Regionale coördinatoren

In ons geval gaat het om een valpreventie-interventie, waarbij gemeenten de lokale coördinatie op zich hebben genomen. Daarom hielp het enorm dat ik als regionale coördinator bekend was bij de betrokken gemeenten en al lijntjes had met de juiste mensen. Onze tip is dus dat het vooral in het begin een hoop tijd en werk scheelt als je een regionale coördinator aanstelt die bekend is in de regio.’ 

 Een constant veranderende rol 

Kyra vertelt dat de rol van een regionale coördinator gedurende het project verandert: ‘In het begin ben je veel aan het enthousiasmeren en mensen aan elkaar aan het verbinden. Het hielp in ons geval om te benadrukken hoe uniek dit traject is en dat het bijdraagt aan de regionale ambitie om de gezondste regio in 2025 te zijn. Naarmate de tijd verstrijkt en het financiële construct nog niet rond is, ga je van enthousiasmeren naar contacten warmhouden en de energie erin zien te houden. Af en toe een belrondje om bij iedereen in te checken helpt dan.’

 Nog even wachten… 

‘De boodschap tijdens deze belrondjes was vaak: ‘We moeten nog even wachten tot het financiële gedeelte rond is’. Je kan namelijk pas starten met de valpreventie-interventie wanneer de financiën van de HIB zeker zijn. Het belangrijkste inzicht is dat je betrokkenen bij de lokale uitvoering pas wil enthousiasmeren en in de startblokken wil zetten als de financiële contracten bijna rond zijn. Wij zijn hier zelf te vroeg mee begonnen, waardoor er veel energie is verloren bij coördinatoren in de gemeenten.’ 

 Niet iedereen hoeft het financiële construct te begrijpen

Ten slotte is het goed om je te realiseren dat niet iedereen het financiële construct van de HIB hoeft te begrijpen om zijn of haar werk goed te doen. Kyra licht toe: ‘Een lokale coördinator die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de valpreventie-interventie hoeft echt niet te begrijpen op welke manier deze interventie wordt betaald. Zolang je er als regionale coördinator maar voor zorgt dat mensen begrijpen dat de startdatum van de interventie afhangt van de ondertekening van de financiële contracten, is het voldoende.‘ Tot slot geeft ze als tip dat het als regionale coördinator ook belangrijk is om goed te weten waar je wel en niet verantwoordelijk voor bent en dit ook naar alle betrokkenen te communiceren. ‘Blijf ook kaderen en blijf bezig met de juiste dingen’, aldus Kyra. 

Nicole Rommens

Nicole Rommens is projectleider en adviseur bij Room to… en sinds 2022 de regionale coördinator voor Stevig Staan. Ze vertelt over haar ervaringen: ‘Een van de belangrijkste inzichten van het traject dat wij aflegden om tot een Health Impact Bond te komen, is dat het maatschappelijk belang niet altijd voor iedereen op de eerste plaats staat. Met name de investeerders hebben een financieel belang dat niet altijd stroomlijnt met het maatschappelijk belang. Een concreet voorbeeld hiervan is dat onze businesscase stoelt op het feit dat er een hoger rendement is als er meer mensen van 80 jaar en ouder meedoen aan valpreventie. 

Dit brengt gemeenten soms in een lastige positie, omdat de gemeente er voor alle inwoners is. Nu mogen alleen mensen van 70 jaar en ouder meedoen en mag de gemeente jongere inwoners die mee willen doen aan valpreventie niet toelaten vanwege de businesscase. Denk bij het maken van de businesscase dus zorgvuldig na over eventuele ethische en praktische dilemma’s die kunnen ontstaan.’ 

 Een heldere tijdlijn is cruciaal

Naast botsende belangen, is volgens Nicole ook de tijdlijn een belangrijk aandachtspunt in het opzetten van een HIB: ‘Aangezien wij de eerste HIB van Nederland aan het opzetten waren, was het een kwestie van onderweg ontdekken wat er wanneer nodig is. Een belangrijke les voor de volgende groep die een soortgelijk traject opzet, is dat het helpend is om aan de voorkant van het proces samen een helderde tijdlijn te bepalen. Je kan de belangrijkste mijlpalen plotten op een tijdlijn en rond iedere mijlpaal een go/no-go moment inbouwen. Een dergelijk go/no-go moment kan je met objectief advies van ‘buitenaf’ organiseren. Vraag bijvoorbeeld iemand uit je organisatie die niet zelf betrokken (lees: emotioneel verbonden) is bij het proces om mee te denken of de HIB nog de meest passende vorm is voor deze interventie.’ 

 Het is en blijft mensenwerk 

Volgens Nicole moet vooral ook niet worden vergeten dat samenwerken mensenwerk is: ‘Echt contact met elkaar is zo belangrijk voor een positieve samenwerking. Samenwerken stoelt voor een groot deel op het onderlinge contact en de verbondenheid die je voelt bij het proces. Het is des te belangrijker om in relaties te investeren bij een dynamisch en complex proces als het komen tot een HIB. Ook als regionale coördinator is het voor duurzame inbedding cruciaal om te investeren in relaties zodat je je eigen rol op den duur kan verkleinen.’ 

 Zekerheid versus wendbaarheid 

Een groot onderdeel van het creëren van een HIB is het maken van financiële afspraken en deze juridisch vastleggen. Hoe meer je vastlegt, hoe meer zekerheid elke partij heeft over wat er dient te gebeuren als men afwijkt van de afspraak. Dat kan efficiënt werken omdat de kaders helder zijn. Tegelijkertijd is het verstandig om een bepaalde mate van wendbaarheid in te bouwen, omdat de realiteit vaak net anders is dan wat je van tevoren met elkaar bedenkt. Het liefst wil je in de uitvoering van het preventieplan snel kunnen reageren en verbeteren waar dat nodig. Dat is lastig als alles tot in de detail juridisch is vastgelegd en je voor elke wijziging goedkeuring van de stuurgroep nodig hebt. 

 Zorg voor financiering van de voorbereidende fasen 

Ook voor het regelen van de financiering heeft Nicole een aantal aandachtspunten: ‘We leerden dat het van belang is om financiering te reserveren voor de voorbereidende fase(n). Het voorbereidende werk is nodig om überhaupt tot een Health Impact Bond te komen en dat werk is niet gratis. Zorg dus voor een subsidie voor het voorbereidende traject of reserveer budget bij de investeerders. Dit klinkt wellicht als een open deur, maar je kijkt in alle complexiteit hier makkelijk overheen. Vergeet het dus niet!’