Zorgorganisatie
‘Stevig Staan zocht een partner die als opdrachtgever verantwoordelijk wilde zijn’, zegt Ursela Smits, directeur van Groene Kruis Thuiszorg, onderdeel van De Zorggroep Noord en Midden Limburg. ‘Als opdrachtgever is het belangrijk dat je vanaf het begin betrokken bent en meedenkt over de keuzes die gemaakt worden. Een andere mogelijkheid is dat je als opdrachtgever pas instapt zodra alle randvoorwaarden zijn ingericht en je alleen de uitvoering hoeft te doen. Gezien de ervaringen heeft dit laatste niet de voorkeur.’
De Zorggroep is in een later stadium bij de HIB Stevig Staan betrokken. De investeerders in de HIB gaven aan dat zij één partner wilden die de verantwoordelijkheid neemt voor de uitvoering van de valpreventie en voor het administratieve proces. De Zorggroep wilde deze eindverantwoordelijkheid op zich nemen, vooral omdat zij inhoudelijk het valpreventieprogramma omarmt en als grootste systeembieder in de regio haar verantwoordelijkheid wilde nemen.
Afspraken maken
De aan Stevig Staan deelnemende partijen hebben samenwerkingsafspraken opgesteld en deze in contracten verwerkt voordat De Zorggroep aansloot. In deze contracten staan ook afspraken die gelden voor De Zorggroep. Ursela licht toe: ‘Een aantal afspraken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en risico’s vonden wij niet bij onze rol als opdrachtgever passen. We hebben met de betreffende partijen echt een aantal gesprekken nodig gehad om goed uit te zoeken wie welke verantwoordelijkheden heeft en hoe dat juridisch in de contracten komt te staan. We merkten hierbij dat er sprake is van verschillende inzichten vanuit de investeerders, die zekerheid wilden, de uitbetalers (verzekeraars en gemeenten) en De Zorggroep. Dit proces heeft de nodige tijd, juridisch advies en geld gekost. De volgende keer willen we vanuit de Zorggroep al meteen betrokken worden bij het opstellen van de inhoud van de contracten.’
Check of dit type financiering past bij het type preventie dat je wil uitoefenen
Aan de slag
De Zorggroep startte met de gedachte dat de randvoorwaarden geregeld waren. Al snel bleek dat voor de HIB Stevig Staan nog een aantal randvoorwaarden ingericht moest worden. De Zorggroep heeft namelijk zelf:
- een regionale coördinator aangesteld. Zij hebben gekozen voor een onafhankelijke coördinator, die niet vanuit een van de deelnemende partners komt. Een onafhankelijke coördinator kan makkelijker iedereen van Stevig Staan aanspreken op haar/zijn verantwoordelijkheden.
- De contracten opgesteld met de fysiotherapiepraktijken die de valpreventiecursussen geven.
- Een registratieproces voor de monitoringsdata opgezet. Hierbij zijn ook afspraken gemaakt over het eigenaarschap van de data.
- De financiële administratie en het contractbeheer ingericht.
Wat we hebben geleerd: vier praktische tips
Naar aanleiding van hun eigen ervaringen binnen de HIB Stevig Staan heeft De Zorggroep een aantal praktische tips:
- Kijk kritisch welke manier van financieren past bij preventieprogramma’s. Is het nodig om een HIB op te zetten of kan je als deelnemende partijen zelf het geld voor een (val)preventieprogramma bij elkaar brengen?
- Houd er rekening mee dat het opzetten van een HIB de nodige tijd kost, zeker als er buitenlandse investeerders betrokken zijn die niet goed op de hoogte zijn van het Nederlandse zorgstelsel en het Nederlands recht.
- Voordat de HIB rond is, maak je kosten voor onder andere juridische bijstand, communicatie en de inzet van een regionale coördinator. Maak vooraf met elkaar afspraken over hoe de voorfinanciering geregeld wordt en opgenomen wordt in de begroting.
- Reflecteer en evalueer tijdens het opzetten van de HIB of het HIB-construct nog steeds de meest passende vorm is voor deze preventie-interventie. Het kan helpen als een onafhankelijk persoon die niet betrokken is, meekijkt met deze tussentijdse evaluatie op het financiële construct. Deze persoon kijkt zonder belangen naar het financiële construct.