Vastlopers bij de implementatie: zo blijf je ze voor
Gepubliceerd op:
GGz Centraal, een zorgorganisatie voor specialistische hulp bij psychische problemen, werkt aan innovaties binnen de organisatie, zoals de inzet van zorgtechnologie. Met de InnovatieRoute toetsen zij het proces en de resultaten. Conclusie? Zonder een gedeelde visie, vertaalslag naar uitvoering én een afgebakende opdracht blijft zorgtechnologie hangen in pilots. Deze vastlopers spelen ook in de gehandicapten- en ouderenzorg. Lees hoe jouw organisatie ze voor kan zijn.
GGz Centraal deelt ervaringen en inzichten met de InnovatieRoute vanuit het innovatieteam en de werkvloer. In het innovatieteam werkt Arina van Domselaar als innovator. Zij onderhoudt in de regio’s contact met de innovatiecoördinatoren, zoals Hilmar Molenaar en Kristel van Kraanen. Zij kijken dagelijks naar de maatschappelijke uitdagingen rondom de ggz.
In de ‘advies-kaders‘ op deze pagina lees je adviezen van Vilans vanuit kennis en ervaring met implementaties in de gehandicapten- en ouderenzorg.
Koppel visie op technologie aan gedeelde visie op zorg
‘De visie is er bij GGz Centraal. En het belang van dezelfde taal en hetzelfde begrip van innovatie erkent en benadrukt de organisatie. De InnovatieRoute kan ons hier goed bij ondersteunen, ook bij hoe draagvlak vanuit de verschillende lagen van de organisatie kan komen’, licht Hilmar toe.
Wil je zelf aan de slag met jullie visie op zorg en technologie? Gebruik dan de gids Opschalen inzet en gebruik technologie in gehandicaptenzorg.
Advies: een gedragen visie is nodig
In de gids voor het opschalen en implementeren van zorgtechnologie zie je aan de hand van het Lippitt-Knostermodel welke randvoorwaarden nodig zijn, zoals een gedragen visie. Ontbreekt die visie? Dan ontstaat verwarring. Want een heldere visie op zorg en technologie geeft richting aan de organisatie, waaraan je de visie op innovatie, zoals technologie, verbindt. Bestuur, management en innovatieteam hebben deze visie samen te laden en er hetzelfde onder te verstaan.
Jasmin Pekaric, adviseur Innovatie-impuls 2: ‘Een veelgemaakte fout is om maar te gaan implementeren zonder aan de voorkant een aantal randvoorwaarden goed in te regelen. Dat hebben we vaak genoeg gezien met technologie die dan ergens stof ligt te vangen. De InnovatieRoute kun je vanaf het eerste idee tot en met de implementatie en borging gebruiken. En om te toetsen wat al is gedaan en wat nog ontbreekt.’
Adviseur Wouter Stevens is betrokken bij de InnovatieRoute voor de ouderenzorg die in ontwikkeling is en vult aan: ‘Er zijn ook projectleiders die de indeling zullen scannen om een globaal idee te hebben van wat ze te doen staat of als reminder voor de volgorde.’
Dit voorbeeld van GGz Centraal is een valkuil voor veel organisaties
Het uitgangspunt bij de visie op zorgtechnologie is kijken naar de toegevoegde waarde van de inzet van een zorgtechnologie aan de cliëntbehoefte, behandeldoelen of in verlichting van werk. Denk aan meer eigen regie, doordat sociale robotica dagstructuur biedt. Of aan minder medicatie wanneer technologie helpt om klachten te verminderen.
Hilmar: ‘We hebben geleerd om het probleem te onderzoeken en daarbij niet verliefd te worden op de oplossing. Pas als we het probleem helder hebben, kijken we naar de middelen. In de ggz zijn de wachtlijsten voor mensen met trauma lang. VR-toepassingen kunnen bijvoorbeeld helpen, omdat cliënten daar deels thuis mee aan de slag kunnen. Daardoor kan de behandeling sneller verlopen en het lijden korter duren.’
‘We zetten Virtual Reality niet in, omdat het toevallig hip is’, benadrukt Arina. ‘Je loopt als organisatie juist voorop, omdat je kiest voor wat werkt en wat bijdraagt aan de oplossing van een concreet probleem.’
Advies: de gebruikersvraag moet voorop staan
Jasmin en Wouter zien dat de gebruikersvraag meer voorop moet komen te staan in de visie op zorg en technologie. ‘Als onduidelijk is welk probleem een technologie oplost, dan loopt een organisatie vast in bijvoorbeeld werkprocessen anders inrichten’, licht Wouter toe.
Wil je ook aan de slag met de gebruikersvraag? Lees dan het onderdeel Ontdek de echte gebruikersvraag van de InnovatieRoute.
Leg de verbinding tussen visie en uitvoering
‘We hebben te kijken naar de vertaalslag naar wat het voor iedereen betekent’, vertelt Arina. ‘Beleid is vervolgens nodig met daarin ademruimte en tijd voor de mensen. Dat geldt niet alleen voor zorgprofessionals, maar ook voor ondersteunende afdelingen. Als innovatie prioriteit is, moet de hele organisatie mee kunnen doen. Alleen zo kun je blijven inspelen op veranderende zorg- en ondersteuningsvragen en een veranderende arbeidsmarkt.’
Kristel onderkent dit: ‘Medewerkers krijgen niet altijd uren om bij te dragen aan een project. Dan ben je afhankelijk van enthousiaste vrijwilligers en dat is geen duurzame oplossing. Op een gegeven moment raken medewerkers overbelast.’
Advies: verbinding vraagt om focus
De verbinding tussen visie en uitvoering vraagt focus: wat wil je vernieuwen en welke thema’s zijn het meest urgent? Jasmin: ‘Dit vraagt commitment en is echt een veranderproces. Maak duidelijk wat je samen gaat doen. Blijf communiceren, zodat je de organisatie meeneemt in de beweging die je maakt en iedereen mede-eigenaar wordt. Zorg dat communicatie niet alleen zenden is, maar ook interactief tijdens overleggen en bijeenkomsten. Zo betrek je medewerkers en ervaren zij dat ze onderdeel zijn van de beweging.’
Krijg ook de basis op orde! Zodat visie en uitvoering verbonden zijn en medewerkers betrokken. Ga naar:
- Onderdeel: 2.2 Basis op orde | InnovatieRoute Gehandicaptenzorg
- Onderdeel: 2.9 Communicatieplan uitwerken | InnovatieRoute Gehandicaptenzorg
Zorg voor een afgebakende opdracht; dit is inclusief borging
‘Binnen een project moet je iets afronden, vaak binnen een (half) jaar. Dat is meestal alleen de eerste uitrol; de borging is complexer. Dat raakt meer mensen, werkwijzen, processen en inrichting. Een innovatie echt goed verankeren in de organisatie vraagt veel meer tijd; een belangrijk aandachtspunt in de opdracht’, geeft Kristel aan.
Voorbeeld
Arina: ‘Samen met cliënten hebben we een app ontwikkeld voor stresssignalering voor mensen met autisme. Bij de inzet van de app, moesten behandelaren eraan wennen dat de cliënt de app in eigen beheer heeft. In plaats van de klassieke manier van modules klaarzetten in een cliëntportaal. Denken in nieuwe mogelijkheden en de cliënt die regie geven zijn noodzakelijk.’
’Wil je het goed borgen, dan moet iedereen in het team ermee werken bij cliënten voor wie het geschikt is. Dit vraagt om het team hierin mee te nemen en te scholen in het “waarom en hoe”. De leidinggevende heeft hierop te sturen als standaardwerkwijze; ook dat is een groeiproces.’
Advies: neem de borging mee
In de opdracht staan het doel, de verantwoordelijkheden en wat nodig is om de innovatie vast onderdeel van het werk te maken. Neem borging hierin mee. Zo voorkom je misverstanden en toets je of de uren toereikend zijn.
Jasmin: ‘Bij duurzame implementatie doorloop je alle stappen bewust; dat vraagt tijd. Zo bouw je wel aan een bestendige aanpak. Ga je toch te snel implementeren? Grote kans dat je krijgt wat je al had.’
Verhelder ook je opdracht en bereid het gebruik kleinschalig voor! Ga naar: Doel 3 | Kleinschalig gebruik voorbereiden - InnovatieRoute Gehandicaptenzorg.
Over de InnovatieRoute en Innovatie-impuls 2
De InnovatieRoute is de basis voor Innovatie-impuls 2. Deze route helpt projectleiders stap voor stap bij de implementatie van zorgtechnologie. Innovatie-impuls 2 is een programma van Vilans in samenwerking met Academy Het Dorp. Het programma is onderdeel van de Toekomstagenda zorg en ondersteuning voor mensen met een beperking van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Lees meer over de InnovatieRoute.