Verander- en effectenkaart creëert samenhang en duidelijke doelen
Gepubliceerd op: 29-05-2025
De samenhang duidelijk maken tussen activiteiten in een programma, de doelen scherp stellen en daar ook grip op houden. Dat zijn volgens Hanneke van der Meide, programmamanager bij Zorggroep Elde Maasduinen, belangrijke winstpunten van het gebruik van een verander- en effectenkaart. Haar organisatie gebruikte de kaart voor een omvangrijk programma om tot samen zorgen te komen met familie en vrijwilligers. Wat zijn haar ervaringen?
Hoe hebben jullie de verander- en effectenkaart gebruikt?
Hanneke: ‘Met de verander- en effectenkaart hebben we de samenhang tussen alle activiteiten binnen het programma verduidelijkt en scherper gekregen welke resultaten we met deze activiteiten hopen te bereiken en hoe deze bijdragen aan de doelen die we nastreven. Daarnaast is de kaart een fijn hulpmiddel in het communiceren over het programma en voor het gesprek met betrokkenen omdat het hen helpt om de verbinding tussen uiteenlopende projecten, werkgroepen en initiatieven te zien.’
Wat is de meerwaarde van het werken met een verander- en effectenkaart voor jou als programmaleider?
Hanneke: ‘De kaart dwingt je min of meer om de veranderlogica en de aannames die ten grondslag liggen aan het programma expliciet te maken. Dit heeft bij mij gezorgd voor meer reflectie op wat we allemaal doen in het programma, waarom we dat doen en het heeft tot een aantal aanpassingen geleid. Dit reflecteren is eigenlijk een continu proces. Ook helpt het om de logica te toetsen bij anderen en gezamenlijk aan te scherpen. Daarnaast helpt het mij om gericht te blijven op de doelen van het programma en met anderen hierover het gesprek te blijven voeren.’
Hoe ging het opstellen van de verander- en effectenkaart in z’n werk?
Hanneke: ‘We zijn de kaart gaan invullen vanuit alles wat er binnen het programma al liep, de doelenboom en het doel-inspanningen-netwerk die ik bij de start van het programma had opgesteld. De kaart hebben we vervolgens verder verfijnd op basis van input van het programmateam, de programmadirecteur en de concerndirectie.’
Hoe ervaar je de verander- en effectenkaart in de praktijk?
Hanneke: ‘Ik denk dat de veranderlogica in veel verandertrajecten impliciet blijft met het risico dat verschillende betrokkenen er een andere logica op na houden of dat we uitgaan van uiteenlopende aannames. De verander- en effectenkaart dwingt je om hier expliciet in te zijn, het gesprek hierover te voeren en hier gezamenlijk op te reflecteren. Dit maakt ook dat je samen meer grip krijgt op de complexe opgave waar je aan werkt en aan welke "knoppen we kunnen draaien", waar we moeten bijsturen of waar eventueel iets anders nodig is. Daarnaast maakt de effectenkaart de samenhang tussen diverse onderdelen van het programma inzichtelijk. Dit draagt bij aan het draagvlak omdat mensen beter zien waarom we iets doen en daarbij wordt het voor betrokkenen ook duidelijker welke rol of verantwoordelijkheid zij zelf hebben op bepaalde onderdelen. Voor de tussentijdse rapportages is de effectenkaart een prettige onderlegger om het gesprek te voeren over waar we nu staan, wat we al hebben bereikt en waar de uitdagingen liggen. De symbolen die we daarvoor gebruiken, zaadje, plantje, bloem, zijn extra ondersteunend.'
Ga je de verander- en effectenkaart ook in toekomstige projecten of programma’s gebruiken?
Hanneke: ‘Voor programma’s en grote projecten ga ik dat zeker doen. Hoe complexer de verandering is waaraan je werkt hoe nuttiger de kaart kan zijn. Naast dat het de kwaliteit van het programma of project ten goede komt is het een belangrijk hulpmiddel in de communicatie en ik verwacht dat het de veranderbereidheid van mensen verhoogt. Mijn ervaring in de ouderenzorg is dat er zoveel verander- en vernieuwingsprojecten lopen dat de gemiddelde medewerker door de bomen het bos niet meer ziet. Voor het management is de samenhang dan misschien wel logisch maar voor een medewerker voelt het dan als weer iets nieuws, iets anders of iets extra’s. Als we duidelijker kunnen overbrengen hoe het één samenhangt met het ander en welke doelen we uiteindelijk nastreven, begrijpen medewerkers beter waarom we het doen. Dat is een belangrijke factor bij het wel of niet slagen van deze projecten.’
Welke tips heb je voor anderen die hiermee willen werken?
Hanneke: ‘Bedenk eerst waarom je de kaart zou willen gebruiken, welke doelen streef je na? En daarnaast is het een kwestie van doen en uitproberen. Je merkt dan vanzelf of het nuttig is en voor wie. De uitdaging is wel om niet overal verbanden aan te willen leggen, je moet wel een bepaald abstractieniveau hanteren. Om de juiste balans te vinden is het toetsen van de kaart belangrijk, doe dit vooral bij mensen die wat verder af staan van het programma.’
Whitepaper over verander- en effectenkaart
Vilans ontwikkelde een whitepaper over de verander- en effectenkaart. De publicatie bevat onder meer een praktisch stappenplan hoe je zo’n kaart kunt maken. Ook lichten de auteurs de theorie toe. Verder zijn er enkele voorbeelden opgenomen hoe je zo’n verander- en effectenkaart kunt toepassen, waarvan het verhaal van Zorggroep Elde Maasduinen er één is.
De verander- en effectenkaart ziet Vilans als één van de hulpmiddelen voor zorgorganisaties om als geheel te kunnen veranderen om zo een antwoord te vinden op uitdagingen waar de zorg voor staat. Deze ‘systeeminnovatie’ en andere hulpmiddelen zijn te vinden op de pagina over lerende en innoverende organisaties.
