9 tips om registratielasten aan te pakken

Uit onderzoek (2018) van organisatieadviesbureau Berenschot en de Vrije Universiteit blijkt dat 30% van de tijd van zorgmedewerkers inmiddels wordt besteed aan registreren. Terwijl het gewenste percentage volgens zorgmedewerkers 15% zou moeten zijn (2016).

Projectleider Else Stapersma: ‘Met het startende programma (Ont)regel de langdurige zorg willen we zorgmedewerkers en zorgaanbieders dan ook gaan faciliteren bij de aanpak van regeldruk. Dit doen we samen met het ministerie van VWS en sociale partners door het ophalen, verrijken en verspreiden van kennis. Ook gaan we betrokken beleids-, branche- en beroepsorganisaties voorzien van informatie en kennis over bewezen interventies. Hiermee is het hele veld betrokken, want alleen zo kun je iets aan dit probleem doen. Gelukkig nemen zorgorganisaties zelf ook hun verantwoordelijkheid om de regeldruk aan te pakken. Ik help deze organisaties dan ook graag op weg.'

9 tips voor registratielasten

1. Weet welke registraties echt verplicht zijn en welke niet. Bij registraties die door externe partijen worden gevraagd, ontstaat vaak onduidelijkheid over de verplichting. Door u zich goed te informeren, weet u waar u staat. Bekijk daarvoor ook het Overzicht verplichte registraties begeleiders in de gehandicaptenzorg, het Overzicht verplichte registraties in langdurende intramurale ouderenzorg of de Factchecker Registraties Wijkverpleging. 
2. Bescherm uw medewerkers. Het is belangrijk om alert te zijn op wat nieuw beleid voor uw zorgmedewerkers betekent en hoe dit registratiewerkzaamheden beïnvloedt. Gebruik hiervoor het hulpmiddel de Trechter van Verdunning, van het collectief VvAA en ‘Het Roer Moet Om’. Hiermee bepaalt u met de voorwaarden noodzaak, werkzaamheid en doelmatigheid, of de nieuwe beleidsregel wel ingevoerd moet worden.  
3. Breng de (onnodige) registraties in kaart die in uw eigen organisatie zijn ontstaan. Dit zijn immers de registraties die ook het makkelijkst af te schaffen zijn, dan wel aangepast kunnen worden. 
4. Faciliteer in de dialoog tussen zorgmedewerkers en kwaliteitsfunctionarissen. Dit werkt heel efficiënt omdat de zorgmedewerker vaak goed kan vertellen waar hij last van heeft, terwijl de kwaliteitsfunctionaris weet waar het vandaan komt, wat het doel is en welke aanpak nodig kan zijn.
5. Sta stil of een registratie nog steeds bijdraagt aan het oorspronkelijke doel. Om een voorbeeld te geven: een beleidsmedewerker vertelde tijdens een van onze sessies dat ze niet tevreden was over de kwaliteit van het rapporteren. Daarom had ze ingesteld dat er boven zorgzwaarte ‘zzp 4’ verplicht gerapporteerd moest worden. Hierdoor ontstonden zinloze rapportages, alleen maar omdat het moest. Het opruimen van regels en registraties betekent dan ook vaak het idee loslaten dat u overal zicht en grip op kunt hebben.
6. Maak gebruik van de toolkit Minder papier, meer tijd voor zorg. Dit hulpmiddel helpt uw team op een eenvoudige manier (onnodige) registraties op te sporen en terug te dringen. U krijgt inzicht in hoe u en uw collega’s over bepaalde registraties denken, hoe u er in de praktijk mee omgaat en hoe het anders kan.
7. Ken de partijen die van invloed zijn op een registratie. Een registratie opruimen is niet altijd even makkelijk. Dit komt omdat een registratie vaak niet uit één bron komt. Als een registratie wordt afgeschaft, kan het zijn dat andere belangrijke bronnen er wel om vragen. Ook hierbij kunnen de genoemde overzichten bij tip 1 u helpen. 
8. Ga vooral bewuster om met registraties. Met het terugdringen van registratielast, denken we al snel aan afschaffen. Terwijl het aanpakken van regeldruk uit meerdere aspecten bestaat. Registraties kunnen ook aangepast worden op een manier dat ze de zorg wel beter maken. Of ze kunnen efficiënter georganiseerd worden. Zo moeten sommige registraties zowel op papier al digitaal worden uitgevoerd. Ook kan er meer betekenis worden gegeven aan een registratie. Dit door stil te staan bij vragen als ‘Wat hebben wij eraan?’ en ‘Levert het ook op wat we willen dat het oplevert?’ 
9. Heb blijvende aandacht voor registraties. Communiceer besluiten over registraties naar de hele organisatie zodat iedereen ervan kan profiteren. Maak hiervoor bijvoorbeeld een vaste rubriek aan in de nieuwsbrief of op intranet. Ook geeft u blijvende aandacht door het organiseren van een jaarlijkse schrapweek.’ 

Lees meer over regeldruk

• Bekijk ook Oplossing in zicht voor regeldruk in de zorg
• Lees het artikel Minutenregistratie wijkverpleging kan worden afgeschaft
• Lees Een trotse zorgprofessional durft af te wijken van afvinklijstjes