Fase 6: Creëer korte-termijnsuccessen
Het bepalen van mijlpaalmomenten en aandacht besteden aan korte-termijnsuccessen (‘quick wins’) motiveren om door te gaan met de verandering. Zeker als het veranderingsproces langer duurt. Een positieve benadering van de verandering maakt en houdt degenen enthousiast die hiermee te maken hebben en creëert meer vertrouwen in de verandering. Daarnaast is het een beloning voor de medewerkers die hard werken om het samen beslissen met het gespreksmodel en de Samen Beslis Hulp te implementeren.
Tips
- Definieer als projectteam duidelijke mijlpalen bij verschillende stappen of onderdelen in je plan van aanpak. Bijvoorbeeld: ‘Het projectteam is samengesteld en gestart’, ‘De kick-off is geweest’, ‘De eerste vijf professionals hebben de e-learning afgerond’, ‘De 1e Samen Beslis Hulp is ingevuld’, enzovoorts. Als de verschillende stappen of onderdelen veel tijd kosten, is het voor de motivatie van betrokkenen belangrijk om de mijlpalen eventueel in kleinere deelstappen te definiëren.
- Maak de mijlpaalmomenten van het project inzichtelijk voor iedereen. Zodat iedereen weet waar jullie zitten in het proces en dat het project gestart is met voorbereidingen, ook als iemand van de afdeling daar in een bepaalde fase niet zelf direct bij betrokken is (bijvoorbeeld de technische voorbereiding of het ontwerp van de werkprocessen). Maak het letterlijk inzichtelijk: hang bijvoorbeeld de planning met de mijlpaalmomenten of de voortgang op in jullie kantoor.
- Besteed aandacht aan de korte-termijnsuccessen in je communicatie-uitingen- en -activiteiten. Hou eventueel een ‘gouden boekje’ bij met positieve ervaringen van patiënten en zorgverleners. Laat betrokkenen zelf aan het woord over hun ervaringen in de communicatie-uitingen. Dat maakt hen nog meer gezicht en eigenaar van de gewenste verandering.
- Plan met elkaar momenten en acties om korte-termijnsuccessen letterlijk te vieren. Dat hoeft niet altijd groots, maar kan al met kleine gebaren: iets lekkers bij de koffie, een persoonlijk kaartje, een grabbelton met een verrassing. Deze ‘vier’-momenten geven je meteen gelegenheid om mensen weer even mee te nemen in de voortgang. Maak het leuk en gezellig. Gebruik humor. De positiviteit die daaruit voortkomt, maakt dat betrokkenen sowieso graag bij de ingezette beweging horen en graag mee willen doen.
- Denk naast de inhoud na over de vorm waarin je zaken giet: hoe maak je het leuker of pakkender? Maak je een ‘droge’ presentatie of een met plaatjes en af en toe leuk filmpje ertussen. Hou je een zittende evaluatiebijeenkomst waarbij je een rondje doet of een waar je met een opblaaskrokodil of opblaaszon in de groep overgooit om positieve en negatieve ervaringen te benoemen. Laat je bij een informatiebijeenkomst de voortgang in een staatje zien of maak je een quiz over de voortgang en degene met de meeste goede antwoorden krijgt een prijs.
- Tip: ontwerp eens een eenvoudige kahoot-quiz om na een wat uitgebreidere (informatie)bijeenkomst te kijken of alle medewerkers het proces in hun hoofd hebben en startklaar zijn.
De succeservaringen met patiënten geven mij een stukje waardering en de bevestiging dat we middels de Samen Beslis Hulp een juiste beslissing hebben genomen, samen met de patiënt. Deze ervaringen gebruik ik ook bij het enthousiasmeren van andere collega’s.
De digitale implementatie van de vragenlijst was voor ons een mijlpaal, het werd toen een soort nieuw speeltje waar je mee verder kunt. Dat was echt een verbetering!