ZONL: ‘Leereffect staat voorop bij het melden van incidenten’

Tijdens de Ontregel-labs van Vilans bleek deelnemer Zorggroep Oude en Nieuwe Land (ZONL) een goede manier gevonden te hebben om de focus te leggen op het leren van incidenten. ‘Eerder werd het melden van incidenten gezien als verplichte registratie. Terwijl het gaat over wat je ervan kunt leren voor veilige persoonsgerichte zorg.’ Wat levert het ZONL op? En wat kunnen we leren van hun manier?

‘Voorheen werd het melden van incidenten cliënten en calamiteiten (MIC) ervaren als verplichting en daarmee een doel op zich. Na de registratie van het incident had je “voldaan” aan de meldplicht en daar hield het vaak mee op. In ons herziene beleid “Leren van (bijna) incidenten” hebben we beschreven dat je in bepaalde situaties kunt kiezen om daar geen MIC-melding van te maken. Bijvoorbeeld omdat het een bijna-incident of incident zonder gevolgen is. De zorgmedewerker maakt dan zelf de afweging of een MIC nodig is als hulpmiddel bij het leren en ontwikkelen’, aldus Evelyn van Dijk. Samen met haar collega Miranda Seerden, beiden van de afdeling kwaliteit, beleid en ontwikkeling, hebben ze het nieuwe beleid geschreven.

Afweging leereffect

Bepalend voor het al dan niet melden als incident, is de inschatting of ervan geleerd kan worden. Er is daarbij geen gedetailleerd lijstje met welke incidenten je wel of niet meldt. Bij (bijna) incidenten zonder gevolgen waar een zorgprofessional geen MIC-melding van maakt, rapporteert ze de situatie in het dossier en dat is voldoende. Want ook via het reguliere zorgproces wordt geëvalueerd en geleerd. ‘Er zijn natuurlijk ook situaties waarbij een MIC wettelijk verplicht is, omdat er in die situaties gevolgen zijn’, licht Van Dijk toe. 'De cliëntenraad ervoer het melden van incidenten als iets negatiefs, omdat het ging over registratie van situaties waarin iets niet goed is gegaan. Vanuit de cliëntenraad hebben we daarover gesproken met de leidinggevenden. Dat er heel veel goed gaat en natúúrlijk ook fouten gemaakt worden. Van beide moeten we altijd blijven leren’, vult Ada van Diepen aan. Zij is lid van de cliëntenraad.

Voorbeeld zonder MIC

Waar bijvoorbeeld niet verplicht een MIC-melding aan te pas komt, is het vergeten van het aftekenen van medicatie, omdat een MIC niet het enige middel is om te leren en te verbeteren. Voor het aftekenen van medicatie maakt ZONL gebruik van een medicatie app die ook zichtbaar maakt als iets niet is afgetekend. Het inzicht hierin kan ook als leerinformatie dienen bij analyse en verbeteracties. Bovendien kan de zorgmedewerker direct actie ondernemen als het gaat over de patiëntveiligheid. 

Sandra McColm, verpleegkundige bij woonzorgcentrum Markehof: ‘Voorheen hadden we het tijdens ieder teamoverleg over het vergeten af te tekenen van medicatie en hoe je dat kunt verbeteren. Daar kwamen we niet uit, omdat er op deze manier geen leereffect in bleek te zitten. Want je hebt het alleen over het registreren zelf. Tegelijkertijd, als de indruk ontstaat dat het vergeten af te tekenen een probleem voor een cliënt wordt, dan kun je altijd de MIC weer een tijdje inzetten als analysemiddel. Bijvoorbeeld als het ligt aan een bepaald tijdstip dat het sneller vergeten wordt.’

Betere analyse

Nelleke Bijdevaate, teammanager van woonzorgcentrum Markehof heeft samen met Miranda, Evelyn en andere collega’s meegedaan aan de Ontregel-labs van Vilans. Van Dijk: ‘Onze deelname aan de Ontregel-labs was de aanleiding om het MIC-formulier verder te verbeteren en te verdiepen. Zodat we de analyse beter kunnen doen op oorzakelijke factoren van een incident en om de kennis van zorgmedewerkers beter te benutten bij verbeteracties. Het vernieuwde MIC-formulier is ook afgestemd met hen. McColm: ‘Het formulier helpt zorgmedewerkers breder te kijken. Het is ook overzichtelijker en makkelijker in gebruik, dankzij de praktische voorbeelden die erin staan van mogelijke oorzaken.’ 

Methodisch werken

Vanuit een brede blik op de oorzakelijke factoren kijken medewerkers hoe ze het risico op een incident kunnen voorkomen of verkleinen. Het doel is om verhoogde risico’s in beeld te krijgen en dat de cliënt en de zorgmedewerker hierover afspraken maken. Daarbij staan de persoonlijke wensen en afwegingen van de cliënt centraal.

Overstap even wennen

‘De overstap naar de vernieuwde werkwijze in het beleid was wel even wennen. Er bestond wat vrees om ‘afgerekend’ te worden op je keuze om geen MIC in te vullen, omdat we gewend waren dat alles geregistreerd moest worden met een MIC. Een oude werkwijze loslaten is best spannend. Tijdens de overleggen is besproken wat eigenlijk de bedoeling is van de MIC, namelijk een middel om te leren. Dat nemen we inmiddels dus iedere keer als uitgangspunt bij het bespreken van incidenten. Geleidelijk groeit het vertrouwen in jezelf en elkaar om op basis van je professionaliteit je afweging te kunnen maken’, aldus McColm. 

Bijdevaate vult aan: ‘We blijven dat vertrouwen geven door dat tijdens de overleggen uit te spreken. Zij zijn daarvoor opgeleid en kennen de cliënt het beste. Dan gebruik je de MIC echt als middel en niet als doel op zich. Het is daarnaast voor medewerkers ook motiverend om van die onnodige registratielast af te zijn.’ Van Diepen: ‘Gaandeweg merkten we als cliëntenraad dat ze anders omgingen met risico’s en incidenten. Het stopte niet meer na het registreren van een MIC. En er is meer samenhang gekomen in hoe ze werken. Cliënten voelen zich daardoor meer gezien, omdat hun wensen en mogelijkheden meegenomen worden in de afwegingen.’

Volgende stap

Het leren op cliëntniveau laat nu steeds meer zien dat het invullen van een MIC een bewuste keuze is als middel om te leren. Ook is er in het zorgproces een overzichtelijke methodische werkwijze waar de MIC onderdeel van is, in samenhang met andere onderdelen van het zorgproces. De volgende stap is om dit ook nog verder te ontwikkelen op de volgende niveaus: afdeling/locatie, wijk en organisatie. Wat hieraan bijdraagt, is de samenwerking met de data-analist planning & control en met functioneel applicatiebeheer. Zij denken en helpen mee om het systeem zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de behoefte van de gebruikers, de zorgmedewerkers. Zo is er een tool ontwikkeld om beter inzicht en overzicht te krijgen in de MIC-meldingen. Daarmee kunnen ze inzoomen op ieder niveau, en per soort incident. Dit geeft ook betere handvatten om andere deskundigen te betrekken bij de analyse van deze leerinformatie, zoals een gedragskundige.

Tips voor andere zorgorganisaties

• Gebruik niet de systematiek als startpunt, maar ga uit van wat je wil bereiken als het gaat over veilige persoonsgerichte zorg. Niet omdat het moet, maar omdat je wilt leren. En het systeem hiervoor zo handig mogelijk wil benutten als middel, met zo min mogelijk registratielast als die niet bijdraagt aan het leereffect.
• Benut de ervaring en kennis van zorgmedewerkers en vertrouw daarop. Zij weten wat nodig is omdat ze direct contact hebben met de cliënt en weten wat werkbaar is.
• Kijk goed en breed naar oorzaken van risico’s en incidenten; vaak is er een samenhang van meerdere oorzakelijke factoren die leiden tot een risico of incident. Dat is de ingang voor acties om vermijdbare incidenten te voorkomen en risico’s te verkleinen.
• Bekijk de MIC-systematiek niet als een op zichzelf staande systematiek. Het is een van de bronnen van leerinformatie, zoals klachten en audits. Betekenis geven aan de samenhang van die verschillende leerinformatie geeft de organisatie een goed beeld van wat er nodig is om het primaire proces zo goed mogelijk te ondersteunen.