Raad van toezicht Vilans

Naast algemene waarden als integriteit, aanspreekbaarheid, betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, professionaliteit, openheid en transparantie sluit de raad van toezicht in het bijzonder dan ook aan bij de vier waarden die bij Vilans centraal staan:

• van betekenis zijn
• verbindend werken
• ontwikkeling stimuleren
• leven in balans

Waardegericht toezicht heeft in dit kader een dubbele betekenis:

• de raad van toezicht houdt toezicht op de algemene waarden in het kader van governance en op de waarden van Vilans in het bijzonder;
• de raad van toezicht past die waarden op zichzelf toe bij de uitoefening van de verschillende rollen die modern toezicht veronderstelt.

Met betrekking tot de invulling van de verschillende rollen hanteert de raad van toezicht de volgende beginselen:

1. Vertrouwen: wij handelen vanuit vertrouwen, zowel naar elkaar als naar de raad van bestuur en Vilans als organisatie.
2. Openheid en veiligheid: wij hechten een groot belang aan openheid in onze onderlinge samenwerking en in onze samenwerking met de raad van bestuur en creëren met elkaar een veilige werkomgeving die deze openheid zo optimaal mogelijk bevordert.
3. Samenwerking: wij vormen met elkaar een raad van toezicht en investeren in onze onderlinge samenwerking en in de samenwerking met de raad van bestuur en de organisatie. Wij hebben aandacht voor de sfeer en spreken elkaar daar op aan.
4. Gelijkwaardigheid: wij opereren zoveel mogelijk vanuit het beginsel van gelijkwaardigheid. Met inachtneming van ieders rol en verantwoordelijkheid staan wij aan de zijde van de raad van bestuur en de organisatie.
5. Balans en dienstbaarheid: wij bewaken de balans tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur en zien erop toe dat wij – ondanks inhoudelijke betrokkenheid en enthousiasme – niet op de stoel van de bestuurders gaan zitten. Wij stellen ons dienstbaar en bescheiden op.
6. Reflectie: wij reflecteren op ons eigen optreden en op de koers van Vilans en de uitvoering daarvan. Vilans is een lerende organisatie en de raad van toezicht is dat ook, wij blijven voortdurend werken aan het verbeteren van de invulling van onze rol en het levend houden van deze visie op toezicht.

In aanvulling op het voorgaande is onze visie op toezicht als volgt:

De toezichtrol

De raad van toezicht streeft naar een goede balans tussen integraal intern toezicht en integraal extern toezicht. In dit laatste geval ziet het toezicht de maatschappelijke opdracht van Vilans en de impact die Vilans heeft voor de praktijk van de zorg/de maatschappij. Welke verandering brengt Vilans teweeg en is er moed om ‘het avontuur’ aan te gaan om grenzen te verleggen? De raad van toezicht voert de gesprekken hierover bij voorkeur thematisch verdiepend en gaat uit van eigenstandig toezicht in die zin, dat de raad een jaaragenda heeft en in het kader van haar toezichthoudende taken zelf onderwerpen agendeert.

De klankbordrol

De rol van de raad van toezicht als ‘sparring partner’ staat bij de klankbordrol centraal. Dit betekent dat zowel op geleide van de raad van bestuur als vanuit een eigen actieve en uitdagende rol dilemma’s worden gedeeld en dialoogvorming plaatsvindt. in dit kader wordt ‘het opzoeken van de vrije ruimte’ en ‘out of the box’-denken en -werken gestimuleerd waarbij de onderscheidene bestuurlijke en toezichthoudende rollen en verantwoordelijkheden uiteraard worden gerespecteerd.

De netwerk- en maatschappelijke rol

De raad van toezicht heeft qua samenstelling en verantwoordelijkheid bij uitstek de rol om de buitenwereld ‘naar binnen te brengen’. De raad van toezicht agendeert in deze context ook zelf actuele onderwerpen en waakt voor ‘blinde vlekken’. Vilans zelf is – zeker op het gebied van innovatie – een netwerkorganisatie. Vanuit de waarde ‘verbindend werken’ zal de raad van toezicht zijn toezichtrol nog meer invullen door – in zorgvuldige afstemming met de raad van bestuur – in verbinding te staan met externe partners/klanten van Vilans en medewerkers van Vilans. De raad van toezicht neemt met regelmaat deel aan netwerkbijeenkomsten en andere bijeenkomsten van Vilans waar stakeholders aanwezig zijn.

De werkgeversrol

De werkgeversrol wordt op een actieve manier ingevuld. Ook buiten de vaste beoordelingsmomenten om blijft de remuneratiecommissie in verbinding met de beide bestuurders, ook op menselijk/persoonlijk niveau. Als werkgever besteedt de raad van toezicht aandacht aan onderwerpen als ‘leven in balans’, aan tijdige en vooral zorgvuldige ‘successie-planning’, aan borging van management/bestuurlijk potentieel intern én de goede mix van bestuur en directeuren. De raad van toezicht stimuleert de persoonlijke ontwikkeling van de bestuurders.

Reflectie en doorontwikkeling van het toezicht

Van de raad van toezicht mag verwacht worden dat die de waarden van Vilans eigen maakt, incorporeert en op zichzelf toepast. Het is daarmede ook zelf cultuurdrager van Vilans. Het niet na- of voorleven daarvan is ongeloofwaardig naar bijvoorbeeld de medewerkers van Vilans. De raad van toezicht is daarop aanspreekbaar. De raad van toezicht is ook aanspreekbaar op naleving van de beginselen die aan deze visie op toezicht ten grondslag liggen.

De raad van toezicht ziet het tot haar taak om ‘het ongemakkelijke gesprek’ op te zoeken, om tegenspraak te organiseren en daarmede het gesprek met de raad van bestuur te kunnen laten schuren. Dat betekent dat in de toepassing de waarden van Vilans zelf steeds weer uitgedaagd worden.

Met regelmaat zal de raad van toezicht stilstaan bij de vraag in hoeverre wij handelen volgens onze visie op toezicht en overeenkomstig de daaraan ten grondslag liggende waarden. Dit betekent onder meer dat wij aan het einde van de vergadering met elkaar zullen terugblikken op het verloop van de vergadering en onze rol daarbij: wat ging goed, wat kan beter? Meer in de diepte doen we dit jaarlijks op een passend moment, middels een zorgvuldig voorbereide zelfevaluatie, waarvan de daaruit volgende actiepunten ingebed worden in de volgende periode.