Ontregel-labs: oplossingen bij verminderen regeldruk

Tijdens de Ontregel-labs die Vilans vorig jaar organiseerde, werkten deelnemende zorgorganisaties aan het terugdringen van hun (ervaren) regeldruk. De rapportage over deze sessies geeft inzicht in het proces, de resultaten, acties en volgende stappen. Zo ontdekten deelnemers dieperliggende oorzaken, leerden ze anders naar problemen kijken en kwamen op oplossingen om regeldruk te verminderen.

In 2019 is het vierjarige programma [Ont]Regel de Langdurige Zorg gestart. Dat begon met schrap- en snapsessies om organisaties eerst in beweging te krijgen. ‘Het onderwerp kwam op deze manier snel onder de aandacht bij zorgorganisaties’, aldus Bart van Mierlo, adviseur bij Vilans. ‘Wel bleek dat alleen het schrappen van regels onvoldoende is als je de dieperliggende oorzaak niet weet. Dan schrap je ergens een regel en komt er aan de andere kant een bij.’ 

Van oorzaak naar actie

Vilans is toen samen met samenwerkende partijen in de langdurige zorg in gesprek gegaan met zorgprofessionals om de dieperliggende oorzaken te achterhalen. Daarover is eerder een rapportage gepubliceerd.

Doelen Ontregel-labs

‘Naast de oorzaken vaststellen, wilden wij ook aan de slag met het daadwerkelijk verminderen van de regeldruk. Daarom hebben we de Ontregel-labs georganiseerd. Naast ervaringen uitwisselen, en de dieperliggende oorzaken per organisatie boven tafel krijgen, ging het om stapsgewijs experimenteren met oplossingen.’ 

• Lees meer: Visgraatmethodiek laat kern van regeldrukproblemen zien

Op basis van zes fasen gingen deelnemers aan de slag:

De Ontregel-labs zijn in vier thema’s opgedeeld: elektronisch cliëntendossier (ECD), zorgplan, HACCP en incidenten melden. Deze thema’s zijn gebaseerd op eerdergenoemd onderzoek naar regeldruk in de langdurige zorg van Vilans. Hieruit bleek namelijk dat zorgmedewerkers in de langdurige zorg op die thema’s relatief veel regeldruk ervaren.  

Voordeel online sessies

De labsessies vonden online plaats vanwege de coronamaatregelen. ‘In plaats van vier fysieke bijeenkomsten hebben we zes kortere online bijeenkomsten georganiseerd. Dat heeft als voordeel dat je makkelijker tussentijds kunt toetsen en bijsturen, omdat je elkaar vaker spreekt. Dat is een kort cyclische manier van werken’, zegt Van Mierlo. 

Evaluatie 

De Ontregel-labs zijn nauwgezet gevolgd voor een optimaal leereffect bij de deelnemers. ‘We hebben alle stappen zorgvuldig gedocumenteerd en geanalyseerd. Zowel onze eigen stappen in het vormgeven van adviestrajecten, als de stappen die de deelnemende zorgorganisaties hebben gezet. Dit geeft ons inzichten in wat goed gaat en wat beter kan in de adviestrajecten van Vilans. Daarnaast laat het zien wat goed werkt in het verminderen van de regeldruk. 

Vanaf de derde sessie van de Ontregel-labs gingen zorgorganisaties nadenken over activiteiten om de regeldruk in de organisatie te verminderen. Alle door de deelnemers genoemde acties, activiteiten, ideeën en concrete plannen hebben we geclusterd. Bij bijvoorbeeld het ECD zagen ze dat zorgmedewerkers vaak betere digitale vaardigheden nodig hebben. En bij incidenten melden was een beter inzicht in het nut en de noodzaak belangrijk, zodat helder is wanneer een notitie in het zorgplan voldoende is en wanneer een incident gemeld moet worden om ervan te kunnen leren. 

Lees meer: ‘Leereffect staat voorop bij het melden van incidenten’

Inmiddels heeft de laatste sessie van de Ontregel-labs een half jaar geleden plaatsgevonden. Momenteel zijn we bezig de deelnemers te interviewen om te kijken of de stappen echt hebben geleid tot minder regeldruk. En dus het gewenste effect hebben. In het tweede rapport in het najaar komt aan bod welke stappen ze daadwerkelijk hebben genomen en wat het effect daarvan was’, licht Vilans-onderzoeker Diny Stekelenburg toe.

Oplossingsrichtingen

Alhoewel vanuit onderzoeksperspectief nog geen harde uitspraken mogelijk zijn, toch zien de adviseurs van Vilans wel al stippen op de horizon. Van Mierlo: ‘We hebben samen met andere adviseurs op basis van onze ervaringen gekeken naar de grote lijnen. Ook namen we resultaten van andere trajecten mee zoals de Green tape-sessies en hebben we een en ander voorgelegd aan onze partners. 

Overkoepelend zien we vervolgens vier oplossingsrichtingen die het meest bijdragen aan het verminderen van ervaren regeldruk: de cliënt en zorgprofessional krijgen een meer bepalende rol; zorgprofessionals toerusten met vaardigheden en competenties; het versimpelen en verminderen van regels (via digitalisering); en bewustwording, belang en begrip vergroten van wat nu moet. Dat zorgprofessionals meer zeggenschap krijgen over het opstellen tot en met evalueren van regels, zien wij als de belangrijkste oplossingsrichting. De ervaring leert namelijk dat ze vaak weinig invloed ervaren op de regels; in hun beleving worden deze opgelegd. Zonder dat het nut en de noodzaak helder zijn. Als je begrijpt waarom je iets doet, dan ga je er ook anders tegenaan kijken.’

Deze vier oplossingsrichtingen staan niet per definitie los van elkaar. ‘Als het waarom van een regel helder wordt, dan kan het verbeteren van bijvoorbeeld digitale vaardigheden een volgende logische stap zijn.’

Geleerde lessen en tips

‘Een gestructureerde aanpak van ontregelen helpt’, concludeert Van Mierlo. ‘Voor de ene zorgorganisatie betekent dat beginnen met schrapsessies van eenvoudig te schrappen regels, en om het onderwerp onder de aandacht te brengen. Een andere zorgorganisatie is misschien al een stap verder en kan insteken op het ontwikkelen van oplossingen of het maken van een gedegen plan van aanpak.’

Een andere tip is om te beginnen bij de pijn van de zorgprofessional. Waar heeft diegene het meeste last van? Belangrijk om daarbij de latente behoefte van de zorgprofessional boven water te krijgen. ‘Vaak gaat er een wereld schuil achter dat ene regeltje waar de zorgprofessional zegt het meeste last van te hebben. Zo begon een van de deelnemers aan het Ontregel-lab ECD met een zorgovereenkomst die een doorn in het oog was, maar het dieperliggende probleem was dat zorgprofessionals weinig zeggenschap ervaren.’

• Lees meer: 6 tips voor minder regeldruk in het ECD

Een derde tip is: zorg voor draagvlak. ‘Ga na welke interne en externe stakeholders relevant zijn. En betrek hen bij het ontrafelen van je probleem én bij het ontwikkelen van je oplossing.’

Toekomst

De aanpak van de Ontregel-labs komt in de loop van 2021 voor zorgorganisaties beschikbaar, zodat zorgorganisaties daar zelf stap voor stap mee aan de slag kunnen. ‘Het doel is dat zorgorganisaties bij alle regels die ze opstellen ook direct meenemen wat dat betekent voor de regeldruk. Mooi als zorgprofessionals daar vanaf het begin af aan bij betrokken kunnen zijn.’ 

Op basis van de Ontregel-labs en de uitkomsten van de Green tape-sessies, georganiseerd door de directie Langdurige Zorg van het ministerie van VWS in samenwerking met onderzoeksbureau Berenschot en de Universiteit van Tilburg, verwacht Van Mierlo dat er over een paar jaar mooie stappen zijn gezet op weg naar deze en/of andere oplossingsrichtingen. Waarbij ook een belangrijke rol voor technologie is weggelegd, zodat bijvoorbeeld repeterende handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Ook Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg (KIK-V) is daar een mooi voorbeeld van.

Meer informatie over dit thema

• Lees meer: Rapportage Ontregel-labs (zie Downloads)
• Lees meer: Podcast over 10 jaar ontregelen | Kennisplein Gehandicaptensector