Deel deze pagina via:

Stel je vraag aan

Alinde de Jong

‘Maak voor patiënt en professional Vilans Protocollen in ziekenhuizen leidend’

Gepubliceerd op: 16-10-2025

Wat als ziekenhuizen voortaan primair werken met Mijn Vilans Protocollen? Zuyderland en ZorgSaam Zorggroep laten zien dat het goed werkt. Tik een zoekopdracht in en het Vilans Protocol verschijnt vaak bovenaan in je scherm: Goed onderbouwd en altijd up-to-date. Hierdoor kunnen we eenduidig werken en besparen we veel tijd.

Eenduidig werken

Eenduidig willen werken is de belangrijkste overweging om primair te kiezen voor Mijn Vilans Protocollen. ZorgSaam-applicatiebeheerder Freer van Roeyen en technisch thuiszorg verpleegkundige Inge Coone: ‘Als zorgorganisatie met ziekenhuis-, thuis- en ouderenzorg wilden we meer eenduidigheid in het werk. Onze thuis- en ouderenzorg werkten al langer met Mijn Vilans Protocollen. In het ziekenhuis hadden we nog eigen protocollen. Maar we willen een cliënt die bij ons woont of thuiszorg van ons krijgt, ook in het ziekenhuis dezelfde zorg geven. Of andersom.’

Dat geldt ook voor Zuyderland, vertellen beleidsadviseur Milevis Reitsma en opleidingsfunctionaris Petra Schiffeleers: ‘De uniforme werkwijze in de hele organisatie is het grote voordeel van werken met Mijn Vilans Protocollen. Binnen Zuyderland zien we hierdoor een nieuwe cultuur ontstaan.’

‘Ook voor de patiënt is het goed dat we op één manier werken. Je doet de juiste handeling en bevordert de veiligheid. Ook scheelt het in tijden van personeelstekort. Nu hoeven we onze inhoudelijk deskundigen, zoals verpleegkundigen en artsen, niet meer op te trommelen om de protocollen te herzien.’

Vragen en twijfels vooraf

Ondanks de grote voordelen zagen de betrokkenen vooraf ook de uitdagingen van invoering. Zoals de technische kant: gaat de communicatie tussen de digitale systemen goed en zijn de Vilans Protocollen straks altijd bereikbaar? Hoe gaan zorgprofessionals op de andere lay-out en het gebruik reageren? Krijgen we de artsen mee, die toch eindverantwoordelijk zijn voor de zorg? En hoeveel tijd kost het implementeren, terwijl ons dagelijkse werk doorgaat?

Eerst investeren, dan tijd besparen

Toch liet een kleine club enthousiaste beleids- en opleidingsmedewerkers in het Zuyderland zich niet ontmoedigen. Petra en Milevis: ‘De doorslag gaf ons goede projectplan: "Veilige, gelijke en zinnige zorg". Veilig omdat de Vilans Protocollen up-to-date en onderbouwd zijn. Gelijk omdat je op dezelfde manier werkt. Zinnig omdat er beheer op zit en we geen dubbel werk doen. Daarnaast is klinisch redeneren ook een hot item binnen het Zuyderland Medisch Centrum. De generieke Vilans Protocollen vragen daar ook om. Daarom kregen we in 2023 goedkeuring voor de organisatiebrede invoering van de Vilans Protocollen als primair protocollenbestand.’

Ook de werkgroep die binnen ZorgSaam de handschoen oppakte, zette haar tanden in de implementatie. De aanloop naar het primair gebruik kostte veel tijd. Maar die besparen ze nu op het controleren en actueel houden van de protocollen. Freer en Inge: ‘We hebben alle bestaande ziekenhuisprotocollen gescreend. De eigen protocollen zijn grotendeels vervangen door protocollen die Vilans aanbiedt. Ook zijn we alle andere dubbele documenten in ons documentenbeheersysteem gaan verwijderen. Je wil het medewerkers niet onnodig lastig maken, maar hen juist makkelijk toegang geven tot de juiste protocollen en achtergrondinformatie.’

Gebruik in de praktijk

Als het systeem eenmaal draait, levert het ook op. ‘We zitten in het laatste deel van onze overgangsfase en werken in ons ziekenhuis nu met 120 tot 130 Vilans Protocollen’, vertellen Milevis en Petra over Zuyderland. ‘Voor een klein deel van de protocollen zijn we nog niet overgestapt, zoals bij het bloedprikken. Bij het vergelijken van protocollen gingen we in het begin heel secuur te werk. Bijvoorbeeld of je een spuit van 50 of 60 cc gebruikt. Maar dat detailniveau moet je loslaten en zorgverleners vragen om zelf klinisch te redeneren.’

Zuyderland en ZorgSaam: eenvoudige toegang tot MVP

Zuyderland en ZorgSaam kiezen beide voor eenmalig inloggen. Ben je ingelogd in je werkaccount, dan heb je ook meteen toegang tot Mijn Vilans Protocollen (MVP). In Zuyderland kan je via het documentbeheersysteem Zenya of met een rechtstreekse link naar de protocollen: ‘Wij geven de voorkeur aan een zoekopdracht in Zenya, omdat de uitzonderingen daar ook heel overzichtelijk te zien zijn.’

Bij ZorgSaam kom je rechtstreeks via Zenya of via intranet bij MVP: ‘Ook kan het via een zoekopdracht. Als een Vilans Protocol leidend is, dan staat die bovenaan. Heeft een ziekenhuisspecialisme toch nog een eigen protocol, dan verschijnt die ook op je scherm. Organisatiespecifieke afspraken die niet in de generieke protocollen staan, zijn te vinden in documenten die ZorgSaam-breed zijn of voor een bepaald specialisme gelden.’

Van nieuw naar vanzelfsprekend gebruik

Freer en Inge van ZorgSaam over hoe zorgprofessionals het gebruik ervaren: ‘Voor onze medewerkers in de thuis- en ouderenzorg is het werken met Mijn Vilans Protocollen een vanzelfsprekendheid. Voor het ziekenhuis is het nog wennen om gebruik te maken van de kennis en kwaliteit van de Vilans Protocollen. Als applicatiebeheerder staat het op mijn verlanglijstje om de Vilans Protocollen nog duidelijker te presenteren.’

Petra en Milevis van Zuyderland: ‘Over het algemeen vinden onze zorgprofessionals het fijn, vanwege dezelfde opbouw. Geen ellenlange protocollen, maar tabbladen die je kunt open- en dichtklikken. Soms missen mensen dingen, dan help je ze zoeken of wijs je ze op de achtergrondinformatie van Vilans. Of vertel je bijvoorbeeld dat ze het vaardigheidsformulier van Vilans kunnen gebruiken, in plaats van onze achterhaalde observatiescorelijst.’

Opleiders pakken hun rol

In beide ziekenhuizen heeft de afdeling Opleidingen een belangrijke rol gekregen. Freer van ZorgSaam: ‘We hebben besloten om de verantwoordelijkheid voor het delen van updates bij de praktijkopleiders te leggen. Zij begeleiden de leerlingen op de afdeling en kunnen de nieuwe werkwijze overbrengen aan de verpleegkundigen.’

Ook in het Zuyderland is de afdeling Onderwijs een belangrijke spil: ‘Aan de hand van scholings- en jaarthema’s zijn we de protocollen gaan indelen. Op die manier krijgen alle verpleegkundigen die getoetst moeten worden ook de Vilans Protocollen voorgeschoteld. Helpend is dat de nieuwe generatie wel wordt opgeleid met Mijn Vilans Protocollen. Daardoor wordt het steeds natuurlijker om er in het ziekenhuis mee te werken.’

Tips voor het invoeren van primair MVP-gebruik in het ziekenhuis

  • Maak een plan en ga vooral doen!
  • Plan implementatie in op vaste, rustige dagen in de week.
  • Laat de afdeling Kwaliteit het proces bewaken.
  • Zorg intern voor een commissie die knopen doorhakt.
  • Houd voor ogen voor wie je het doet: de patiënt.
  • Deel je ervaringen met andere ziekenhuizen.

Als ziekenhuis interesse in Mijn Vilans Protocollen?

Een ziekenhuis kan zich abonneren op Mijn Vilans Protocollen. De kosten daarvan hangen af van de grootte van de organisatie. Vilans zorgt ook voor integratie van de Vilans Protocollen in Zenya of een ander softwaresysteem. Stuur je vragen naar de adviseurs van Vilans (protocollen@vilans.nl).

Op dinsdag 4 november vindt er van 11.00 tot 12.00 uur een digitaal vragenuurtje plaats voor ziekenhuizen die geïnteresseerd zijn in de Mijn Vilans Protocollen. Meld je hiervoor aan bij Anne-Sophie Hooftman (a.hooftman@vilans.nl).

Over Zuyderland en ZorgSaam Zorggroep

Zuyderland is de grootste werkgever van Limburg met 10.000 medewerkers in het Zuyderland Medisch Centrum, thuis- en woonzorg en ggz. Bij ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen werken 3500 medewerkers in het ziekenhuis, thuiszorg en ouderenzorg.

Meer informatie

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Met onze nieuwsbrief blijf je wekelijks op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen in de langdurige zorg.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!