Else Stapersma

Else Stapersma

Onnodig registreren geeft vals gevoel van veiligheid

‘Inspirerend’ en ‘heel praktisch’. Dat waren enkele van de reacties van de deelnemers aan de schrapsessie ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’ op 13 februari 2018 in Utrecht. Op 3 juli en 27 september 2018 vinden er weer nieuwe bijeenkomsten plaats. Bijeenkomsten gaan alleen door bij voldoende aanmeldingen.

Tijdens de schrapsessie brengen zorgteams onnodige registraties in hun organisatie in kaart, aan de hand van de toolkit die wij hiervoor hebben ontwikkeld. Ze stellen de registraties ter discussie en gaan naar huis met registraties die de prullenbak in kunnen of slimmer te organiseren en te gebruiken zijn.

Lees meer over de schrapsessie ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’ en hoe u zich aanmeldt.

Dilemma’s herkennen

‘Het was goed om te horen dat andere zorginstellingen tegen dezelfde dilemma’s aanlopen,’ zegt Klazien Nanuru, HBO-VGG-verpleegkundige van Treant Zorggroep. Ze werkt in een verpleeghuis, met name op de afdeling ‘psychogeriatrie en gerontologie’ en was aanwezig bij de schrapsessie van 13 februari. ‘We waren met veel mensen van onze organisatie vertegenwoordigd, waaronder de manager kwaliteit.’

Vals gevoel van veiligheid

Nanuru: ‘Aan bod kwam bijvoorbeeld die eeuwige temperatuurlijst voor koelkasten. Hierbij gaat het om het elke dag weer schriftelijk vastleggen van de temperatuur. En dan gaat het niet om één koelkast, nee, er zijn er een heleboel. We hebben de temperatuurlijst tijdens de sessie “symbolisch” in de prullenbak gegooid. Dit betekent niet dat hij ook daadwerkelijk wordt afgeschaft, maar we zijn in ieder geval het gesprek met elkaar begonnen.’

‘Afschaffing is een mogelijkheid geworden,’ aldus Nanuru. ‘Alles registreren kan een vals gevoel van veiligheid geven. Zo’n sessie helpt om bewust stil te staan bij wat echt nodig is en wat niet.’

Grotere registraties afbouwen

Het afbouwen van grotere registraties, die organisatie-breed zijn vastgelegd, kost dan ook wat meer tijd. Hier heeft Gerda Jong, teammanager Wilgaerden ervaring mee. Zij bezocht vorig jaar een schrapsessie: ‘Je hebt met een grote organisatie te maken en een kleine locatie kan van alles willen, maar de regels zijn nou eenmaal voor de hele organisatie gemaakt. We hebben daarom met het managementteam afgesproken dat we per verbeterpunt een voorstel bij hen neerleggen. Dat werkte. We gaan nu stap voor stap verbetervoorstellen doen.’

Toolkit helpt onnodige registraties terug te dringen

Toch helpt de schrapsessie ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’ zowel grote als kleine organisaties. Else Stapersma, senior Vilans-adviseur: ‘We hebben hierbij hulpmiddelen ontwikkeld samen met zorgmedewerkers en partijen als V&VN en ActiZ. De toolkit ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’ helpt teams onnodige registraties in kaart te brengen, het gesprek te voeren over nut en noodzaak van de registratie en verantwoord op te ruimen of anders te organiseren.’

‘Daarnaast geven we inzicht in de oorsprong van de registraties, bijvoorbeeld met het overzicht van wettelijke verplichte registraties voor de ouderenzorg. Omdat hier echt behoefte aan is, hebben we recent ook een factchecker geïntroduceerd voor de wijkverpleging.’

Meer informatie over afschaffen van onnodige registraties

Meer informatie? Neem contact op met:

ElseSenior Adviseur
Else
Stapersma
Senior Adviseur e.stapersma@vilans.nl 06 22 81 07 16
Profiel
Persvragen? Neem contact op met afdeling communicatie via 06 460 433 51 of pers@vilans.nl