloven.'

Meer nodig dan een digitale infrastructuur

Werken en implementeren van technologie vereist naast medewerking van cliënten, naasten en medewerkers en ook een digitale en fysieke infrastructuur. Denk aan een krachtige wifi, voldoende budget, heldere communicatie, systeemkeuzes en digitale vaardigheden van medewerkers. Stuk voor stuk kenmerken die de snelheid en mogelijkheden van implementatie bepalen. Careyn: ‘We hebben de neiging om veel verschillende systemen en applicaties naast elkaar in te zetten, zonder logische samenhang. Om dat te voorkomen streven we er naar het nieuwe zoveel mogelijk te integreren met bestaande technologie, zoals het verpleegoproepsysteem. Met het doel zoveel mogelijk één systeem waarmee medewerkers makkelijk kunnen werken.’ 

Doorlopend in gesprek

Om dit te realiseren, gaat Het Laar hierover doorlopend in gesprek met medewerkers. ‘Dat werkt twee kanten op, want zij weten wat in de praktijk het beste werkt en aan de andere kant is het belangrijk om hen wegwijs te maken door uit te leggen wat apptechnologie betekent, welke apps waarvoor geschikt zijn en helpen overzicht te krijgen en houden. Als je dat niet doet, wordt het voor gebruikers die geen feeling hebben met technologie dramatisch.’ AxionContinu werkt voor de implementatie van technologie samen met de afdeling Communicatie. We hebben de neiging om technische termen als normaal te beschouwen. Dat is echter niet altijd begrijpelijk en spreekt niet iedereen aan. Met Communicatie zorgen we dat de informatie begrijpelijk wordt voor verschillende doelgroepen. 

“Soms best lastig, werken met techniek!”

Digi-coaches en een maatjessysteem 

Als aan alle randvoorwaarden wordt voldaan, kan het gebrek aan digitale vaardigheid bij medewerkers alsnog negatief effect hebben op de introductie van zorgtechnologie. Veel organisaties zijn zich hiervan bewust en bieden hiervoor verschillende oplossingen. Bij Silverein wordt gewerkt met digi-coaches. ‘We begrijpen dat werken met techniek soms best lastig is. Daarom begeleiden en ondersteunen onze digi-coaches medewerkers zodat zij hun digitale vaardigheden verbeteren.’ 

Vitalis WoonZorg Groep vult aan: ‘Het gaat niet alleen om de vaardigheden om met techniek te werken, maar ook snappen wat de beste toepassing is voor een cliënt. Met de inzet van hoofdgebruikers vergroten we die kennis ook.’ 

Bij Het Laar wordt met een maatjessysteem en experts gewerkt. ‘Bij onze organisatie werken diverse groepen medewerkers, die uiteindelijk wel met dezelfde systemen gaan werken. Denk aan ECD, Medimo en de digitale salarisstroken. Het helpt om voor de verschillende onderdelen experts aan te wijzen, die andere collega’s wegwijs kunnen maken. Die werkwijze benutten we ook bij toekomstige implementaties, zoals ons nieuwe verpleegoproepsysteem.’

Vernieuwingen komen nooit vanzelf

Het implementeren van vernieuwingen gaat nooit vanzelf. Organisaties moeten bij technologische aanpassingen dan ook rekening houden met tal van dilemma’s en uitdagingen. In de praktijk vinden zorgaanbieders daarop vaak creatieve oplossingen. Het Laar is zich daarvan bewust en benadrukt dat er ruimte is om fouten te maken. Dat geldt voor medewerkers én leveranciers. ‘Er gaan dingen mis bij de inzet van nieuwe techniek en angst voor veranderen kan belemmerend werken. Wij hebben hiervoor en spreken hardop uit dat fouten maken mag. Het is ook best spannend om een deur van een tot dan toe gesloten afdeling open te zetten.' 

Tegelijkertijd betekent dat niet meteen dat iedereen ook door die open deur stapt. Vitalis WoonZorg Groep stelt: ‘Vaak blijven medewerkers en cliënten vervolgens nog steeds in de ruimte zitten. Het is aan de medewerkers om cliënten uit te nodigen hun vrijheid te vergroten door achter die deur te komen.’ De Wever vult aan: ‘Vaak vindt familie vrijheidsverruimende technologie ook spannend. Onze ervaring is dat het vergroten van bewegingsruimte er niet direct toe leidt dat cliënten die ruimte ook benutten.’ 

Meestal is dat pas het geval als medewerkers hen stimuleren, omdat voor iedereen geldt dat het lastig is om patronen en gewoonten los te laten. ‘Zowel medewerkers als naasten moeten gaan vertrouwen op een systeem dat een melding geeft, vervolgt Vitalis WoonZorg Groep. ‘De techniek is niet zozeer het punt, maar meer het vertrouwen in die techniek. De gedragscomponent blijft een heel belangrijke hierin, omdat we zo gewend zijn geweest om op een bepaalde manier zorg te verlenen.’ 

• Lees ook artikel 1 uit dit tweeluik: 'Technologie is het hulpmiddel en niet het doel op zich'

Beide artikelen zijn tot stand gekomen dankzij de enthousiaste en verhelderende verhalen van verschillende medewerkers van deze zorgaanbieders: AxionContinu, Careyn, De Wever, Het Laar, Kennemerhart, Silverein, Vitalis WoonZorg Groep en Zonnehuisgroep Amstelland.