‘In noodsituaties heb ik nu razendsnel Mijn Vilans Protocollen erbij’

Edith Isadia, verpleegkundige en woonbegeleider bij Zorg & Wonen Glorieux, is enthousiast over het nieuwe Mijn Vilans Protocollen. ‘Je kunt veel makkelijker en sneller de informatie vinden die je op dat moment nodig hebt.’ Hoe is deze overstap gegaan? En wat is er beter aan Mijn Vilans protocollen?

‘De instructies die collega Laura Leenders, onze praktijkopleider, stuurde om Mijn Vilans Protocollen te installeren op de laptop en tablet waren heel duidelijk. Binnen een kwartier kun je erin. Nu staat er een icoontje op mijn bureaublad. Daar hoef ik maar op te klikken en ik kan er gelijk mee aan de slag.’ 

Enorme tijdswinst

‘Een belangrijk verschil is wel dat ik er eerst soms een half uur over deed om bij het juiste protocol te komen. Je moest dan eerst op een link klikken, inloggen en ervoor zorgen dat je het precies goed intikte, anders kon het systeem het niet vinden. Nu heb ik in vijf minuten de informatie die ik nodig heb; die snelheid heb je zeker in noodsituaties nodig’, stelt Isadia.

Belemmeringen

De overstap verliep gelijktijdig met een andere overstap; de zorginstelling ging van papieren zorgdossiers naar het programma PUUR met digitale zorgdossiers. ‘Dat maakte dat sommige collega’s het teveel vonden, waardoor ze het werken met de nieuwe protocollen uitstelden. Digitale vaardigheden speelden daarbij ook een rol. En dat sommige collega’s vanuit hun functie geen handelingen mogen doen. Dan zagen ze het nut van het leren werken met de nieuwe protocollen ook niet.’

Alle zorgmedewerkers meenemen

Isadia is echter van mening dat al hun zorgmedewerkers moeten overstappen op Mijn Vilans protocollen. ‘Ook als je bijvoorbeeld een been moet zwachtelen, kun je in de protocollen informatie vinden waar je op moet letten. Dan kun je voorkomen dat een zwachtel te strak zit. Of je kunt juist opmerken dat een zwachtel niet (meer) goed zit. Je kunt in de nieuwe protocollen sowieso veel gerichter de informatie vinden die je voor de handeling nodig hebt. Iedereen doet dit zorgwerk ook om bewoners te helpen. Daar hoort het werken volgens de protocollen bij.’

Zij en haar collega-verpleegkundigen en andere enthousiaste collega’s nemen de collega’s die nog moeten overstappen daarin mee. Door ze te stimuleren een account aan te maken. En door eventueel even samen te zitten en er doorheen te lopen. ‘Juist als je een praktisch voorbeeld hebt, zoals het zwachtelen, dan kun je concreet laten zien hoe het werkt en wat ze er direct aan hebben.’ 

Ook geschikt voor minder digitaal vaardige collega’s

‘Collega’s die minder digitaal vaardig zijn, zien tegen de overstap op. Maar als je het even samen doet, zijn ze er eigenlijk ook gelijk positief erover, omdat het zo makkelijk werkt.’ In het nieuwe systeem PUUR kan bovendien in een zorgdossier eenvoudig een koppeling gemaakt worden naar het juiste protocol dat van toepassing is. ‘Dat werkt heel handig samen.’

Aandachtspunten

Wanneer Isadia terugkijkt op het overstapproces, dan ziet ze een paar aandachtspunten. ‘We hebben eigenlijk een mail gehad en heel kort daarop de mail over de overstap naar PUUR. Dat zorgde voor verwarring; collega’s richtten zich vervolgens meer op PUUR. De gelijktijdigheid van beide projecten was niet ideaal. Daarnaast hadden er meer follow-up mails gestuurd mogen worden om de collega’s te herinneren en te enthousiasmeren. Toch hebben de meeste collega’s inmiddels een account en zijn ze allemaal positief.’ 

Tips voor andere zorgorganisaties

• Zorg dat u een of meer actieve collega’s hebt die de andere collega’s meenemen.
• Denk aan alle zorgmedewerkers in de overstap, want iedereen moet ermee kunnen werken. Dus ook digitaal minder vaardige medewerkers. En medewerkers die weinig of geen handelingen uitvoeren, maar wel helpen bij bijvoorbeeld het zwachtelen of bij steunkousen. Deze medewerkers worden misschien sneller vergeten.
• Maak gebruik van concrete voorbeelden bij het meenemen van medewerkers. Dan ervaren ze meteen het voordeel voor hun eigen werk.
• Plan sommige projecten meer achter elkaar in plaats van gelijktijdig. Medewerkers gaan anders zelf prioriteiten stellen, waardoor het ene project meer aandacht krijgt dan het andere.